МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

КРАСНОДАРСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

«УТВЕРЖДАЮ»

Начальник кафедры

кандидат физико-матем. наук, доцент

майор полиции

«__» _______________ 2013 г.

Дисциплина « ИНФОРМАТИКА И ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»

специальность 030901.65 – Правовое обеспечение национальной безопасности

КРАСНОДАР

ВВЕДЕНИЕ

1. Цели и задачи дисциплины

Цели дисциплины – подготовка специалистов с необходимым в настоящее время профессиональным уровнем информационной культуры , владеющих средствами вычислительной техники, новейшими профессиональными информационными технологиями и специализированными автоматизированными информационными системами .

Задачи дисциплины :

1. Сформировать понимание у обучаемых современных представлений о целях, задачах и практической программно-аппаратной реализации процесса информатизации всех сфер правовой деятельности.

2. Обучить знаниям и умениям, позволяющим будущим специалистам свободно ориентироваться и саморазвиваться в современном информационном пространстве.

3. Привить будущим специалистам умения и навыки, необходимые для выполнения профессионально-служебных задач в едином информационном пространстве России.

2. Значение изучения учебной дисциплины
при подготовке специалиста

Процесс изучения дисциплины направлен на формирование следующей общекультурной компетенции:

способность работать с различными источниками информации, информационными ресурсами и технологиями, применять основные методы, способы и средства получения, хранения, поиска, систематизации, обработки и передачи информации (ОК-16).

3. Знания, умения и навыки, приобретаемые
в результате изучения дисциплины
в соответствии с государственными требованиями

В результате изучения дисциплины будущий специалист должен:

Знать:

· основные методы и средства хранения, поиска, систематизации, обработки, передачи информации (ОК-16);

· состав, функции и конкретные возможности аппаратно-программного обеспечения (ОК-16);

· состав, функции и конкретные возможности профессионально-ориентированных справочных информационно-правовых и информационно-поисковых систем (ОК-16);

Уметь:

· решать с использованием компьютерной техники различные служебные задачи (ОК-16);

· работать в локальной и глобальной компьютерных сетях (ОК-16);

· самообучаться в современных компьютерных средах (ОК-16);

· организовывать автоматизированное рабочее место (ОК-16);

Владеть:

· навыками компьютерной обработки служебной документации, статистической информации и деловой графики (ОК-16);

· навыками работы с информационно-поисковыми и информационно-справочными системами и базами данных , используемыми в профессиональной деятельности (ОК-16).

4. Взаимосвязь данной дисциплины с другими
дисциплинами учебного плана

Данная дисциплина является предшествующей для дисциплин: «Криминалистика», «Юридическая техника», «Тактико-специальная подготовка», предусмотренных Федеральным Государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования по специальности 030901.65 – «Правовое обеспечение национальной безопасности», а также дисциплин вариативной части информационно-правового цикла.

5. Особенности изучения данной учебной дисциплины и наличие
контрольных работ, практикумов, курсовых проектов ,
зачетов и экзаменов по данной учебной дисциплине,
предусмотренных рабочим учебным планом

Изучение дисциплины «Информатика и информационные технологии в профессиональной деятельности» осуществляется в форме учебных занятий под руководством профессорско-преподавательского состава кафедры и самостоятельной подготовки обучающихся.

Основными видами учебных занятий по изучению данной дисциплины являются:

· лекционное занятие;

· практическое занятие в компьютерном классе;

· консультация преподавателя (индивидуальная).

При проведении учебных занятий используются элементы классических и современных педагогических технологий, в том числе проблемного и проблемно-деятельностного обучения.

Предусматриваются следующие формы работы обучающихся:

· прослушивание лекционного курса;

· проведение практических занятий в компьютерных классах двумя преподавателями и выработки у учащихся умения использования информационных технологий в профессиональной деятельности.

Помимо устного изложения материала, в процессе лекций предполагается использовать визуальную поддержку в виде мультимедийных презентаций содержания лекции, отражающих основные тезисы, понятия, схемы, иллюстрации, выдержки из учебных, документальных и художественных фильмов по теме лекции.

Также по данной дисциплине рабочим учебным планом предусмотрена контрольная работа.

После завершения изучения дисциплины в объеме рабочей учебной программы проводится экзамен.

Форма проведения экзамена определяется кафедрой (устный – по билетам или путем собеседования по вопросам; тестирование и др.). Оценка по результатам экзамена формируется по четырех балльной системе – неудовлетворительно, удовлетворительно, хорошо и отлично.

Билеты для проведения экзамена включают в себя два теоретических вопроса и одно практическое задание.

РАЗДЕЛ 1. ВВЕДЕНИЕ В ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

ТЕМА №1. ОСНОВЫ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Цель занятия: изучить основные понятия информатики, освоить способы оценки меры количества информации.

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:

2. Применение формул определения количественной меры информации.

Сегодня мы стоим на пороге качественно нового общества - информационного. И естественно, что жизнь и практическая деятельность в нем неразрывно связаны с освоением и использованием современных информационных технологий. В этой связи информатика как часть общей информатики дает знание и умение использовать те информационные средства и методы, которые необходимы любому полноценному члену информационного общества.

Юристу знание информатики позволяет повысить свой профессиональный уровень. Сегодня лавинные потоки социально-правовой информации, обрушивающиеся на юриста, настоятельно требуют от него владения современными информационными технологиями - справочными правовыми системами, юридическими экспертными системами, современными программными и техническими средствами защиты информации , средствами обеспечения электронной цифровой подписи, информационными технологиями, лежащими в основе функционирования современных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет, и т. п.

Но для юриста знание информационных технологий - это не только инструмент в его практической деятельности. Информация, информационные процессы, информационные системы сегодня являются объектами правоотношений и предметом изучения отраслевых правовых наук. В активно формирующемся информационном законодательстве юристам необходимо провести правовое регулирование новых общественных отношений, складывающихся по поводу таких объектов, как "информационные ресурсы", "информационные системы", "информационные технологии", "компьютерные сети". Для грамотного, полного правового регулирования необходимо четкое понимание существа данных информационных объектов, их особенностей и принципов функционирования, всего того, что уже построено и обосновано в теории информатики и правовой информатике. С этой точки зрения информатика для юриста - это источник знаний, необходимых ему для решения профессиональных задач.

Наконец, информатика дает в руки юристу системно-информационный метод исследования. Большинство правовых явлений, по сути, являются информационными системами, то есть системами, основанными на процессах создания, хранения распространения и обработки информации . Механизмы правотворчества, правового регулирования, правопорядка, правовой культуры, правового воспитания и др. являются информационными образованиями. Всестороннее изучение таких явлений и процессов невозможно без использования тех методов и средств, которые разработаны.

В настоящее время уже можно говорить о содержании "информационной метрики в области права", куда, прежде всего, включаются разнообразные разделы современной математики и кибернетики: структурные меры информации (геометрическая мера, комбинаторная мера, аддитивная мера и др.); статистические меры информации (вероятность и информация, понятие энтропии, энтропия ансамбля, количество информации и т. д.); семантические меры информации (содержательность информации, целесообразность информации, динамическая энтропия и др.); дискретизация и кодирование информации; исследование операций (понятия теории исследования операций, информация, вводимая в модели исследования операций, решение задач в случае отсутствия полной информации и т. д.) и другие отрасли знаний. В состав "информационной метрики" должны войти также конкретные схемы оптимизации функционирования правовых информационных образований, к которым можно отнести:

1) отдельные информационные элементы правовых образований с помощью программно-логических методов. Эта схема основана, по существу, на идеях системного анализа, программирования, алгоритмизации и математической логики, с помощью которых представляется возможным изучить некоторые "константы" правовой информатики - программы работы с правовой информацией в фирмах, компаниях, банках, массивы и логику правовых сообщений на предприятиях и в организациях, алгоритмы решения юридических задач в области информационного обслуживания правоохранительных органов и другие проблемы;

2) функциональные значения правовых информационных образований, зависящие от структуры и целей последних. Эта схема оптимизации основана на теории вероятностей, математической статистике и теории исследования операций. Здесь рассматриваются акты вероятного поведения правовых информационных образований, операции в сфере управления последними, информация, вводимая в юридические модели, подходы к решению задач массового информационного обслуживания в механизмах законности, правопорядка, профилактики конкретных преступлений и другие проблемы;

3) функционирование правовых информационных образований на основе использования математической теории информации, теории графов, теории множеств, распознавания образов и др. По этой схеме осуществляется оптимизация информационного обеспечения частных актов правового регулирования, оптимизация разработки и принятия законов, проведения прокурорских проверок, расследования преступлений, оценки эффективности правоохранительной деятельности и т. д.

При изучении данной темы особое внимание следует обратить на понятие и формулы нахождения количества информации. Рассмотреть формулы Хартли и Шеннона. Выяснить отличие формулы Хартли от формулы Шеннона

Рассмотрим примерные типы задач с использованием данных формул

Пример 1:

Для записи письма был использован алфавит мощностью в 16 символов. Письмо состояло из 12 строк. В каждой строке вместе с пробелами было 59 символа. Сколько байт информации содержало письмо?

Решение:

59 ∙ 12 = 192 (всего символов в письме).

Для записи одного символа понадобится 4 бита, так как I = log2 16 = 4 бита, тогда 192 ∙ 4 = 768 (бит)/8=96 (байт).

Ответ: 96 байт.

Пример 2:

При угадывании целого числа в некотором диапазоне было получено 7 бит информации. Сколько чисел содержал этот диапазон?

Решение.

Ответ: 128 чисел.

1. Даны два текста, содержащих одинаковое количество символов. Первый текст состоит из алфавита мощностью 4 символов, а второй текст - из 128 символов. Во сколько раз информации во втором тексте больше чем в первом?

2. Сообщение «курсанты изучали Visual Basic» несет 9 бита(бит) информации. Вероятность изучения Pascal в 64 раз меньше. Чему равно количество бит информации в сообщении «курсанты изучали Pascal»?

3. Скорость передачи данных через ADSL-соединение равна 256000 бит/c. Передача файла через это соединение заняла 6 минут. Определите размер файла в килобайтах.

4. Сколько потребуется минут для распечатки текста одной газеты (2 усл. п. л.) на принтере (скорость печати - 1024 символов в секунду) без учета смены бумаги, если емкость одного условного печатного листа равна приблизительно 110 Кбайтам, а 1 символ занимает 8 бит?

ЛИТЕРАТУРА

ТЕМА №2. ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ ОСНОВЫ
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Цель занятия : изучить способы представления информации в различных системах счисления.

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Способы представления информации в компьютере.

2. Перевод из десятичной системы счисления в:

а) двоичную систему счисления;

б) в восьмеричную;

в) в шестнадцатеричную.

3. Перевод чисел в десятичную систему счисления из:

а) двоичной системы счисления;

б) восьмеричной;

в) шестнадцатеричной.

4. Основные арифметические операции в двоичной системе счисления.

При изучении данной темы необходимо рассмотреть основные понятия и термины, изучить способы перевода чисел из десятичной системы счисления в двоичную, восьмеричную и шестнадцатеричную системы счисления.

Пример 1: перевести 121110 в двоичную систему счисления

https://pandia.ru/text/78/254/images/image002_29.jpg" width="312" height="238 src=">

Пример 3. Перевести число 121110 в шестнадцатеричную систему счисления

0 " style="margin-left:185.4pt;border-collapse:collapse">

Пример 7. Нахождение разности двоичных чисел:

ЗАДАНИЯ НА САМОСТОЯТЕЛЬНУЮ РАБОТУ

1. Перевести из десятичной системы счисления:

a) в двоичную: 156; 497;

b) в восьмеричную: 357; 684;

c) в шестнадцатеричную: 693; 249.

2. Перевести в десятичную систему счисления:

a) из двоичной: 1100110; ;

b) из восьмеричной: 754; 447;

c) из шестнадцатеричной: 6AE1; DF7A.

3. Выполнить действия с двоичными числами:

a) найти сумму: 101011+101100; 1010111+1110010;

b) найти разность: 1101; 1;

ЛИТЕРАТУРА

1. Информатика и математика: учеб. пособие / под ред. : в 2 ч. Ч 2. Информатика.- Краснодар: КрУ МВД России, 2007.

2. Михайленко: учебное пособие / , . – Краснодар: Краснодарский университет МВД России, 2010.

3. Симонович. Базовый курс/ . – СПб.: Питер, 2011.

4. Советов технологии: учебник для вузов / , . – М.: Высшая школа, 2009.

ТЕМА №3. ТЕХНИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ РЕАЛИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Цель занятия: изучить основные понятия алгебры логики.

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Предмет и история развития алгебры логики.

2. Понятие высказывания.

3. Логические операции.

4. Логические формулы.

5. Таблицы истинности и правила их построения.

При изучении данной темы необходимо рассмотреть определение «высказывания» и разобрать следующие примеры:

Пример 1. Установить, какие из следующих предложений являются логическими высказываниями, а какие нет:

a. «Солнце есть спутник Земли»;

b. «2 + 3 = 4»;

c. «Сегодня отличная погода»;

d. «В Конституции Российской Федерации 3 432 536 слов»;

e. «Санкт-Петербург расположен на Неве»;

f. «Дисциплина «криминалистика»» слишком сложна»;

g. «Безопасная скорость на трассе равна 90 км/ч»;

h. «Железо - металл»;

i. «Если один угол в треугольнике прямой, то треугольник будет тупоугольным»;

j. «Если сумма квадратов двух сторон треугольника равна квадрату третьей, то он прямоугольный».

Ответ: являются высказываниями a, d, e, g, h, i, j; не являются высказываниями: b, c, f.

Пример 2 . Укажите, какие из высказываний предыдущего примера истинны, какие – ложны, а какие относятся к числу тех, истинность которых трудно или невозможно установить.

Ответ: истинные: e, h, j; ложные: a, i; истинность трудно установить: d; можно рассматривать и как истинное, и как ложное в зависимости от требуемой точности представления: g.

Также изучить логические операции: отрицание, конъюнкцию, дизъюнкцию, импликацию и эквиваленцию на следующих примерах:

Обратить особое внимание на логические формулы в целом и построение таблиц истинности в частности.

Пример 3. Упростить следующие формулы:

a..gif" width="528" height="45 src=">

(вводится вспомогательный логический множитель , затем комбинируются два крайних и два средних логических слагаемых, и используется закон поглощения и закон склеивания);

c..gif" width="101" height="25 src=">

Переменные	Промежуточные логические формулы

Виды профессиональной информационной деятельности человека с использованием технических средств и информационных ресурсов.

Деятельность человека, связанную с процессами получе­ния, преобразования, накопления и передачи информации, называют информационной деятельностью .

В настоящее время компьютеры используются для обра­ботки не только чисел, но и других видов информации. Бла­годаря этому компьютеры прочно вошли в жизнь современ­ного человека, широко применяются в производстве, проектно-конструкторских работах, бизнесе и многих других отраслях.

Но к современным техническим средствам работы с ин­формацией относятся не только компьютеры, но и другие устройства, обеспечивающие ее передачу, обработку и хра­нение:

· Сетевое оборудование: модемы, кабели, сетевые адаптеры.

· Аналого-цифровые и цифро-аналоговые преобразователи.

· цифровые фото- и видеокамеры, цифровые диктофоны.

· Записывающие устройства (CD-R, CD-RW, DVD-RW и др.).

· Полиграфическое оборудование.

· Цифровые музыкальные студии.

· Медицинское оборудование для УЗИ и томографии;

· Сканеры в архивах, библиотеках, магазинах, на экзаме­нах и избирательных участках;

· ТВ-тюнеры для подачи телевизионного сигнала в компьютер.

· Плоттеры и различные принтеры.

· Мультимедийные проекторы.

· Флэш-память, используемая также в плеерах и фотоап­паратах.

· Мобильные телефоны.

Кроме персональных компьютеров существуют мощные вычислительные системы для решения сложных науч­но-технических и оборонных задач, обработки огромных баз данных, работы телекоммуникационных сетей (Интернет):

· Многопроцессорные системы параллельной обработки данных (управление сложными технологическими про­цессами).

· Серверы в глобальной компьютерной сети, управляю­щие работой и хранящие огромный объем информации.

· Специальные компьютеры для проектно-конструкторских работ (проектирование самолетов и космических кораблей, мостов и зданий и пр.).

Все перечисленные технические средства и системы предназначены для работы с информационными ресурсами (ИР) в различных отраслях экономики.

Можно выделить несколько основных направлений, где информационная деятельность связана с компьютерами.

1. Научные исследования. Расчеты и вычисления - обязательный элемент тех научных исследований, где требуется на основании эксперимента построить гипотезу о закономерностях, проявляемых в нем. Создаются специальные автоматизированные системы для научных исследований. Вычислительные операции на компьютере выполняют не только математики, механики, физики, астрономы, но и специалисты в области экономики. Литературоведы используют специальные программы для анализа текстов произведений, создания различных словарей.

2. Создание новых изделий. Некоторые этапы создания новых изделий могут быть автоматизированы, а следовательно, не удивительно, что компьютеру и здесь нашлось место. Системы автоматизированного проектирования (САПР) используются во всех проектных и конструкторских организациях. Ведь и интегральную схему оказалось возможным сконструировать благодаря самому компьютеру и его программному обеспечению. Проектировщик вводит в САПР техническое задание, а использование баз данных, расчетных блоков, экспертных систем, имитатора позволяет получить техническую документацию, по которой будут изготовлены опытные образцы.

3. Управление. Теория автоматического управления к моменту создания компьютеров была хорошо развитой точной инженерной наукой, поэтому оказалось возможным использовать компьютеры для целей управления. Системы автоматического управления (АСУ) могут управлять процессами, для которых разработаны математические модели и методы их решения. Станки с числовым программным управлением (ЧПУ) имеют специализированный компьютер с пультом оператора, дисплеем и клавиатурой, а также управляющую программу. В ней указывается все необходимое, чтобы из заготовки получилась деталь, размеры и форма которой определены чертежом. По специальным программам работают автоматические стиральные машины, СВЧ-печи, швейные и вышивальные машины и т. д.

4. Информационные системы (ИС), базы данных (БД). Основу ИС составляет банк данных, в котором хранится большая по объему информация о какой-либо области человеческих знаний. Это может быть информация об инфраструктуре города (транспорт, карта, телефоны, организации и т. д.). Использование Интернета делает доступными сведения из ИС большому числу пользователей. В настоящее время школы Москвы получают доступ в Интернет и могут использовать сведения из различных ИС для выполнения проектов из различных областей (география, история, литература, биология, экология и т. п.). ИС или БД учреждений, школ, библиотек и т. д. позволяют выполнять поиск, запросы, изменения и дополнения быстро, с малым количеством ошибок и человеческих ресурсов.

5. Обучение. Широкое распространение получили компьютеры в области образования. Одна из важнейших целей создания системы образовательных порталов - в явном виде и с участием специалистов сформировать профессиональную зону и механизмы поиска качественной образовательной информации.

6. Компьютеры в издательском деле. Компьютер может быть использован автором уже на самых первых этапах создания литературных, публицистических и других произведений. Затем с этим текстом работает редактор издательства.

7. Автоматизированное рабочее место (АРМ). В настоящее время это место работника, оснащенное компьютером и другими техническими средствами (принтер, сканер, аудио-колонки или наушники, микрофон, видеокамера, электронный микроскоп и т. п.). АРМ может иметь также выход в Интернет, что позволяет быстро находить необходимую информацию в сфере своей деятельности, получать и отправлять электронные письма, делать покупки в Интернете, заказывать электронные билеты и т. д.

Информационные ресурсы, обеспечивающие некоторую профессиональную деятельность, сосредоточены в массивах документов, которые в современном варианте приготовлены для автоматической обработки и хранятся в базах данных (БД), базах знаний (БЗ), которые, в свою очередь, являются частью некоторой информационной системы.

Попробуем в следующей таблице описать виды профессиональной информационной деятельности человека и сопровождающие ее технические и информационные средства.

14-е изд. - М.: 2016. - 384 с.

Учебное пособие создано в соответствии с требованиями Федерального государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования по всем техническим специальностям; ОП «Информационные технологии в профессиональной деятельности». В учебном пособии излагаются основы базовых понятий по современным информационным технологиям, а также возможности практического применения в профессиональной деятельности программ обработки графической информации (CorelDraw); программ сканирования и распознавания информации (FineReader); программ автоматического перевода текстов (Promt, Lingvo); бухгалтерских информационных систем на примере программы «1С: Предприятие»; компьютерных справочно-правовых систем на примере «Консультант Плюс»; программ работы в сети Интернет. Для студентов учреждений среднего профессионального образования.

Формат: pdf

Размер: 19 Мб

Смотреть, скачать: drive.google

ОГЛАВЛЕНИЕ
Предисловие 3
Введение 5
Список сокращений 6
Глава 1. Информационные системы н применение компьютерной техники в профессиональной деятельности 7
1.1. Основные понятия и определения 7
1.2. Классификация информационных систем 11
1.2.1. Классификация информационных систем по назначению 11
1.2.2. Классификация информационных систем по структуре аппаратных средств 12
1.2.3. Классификация информационных систем по режиму работы 12
1.2.4. Классификация информационных систем по характеру взаимодействия с пользователями 13
1.2.5. Состав и характеристика качества информационных систем 13
1.3. Классификация персональных компьютеров 14
1.3.1. Универсальные настольные ПК 14
1.3.2. Блокнотные компьютеры 17
1.3.3. Карманные ПК 18
1.3.4. Компьютеры-телефоны 22
1.3.5. Носимые персональные компьютеры 23
1.3.6. Специализированные ПК 24
1.3.7. Суперкомпьютеры 24
1.4. Советы по приобретению компьютера 25
Глава 2. Технические средства информационных технологий 28
2.1. Мониторы 28
2.1.1. ЭЛТ-мониторы 29
2.1.2. ЖК-мониторы 32
2.1.3. Мониторы на базе органических светоиэлучающих диодов 33
2.1.4. Размер экрана и разрешение мониторов 35
2.1.5. Частота регенерации изображения 38
2.2. Печатающие устройства 41
2.2.1. Матричные принтеры 41
2.2.2. Линейно-матричные принтеры 44
2.2.3. Основные технологии цветной печати 45
2.2.4. Струйные принтеры 45
2.2.5. Выбор бумага для струйных принтеров 47
2.2.6. Организация эффективной работы струйных принтеров 48
2.2.7. Лазерные принтеры 50
2.2.8. Термосублимационные принтеры 52
2.2.9. Технология твердочернильной печати 53
2.2.10. Технология MicroDry 53
2.2.11. Портативные принтеры 54
2.3. Сканеры 55
2.4. Многофункциональные периферийные устройства 58
2.5. Модем 59
2.6. Плоттеры 60
2.7. Дигитайзеры 63
2.8. Цифровые камеры 65
2.9. Источники бесперебойного питания 67
2.10. Мультимедийный компьютер 69
2.11. Технические средства презентаций 71
Глава 3. Программное обеспечение информационных технологий 72
3.1. Базовое программное обеспечение 72
3.1.1. Операционная система 73
3.1.2. Сервисное программное обеспечение 73
3.1.3. Программы технического обслуживания 74
3.1.4. Инструментальное программное обеспечение 74
3.2. Прикладное программное обеспечение 75
3.2.1. Прикладное программное обеспечение общего назначения 75
3.2.2. Методо-ориентированное прикладное программное обеспечение 78
3.2.3. Проблемно-ориентированное прикладное программное обеспечение 78
3.2.4. Прикладное программное обеспечение глобальных сетей 80
3.2.5. Прикладное программное обеспечение для организации (администрирования) вычислительного процесса 81
3.3. Операционные системы семейства Windows 81
3.3.1. Загрузка Windows 82
3.3.2. Выход из Windows 84
3.3.3. Организация работы в среде Windows 85
3.3.4. Windows-окно 88
3.3.5. Справочная система 91
Глава 4. Обработка текстовой информации 93
4.1. Что же может текстовый редактор? 93
4.2. Основы работы текстового редактора MS Word-2000 94
4.3. Создание нового документа 97
4.4. Создание и форматирование таблиц 99
4.5. Создание списков 103
4.6. Организация печати документа 105
4.7. Сохранение текстового документа 109
4.8. Регулируем вид экрана ПО
4.9. Экономим время, работая эффективно 111
4.10. Автокоррекция ошибок, расшифровка сокращений и поиск в словарях 112
4.11. Надписи в тексте 114
4.12. Вставка объектов в текст 115
4.13. Вставка рисунков в документ 116
4.14. Оформление фигурного текста 116
4.15. Встроенный векторный графический редактор 117
4.16. Колонки 119
4.17. Сноски 120
4.18. Буквица 120
4.19. Электронное письмо 121
4.20. Статистика 121
4.21. Автосохранение текста 122
4.22. Электронные закладки 123
4.23. Стилевые настройки 124
4.24. Вставка даты 125
Глава 5. Процессоры электронных таблиц 127
5.1. Особенности экранного интерфейса программы Microsoft Excel 127
5.2. Ввод текстовых данных 129
5.3. Ввод числовых данных 131
5.3.1. Создание последовательности дат 132
5.3.2. Создание числовой последовательности 133
5.3.3. Быстрое копирование данных с помощью автозаполнителя 133
5.4. Ввод формул 134
5.5. Форматирование данных 136
5.6. Печать готовой таблицы 138
5.7. Шаблоны, входящие в состав Microsoft Excel 139
5.8. Вычислительные возможности Excel 142
5.9. Дадим имя ячейке 145
5.10. Работа со списками 146
5.11. Поиски сортировка данных 147
5.12. Автоввод данных 149
5.13. Форма данных 150
5.14. Фильтрация данных 151
5.15. Просмотр и печать списков 153
5.16. Связывание данных 154
5.17. Построение диаграмм 155
Глава 6. Технологии использования систем управления базами данных 159
6.1. Организация системы управления БД 159
6.2. Обобщенная технология работы с БД 162
6.3. Выбор СУБД для создания системы автоматизации 163
6.3.1. СУБД Oracle 164
6.3.2. СУБД MS SQL Server-2000 164
6.3.3. СУБД Borland Interbase 165
6.3.4. СУБД MySQL 165
6.3.5. СУБД MS Access-2000 166
6.4. Основы работы СУБД MS Access-2000 167
6.4.1. Таблицы 168
6.4.2. Запросы 171
6.4.3. Формы 174
6.4.4. Отчеты 175
6.4.5. Макросы и модули 176
Глава 7. Электронные презентации 177
7.1. Современные способы организации презентаций 177
7.2. Запуск приложения MS PowerPoint-2000 178
7.3. Создание новой презентации 180
7.3.1. Создание презентации при помощи Мастера автосодержания 181
7.3.2. Создание презентации на основе Шаблона оформления 181
7.3.3. Создание презентации на основе пустой презентации 183
7.4. Оформление презентации 184
7.5. Способы печати презентации 187
7.6. Способы достижения единообразия в оформлении презентации 188
7.7. Сохранение презентации 189
7.8. Показ презентации 189
7.8.1. Показ слайдов, управляемый докладчиком 190
7.8.2. Показ слайдов, управляемый пользователем 190
7.8.3. Автоматический показ слайдов 191
7.9. Принципы планирования показа слайдов 191
Глава 8. Редакторы обработки графической информации 193
8.1. Растровые и векторные графические редакторы 193
8.2. Программа CorelDRAW 195
8.2,1. Работа с шаблонами 196
8.3. Программный пакет Adobe Photoshop 198
Глава 9. Системы оптического распознавания информации 201
9.1. Возможности программы FineReader 201
9.2. Технология распознавания 203
9.3. Организация работы в FineReader 205
9.4. Главное окно программы FineReader 206
9.5. Как ввести документ за одну минуту 208
9.6. Сканирование изображений 209
9.7. Анализ макета страниц 211
9.8. Распознавание текста 213
9.9. Проверка правописания и сохранение результатов работы 214
9.10. А если вы пользуетесь другой OCR-системой? 215
Глава 10. Системы машинного перевода 217
10.1. Средства автоматизации переводов 217
10.2. История электронного перевода 218
10.3. Отечественные системы машинного перевода 219
10.4. Переводческие пакеты PROMT 220
10.4.1. Основные возможности пакета PROMT 220
10.4.2. Особенности работы программы PROMT 221
10.4.3. Последовательность действий при выполнении перевода в PROMT 223
10.5. Другие средства автоматизации перевода 224
Глава 11. Бухгалтерские системы учета 227
11.1. Особенности автоматизации бухгалтерского учета 227
11.2. История развития систем бухгалтерского учета 227
11.3. Возможности компьютерных систем бухгалтерского учета 228
11.4. Классификация бухгалтерского программного обеспечения 230
11.5. Российские программы бухгалтерского учета 232
11.6. «1С: Бухгалтерия» (версии 7.5/7.7) 235
11.6.1. Основные возможности системы «1С: Бухгалтерия» 235
11.6.2. Основы работы в системе «1С: Бухгалтерия» 236
11.6.3. Метаданные 237
11.6.4. Константы 238
11.6.5. Справочники 239
11.6.6. Документы и журналы 240
11.6.7. Работа с документами 243
11.6.8. Операции и проводки 245
11.6.9. Расчет итогов и отчеты 246
Глава 12. Компьютерные справочные правовые системы 249
12.1. Обзор компьютерных СПС 249
12.1.1. СПС - первый помошник специалиста 251
12.1.2. Причины популярности СПС 252
12.1.3. Достоинства и ограничения СПС 253
12.1.4. Современные тенденции в развитии СПС 254
12.1.5. Особенности российских СПС 255
12.1.6. Отечественный рынок СПС 256
12.1.7. Справочная правовая система «Консультант Плюс» 257
12.1.8. Справочная правовая система «Гарант» 259
12.1.9. Информационная правовая система серии «Кодекс» 261
12.1.10. Интегрированная информационная система «Референт» 264
12.1.11. Интегрирование бухгалтерских программ и правовых баз 266
12.1.12. Специализированные отраслевые справочные системы 266
12.1.13. Принципы выбора СПС 267
12.2. Основы организации поиска документов в СПС «Консультант Плюс» 268
12.2.1. Формирование запроса на поиск набора документов 268
12.2.2. Работа со списком документов 275
12.2.3. Работа с текстом документа 278
12.2.4. Заключительные рекомендации по поиску документов 281
Глава 13. Компьютерные сети 283
13.1. Компоненты вычислительной сети 283
13.2. Классификация сетей по масштабам 284
13.3. Классификация сетей по топологии, или архитектуре 285
13.4. Классификация сетей по стандартам организации 288
13.5. Среда передачи данных 289
13.6. Типы компьютерных сетей 290
13.6.1. Локальные сети с выделенным сервером 291
13.6.2. Одноранговые локальные сети 293
13.7. Сетевой контроллер 293
13.8. Эталонная модель OS1 294
13.9. Преимущества работы в локальной сети 298
Глава 14. Глобальная сеть Интернет 300
14.1. История Великой Сети 300
14.2. Два подхода к сетевому взаимодействию 301
14.3. Современная структура сети Интернет 302
14.4. Основные протоколы сети Интернет 303
14.5. Интернет как единая система ресурсов 305
14.5.1. Гипертекстовая система WWW 305
14.5.2. Электронная почта 318
14.5.3. Сетевые новости 324
14.5.4. FTP - передача файлов 325
14.5.5. Разговор по Интернету 325
14.5.6. IP-телефония 326
14.5.7. Электронная коммерция 326
14.6. Основы проектирования Web-страниц 327
Глава 15. Основы информационной и компьютерной безопасности 338
15.1. Информационная безопасность 338
15.1.1. Безопасность в информационной среде 339
15.1.2. Классификация средств защиты 339
15.1.3. Программно-технический уровень защиты 340
15.1.4. Зашита жесткого диска (винчестера) 342
15.1.5. Создание аварийного загрузочного диска 342
15.1.6. Резервное копирование данных 343
15.1.7. Коварство мусорной корзины 344
15.1.8. Установка паролей на документ 346
15.1.9. Полезные советы. Как защитить данные? 347
15.2. Защита от компьютерных вирусов 347
15.2.1. История возникновения компьютерных вирусов 348
15.2.2. Что такое компьютерный вирус? 349
15.2.3. Виды компьютерных вирусов 350
15.2.4. Организация защиты от компьютерных вирусов 351
15.3. Организация безопасной работы с компьютерной техникой 356
15.3.1. Защита от электромагнитного излучения 357
15.3.2. Компьютер и зрение 359
15.3.3. Проблемы, связанные с мышцами и суставами 361
15.3.4. Рациональная организация рабочего места 362
15.3.5. Советы по организации безопасной работы с компьютерной техникой 363
Заключение 367
Список литературы 371

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ФГОУ СПО ФИЛИАЛ

«ВОЛГОГРАДСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ЭКОНОМИКО-ТЕХНИЧЕСКОГО КОЛЛЕДЖА» В Г. КРАСНОДАРЕ

ТЕМА: Информационные технологии в профессиональной деятельности

1) Автоматизация работы пользователя в среде MSOffice 2000.Среда работы пользователя её настройки

2) Безопасность и целостность БД

3) Создание запросов на обновление, на добавление, на удаление,на создание таблицы

4) Литература

1) Автоматизация работы пользователя в среде MS Office 2000 .

Среда работы пользователя и ее настройки

Любое предприятие сталкивается с проблемой автоматизации работы отдельных сотрудников и подразделений в целом. Первая проблема при этомкак выбрать подходящие программные продукты? Желательные свойстваинформационной системы сильно зависят от размеров предприятия и специфики его бизнеса, но есть и универсальные требования.

Конечно, любое предприятие нуждается в инструментах для работы стекстами (создание, редактирование, оформление документов), а также дляобработки данных (электронные таблицы, средства анализа и планированияСУБД). Но этого, как правило недостаточно. Ведь с документами работаютразные люди, и документы часто состоят из различных частей, включая тексты, числа, таблицы, графики, диаграммы, рисунки, даже звук или видео.

Сегодня все это возможно благодаря созданному компанией Microsoftсемейству программ для поддержки офисной деятельности Microsoft Office.

Комплект программных продуктов Microsoft Office включает несколькоприложений, образующих единую среду для обработки самой различнойинформации. В состав Microsoft Office входит мощный текстовый процессор

Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство дляподготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint а такжеинструмент организации и планирования работы Microsoft Outlook. Кроме того, существует профессиональная версия Microsoft Office, в которую помимо перечисленных приложений входит система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access.

Взаимодействие приложений

Microsoft Office отличается тесной интеграцией приложений.

Это означает, что все программы, входящие в состав Microsoft Office, "умеют" обмениваться информацией и позволяют делать это достаточно просто. Например, если необходимо подготовить отчет по результатам финансового периода, содержащий иллюстрации, то данные можно обработать в Microsoft Excel, построить на их основе графики и диаграммы и затем поместить их в текст документа, который создан в Microsoft Word. Перемещение диаграммы производится с помощью операций копирования в буфер обмена Microsoft Windows и вставки в документ, которые доступны через основное меню приложения, через панели инструментов, через горячие клавиши или через контекстное меню, которое появляется при нажатии на правую кнопку мыши.

Наконец иллюстрацию, как и любой другой объект можно "связать" с документом, просто "захватив" мышью в одном приложении и "перетащив" на подходящее место в другом (режим "Drag and Drop").

Приложения Microsoft Office допускают обмен любыми данными между любыми приложениями. Например, можно использовать диаграммы из Microsoft Excel для оформления отчетов в Microsoft Word или для иллюстрации презентации в Microsoft Power Point. Можно поместить кусок таблицы из Excel в текст документа Word или в слайд PowerPoint, а можно импортировать в базу данных Microsoft Access. Кроме того, любое приложение Microsoft Office позволяет поместить в документ (будь это текст, электронная таблица, презентация или база данных) рисунок в любом формате, а также видеофрагмент или просто звуковой ролик.

При перенесении отдельных объектов из одного приложения в другое помимо обычной операции копирования/вставки возможно использование механизма связывания оригинального объекта и его копии. В этом случае при изменении исходных данных в таблице Excel меняется построенная на их основе диаграмма, а вместе с ней и та копия диаграммы, которая содержится в документе Microsoft Word. Это дает возможность эффективной работы ссоставными документами, в которых используются различные источники.

Например, данные можно взять из базы данных Access. Они будут обновляться автоматически и любой, кто захочет ознакомиться с таким документом, увидит самые последние цифры.

Семейство Microsoft Office содержит набор инструментов, общих для всех приложений. К ним относятся механизмы проверки правописания и грамматики, средство для рисования, инструмент для создания красочных заголовков, редактор организационных диаграмм, инструмент для редактирования математических формул, редактор фотоизображений, библиотека картинок, и т. д. Сюда же относятся и панели инструментов, и даже меню, которые являются стандартными элементами любого приложения Microsoft Office. Эти инструменты устанавливаются на диске один раз, а затем используются всеми приложениями Microsoft Office. Эта особенность позволяет сэкономить место на диске, обеспечивает высокую скорость работы приложений и единый интерфейс. Можно легко начать работу с любым приложением Microsoft Office, изучив лишь одно из них.

Начиная с версии 97, в Microsoft Office входит новое приложение

Microsoft Outlook. Это приложение представляет собой инструмент дляорганизации и планирования персональной деятельности. Microsoft Outlookвключает электронную почту, базу по контактам, календарь и т.д. Но главное,он связывает все приложения, выступая как средство организации работы сними. С помощью Microsoft Outlook можно назначить встречу, добавив в ееописание сопроводительный документ. Это может быть список вопросов, которые планируется обсудить, в формате Microsoft Word, или отчет о результатах года по продажам в формате Microsoft Excel. Можно переслать составленный документ по электронной почте или в виде факс-сообщения.

Среда работы пользователя и ее настройка

Основные понятия

Работа пользователя с программными продуктами должна по возможности быть комфортной и осуществляться в соответствующей программно-технической среде (тип процессора, объем оперативной и внешней памяти, платформа сетевой и локальной операционной системы и др.).

Для работы пользователя большое значение имеет пользовательский интерфейс (вид, размер и местоположение основного экрана, функции обработки, доступные через систему меню, панели инструментов и т.п.). Как правило, интерфейс прикладных программных продуктов строится по типу графического, ориентированного на среду Windows (или Macintosh) интерфейса с развитыми элементами управления: командные кнопки, выпадающие меню, переключатели и т.п.

Программные продукты должны гарантировать надежную и безопасную работу как для компьютера, так и для информационной системы пользователя (сохранность устройств компьютера, программного обеспечения, хранимых данных). В значительной степени это достигается наличием в составе программного продукта контекстно-зависимой помощи и обучающих систем, демоверсий, раскрывающих функциональные возможности и технологию работы программного продукта, специальных программных решений по обеспечению сохранности программ и данных, антивирусной защиты и др.

Прикладные программные продукты автоматизируют деятельность специалистов (экономистов, менеджеров, бухгалтеров, агентов и т.д.) предметных областей. Сформировалась тенденция на создание автоматизированных рабочих мест - АРМ, полностью поддерживающих всю профессиональную деятельность конечного пользователя в компьютерной среде.

Многие АРМ, наряду с основными функциями обработки данных, включают и вспомогательные, так называемый сервис. Сервис обеспечивает функции по обслуживанию базы данных - копирование, восстановление, архивирование, экспорт/импорт данных; выполнение работ, связанных с профессиональной деятельностью, таких, как подготовка корреспонденции с помощью текстового редактора, организация вычислений средствами электронной таблицы, использование электронной почты для рассылки корреспонденции и др.

В состав АРМ входят и средства конфигурирования программно-технического комплекса, которые перенастраивают АРМ с учетом технических характеристик средств вычислительной техники, состава основных и вспомогательных функций обработки. Современные программные продукты включают специальный программный модуль или команды в составе главного меню для настройки среды и оптимизации работы программных продуктов.

При установке программного продукта - инсталляции - делается глобальное конфигурирование, которое означает:

задание места для размещения программного продукта на магнитном диске;

выбор функциональных возможностей (программных компонентов, модулей) для установки на компьютере;

настройку структуры базы данных (состава файлов, структуры записей);

настройку операционной и технической среды функционирования программного продукта.

Такая настройка выполняется, как правило, квалифицированным программистом, и изменение условий установки потребует реинсталляции программного продукта.

Для повышения эффективности работы конечного пользователя предусматриваются средства оперативного конфигурирования, включающие:

изменение пароля доступа к программному продукту;

активизацию/деактивизацию функций обработки (изменение функций главного меню);

Параметрическую настройку команд меню;

Настройку экранных форм;

Настройку выходных форм печати;

Задание форматов базы данных (длина и тип полей);

Определение места хранения базы данных на магнитном диске;

Изменение параметров печати (тип принтера, параметры печатной страницы) и др.

Возможности средств настройки среды определяют гибкость программного продукта. Тенденция развития прикладных программных продуктов состоит также в создании инструментальных средств конечного пользователя. Инструментальные средства подобного типа предназначены для совершенствования функций обработки, создания новых приложений силами конечного пользователя.

Так, для пакетов бухгалтерского учета предлагается набор инструментальных средств следующего вида:

Генератор экранных форм, позволяющий создавать новые и изменять существующие экранные формы (расположение на экране реквизитов, соответствующих полям базы данных, использование текста подсказок, запуск процедур обработки, цветовое оформление и др.);

Язык запросов как средство поиска и фильтрации записей базы данных, выборки машинных документов, вычислений над данными базы данных;

Макропрограммирование клавишные и языковые макрокоманды (макросы), предназначенные для автоматизации рутинных операций обработки;

Генератор отчетов, обеспечивающий вывод запросной информации, формирование итогов различных уровней и др.

Определилась тенденция массового использования конечными пользователями интегрированных пакетов, ориентированных в первую очередь на возможности стандартных программных средств (текстовый редактор, электронная таблица, база данных). В составе интегрированных пакетов имеется мощный арсенал инструментальных средств (макропрограммирование, языки программирования, программы-дополнения и т.п.), предназначенных для создания как конечными пользователями, так и профессиональными программистами прикладных программных продуктов. Таким образом, среда интегрированного пакета - это в определенном смысле АРМ, обеспечивающий мощными и гибкими средствами работа конечного пользователя.

ППП Microsoft Office можно с полным основанием считать интегрированным, так как его характеризуют:

Стандартизация выполнения основных операций обработки (общность пунктов главного меню, приемов и технологий выполнения операций создания, сохранения, печати, поиска документов, файлов);

Единство принципов конфигурирования и настройки программ;

Конвертирование форматов хранимых данных;

Замена главного меню на меню приложения объектов при их редактировании.

2) Безопасность и целостность БД

Широкое внедрение информационных технологий в жизнь современного общества привело к появлению ряда общих проблем информационной безопасности:

Необходимо гарантировать непрерывность и корректность функционирования важнейших информационных систем (ИС), обеспечивающих безопасность людей и экологической обстановки;

Необходимо обеспечить защиту имущественных прав граждан, предприятий и государства в соответствии с требованиями гражданского, административного и хозяйственного права (включая защиту секретов и интеллектуальной собственности);

Необходимо защитить гражданские права и свободы, гарантированные действующим законодательством (включая право на доступ к информации).

Требования по обеспечению безопасности в различных ИС могут существенно отличаться, однако они всегда направлены на достижение трех основных свойств:

Целостность – информация, на основе которой принимаются решения, должна быть достоверной и точной, защищенной от возможных непреднамеренных и злоумышленных искажений;

Доступность (готовность) – информация и соответствующие автоматизированные службы должны быть доступны, готовы к работе всегда, когда в них возникает необходимость;

Конфиденциальность – засекреченная информация должна быть доступна только тому, кому она предназначена.

Для решения проблем информационной безопасности необходимо сочетание законодательных, организационных, технологических и стандартизационных мероприятий.

Основное внимание в теории и практике обеспечения безопасности применения информационных технологий и систем сосредоточено на защите от злоумышленных разрушений, искажений и хищений программных средств и информации баз данных. Для этого разработаны и развиваются проблемно-ориентированные методы и средства защиты:

От несанкционированного доступа;

От различных типов вирусов;

От утечки информации по каналам электромагнитного излучения

и т. д. При этом подразумевается наличие лиц, заинтересованных в доступе к программам и данным с целью их несанкционированного использования, хищения, искажения или уничтожения.

Рассмотрим современные методы выявления и предотвращения непредумышленных угроз безопасности функционирования программных средств (ПС) и баз данных (БД), снижения соответствующих рисков до допустимого уровня и определения реального достигнутой степени безопасности использования ИС. В связи с этим будем говорить об алгоритмической и программно-технологической безопасности, используя для краткости термины "технологическая безопасность" или просто "безопасность". В качестве основной непредумышленной угрозы будет рассматриваться наличие внутренних дефектов ПС и БД, вызванных ошибками проектирования и реализации.

Факторы, определяющие технологическую безопасность сложных информационных систем:

Показатели, характеризующие технологическую безопасность информационных систем;

Требования, предъявляемые к архитектуре ПС и БД для обеспечения безопасности ИС;

Ресурсы, необходимые для обеспечения технологической безопасности ИС;

Внутренние и внешние дестабилизирующие факторы, влияющие на безопасность функционирования программных средств и баз данных;

Методы и средства предотвращения и снижения влияния угроз безопасности ИС со стороны дефектов программ и данных;

Оперативные методы и средства повышения технологической безопасности функционирования ПС и БД путем введения в ИС временной, программной и информационной избыточности;

Методы и средства определения реальной технологической безопасности функционирования критических ИС.

Использование баз данных характеризуется следующими свойствами:

1. ОПЕРАТИВНОСТЬ: средства вычислительной техники позволяют осуществлять оперативный доступ к информации;

2. ПОЛНАЯ ДОСТУПНОСТЬ: вся информация, содержащаяся в БД, доступна для использования;

3. ГИБКОСТЬ: имеется возможность легко изменять состав и форму выдачи, интересующих пользователя данных, изменения в БД вносятся также достаточно просто;

4. ЦЕЛОСТНОСТЬ (данных): минимизируется дублирование данных, предоставляется возможность упорядочения и согласованности данных а также работ по их обновлению.

С общими характеристиками БД связан также ряд взаимозависимых понятий:

Целостность БД - состояние БД, при котором все значения данных правильно отражают предметную область (в пределах заданных ограничений по точности и согласованности во времени) и подчиняются правилам взаимной непротиворечивости, Поддержание целостности БД предполагает ее проверку и восстановление или корректировку из любого неправильного состояния, которое может быть обнаружено. Это входит в функции администратора БД, который пользуется средствами системы управления БД. Аналогичным образом можно говорить и о целостности файла, хотя в типичных случаях файлы подвергаются менее обширным проверкам на целостность.

Защищенность БД - Наличие и характеристика средств (аппаратных, программных, организационных, технологических, юридических и т.п.) обеспечивающих предотвращение или исключение:

Доступа к информации лиц, не получивших на то соответствующего разрешения.

Умышленного или непредумышленного разрушения или изменения данных.

Безопасность БД - свойство БД, которое заключается в том, что содержащиеся в ней данные не причинят вреда пользователю при правильном их применении для решения любых функциональных задач системы, для которой она была создана. Часто понятия "безопасность" и "защита" БД рассматриваются как синонимичные.

Эффективность БД -

Степень соответствия результатов использования БД затратам на ее создание и поддержание в рабочем состоянии, в случае оценки этого показателя в денежном выражении он носит наименование экономической эффективности БД;

Обобщающий показатель качества состояния и использования БД по совокупности признаков (в том числе - скорость, доступность, гибкость, целостность, защищенность, безопасность и др.) - техническая эффективность БД Эффективность БД принято оценивать применительно к условиям их использования в конкретных автоматизированных системах.

Наиболее распространенными угрозами безопасности для баз данных являются следующие:

Несанкционированный доступ к данным через сеть Интернет;

Похищение информации запросом вида SELECT *. Обеспечить защиту от угроз такого типа весьма сложно, так как их производят, в основном, аналитики, взаимодействующие с ядром БД и имеющие привилегии на всевозможные выборки данных из всех таблиц базы;

Резервное копирование с целью воровства БД.

В состав типовой модели защиты БД необходимо включить следующие элементы: организационные меры по обеспечению доступа к серверу (желательно только локально); ограничения доступа к корпоративной сети; защита доступа к СУБД; ограничения на использование прикладного программного обеспечения конкретным пользователем.

Для решения рассмотренных проблем можно использовать наиболее распространенные методы защиты БД: защита паролем, встроенные в СУБД средства защиты информации и мониторинга действий пользователей, идентификация пользователя и проверка его полномочий.

Каждый из этих способов имеет свои достоинства, но надо понимать, что абсолютную защиту данных обеспечить невозможно.

Также можно применить и наиболее классический способ защиты данных – зашифровать все таблицы БД при помощи достаточно стойкого крипто- алгоритма. Но это решение также имеет ряд недостатков, например, таких как потеря времени при шифровании/дешифровании данных, невозможность индексирования полей, практическая невозможность полного восстановления при системных сбоях и др.

Оперативные методы повышения безопасности функционирования баз данных.

Невозможность обеспечить в процессе создания БД ее абсолютную защищенность даже при отсутствии злоумышленных воздействий заставляет искать дополнительные методы и средства повышения безопасности функционирования БД на этапе эксплуатации. Для этого разрабатываются и применяются методы оперативного обнаружения дефектов при исполнении

программ и искажений данных путем введения в них временной, информационной и программной избыточности. Эти же виды избыточности используются для оперативного восстановления искаженных программ и данных и предотвращения возможности развития угроз до уровня, нарушающего безопасность функционирования БД.

Для обеспечения высокой надежности и безопасности функционирования БД необходимы вычислительные ресурсы для максимально быстрого обнаружения проявления дефектов, возможно точной классификации типа уже имеющихся и вероятных последствий искажений, а также для автоматизированных мероприятий, обеспечивающих быстрое восстановление нормального функционирования БД.

Информационная избыточность состоит в дублировании накопленных исходных и промежуточных данных, обрабатываемых программами. Избыточность используется для сохранения достоверности данных, которые в наибольшей степени влияют на нормальное функционирование БД и требуют значительного времени для восстановления. Такие данные обычно характеризуют некоторые интегральные сведения о внешнем управляемом процессе, и в случае их разрушения может прерваться процесс управления внешними объектами или обработки их информации, отражающийся на безопасности БД. Программная избыточность используется для контроля и обеспечения достоверности наиболее важных решений по управлению и обработке информации. Она заключается в сопоставлении результатов обработки одинаковых исходных данных разными программами и исключении искажения результатов, обусловленных различными аномалиями. Программная избыточность необходима также для реализации средств автоматического контроля и восстановления данных с использованием информационной избыточности и для функционирования средств защиты.

Наряду с оперативной реакцией на искажения в БД должно вестись накопление информации обо всех проявлениях дефектов с тем, чтобы использовать эти данные для локализации первичного источника ошибок и исправления соответствующих программ, данных или компонент аппаратуры. Подготовку, статистическую обработку и накопление данных по проявлениям искажений целесообразно проводить автоматически с выдачей периодически или по запросу сводных данных на индикацию для подготовки специалистами решений о корректировке программ или восстановлении аппаратуры.

Таким образом, введение избыточности в программы и данные способствует повышению качества функционирования БД. Особенно большое влияние избыточность может оказывать на надежность и безопасность решения задач в критических системах реального времени. При этом возможно снижение затрат на отладку и частичное обеспечение необходимой надежности и безопасности БД за счет средств повышения помехоустойчивости, оперативного контроля и восстановления функционирования программ и данных. Средства оперативной защиты вычислительного процесса, программ и данных, в свою очередь, являются сложными системами и не застрахованы от ошибок, способных привести к нарушению безопасности функционирования БД. Поэтому необходим комплексный анализ, распределение ресурсов и видов избыточности для максимизации безопасности применения критических БД.

3) Создание запросов на обновление, на добавление, на удаление, на создание таблицы

автоматизация оffice безопасность таблица запрос

Создание запроса на обновление.

С помощью запроса на обновление можно добавлять, изменять или удалять данные в одной или нескольких записях. Запросы на обновление можно рассматривать как разновидность диалогового окна Поиск и замена с более широкими возможностями. Следует ввести условие отбора (приблизительный аналог образца поиска) и условие обновления (приблизительный аналог образца замены). В отличие от диалогового окна Поиск и замена запрос на обновление может принимать несколько условий и позволяет обновить большое число записей за один раз, а также изменить записи сразу в нескольких таблицах.

Необходимо помнить приведенные ниже правила.

Запрос на обновление нельзя использовать для добавления новых записей в таблицу, но можно менять имеющиеся пустые значения на определенные значения.

Запрос на обновление нельзя использовать для удаления записей целиком (строк) из таблицы, но можно менять имеющиеся непустые значения на пустые.

С помощью запросов на обновление можно изменять все данные в наборе записей.

Кроме того, нельзя выполнить запрос на обновление для следующих типов полей в таблице.

Поля, источником записей для которых служат итоговые запросы или перекрестные запросы.

Поля с типом данных «Счетчик». Значения в полях с типом данных «Счетчик» изменяются только при добавлении записи в таблицу.

Поля в запросах на объединение.

Поля в запросах на уникальные значения и запросах на уникальные записи - запросах, возвращающих неповторяющиеся значения или записи. Это правило применимо при использовании запроса на обновление, а также при обновлении данных вручную путем ввода значений в форму или таблицу.

Первичные ключи, участвующие в отношениях между таблицами, кроме тех случаев, когда эти отношения были настроены на автоматическое выполнение каскадного обновления через поля ключа и любые связанные поля. При каскадном обновлении автоматически обновляются любые значения внешнего ключа в дочерней таблице (таблица на стороне «многие» отношения «один ко многим») при изменении значения первичного ключа в родительской таблице (таблица на стороне «один» отношения «один ко многим»).

Примечание. Невозможно выполнять каскадное обновления для записей, использующих поле счетчика для создания значений первичного ключа.

Добавление записей в таблицу с помощью запроса на добавление.

Запрос на добавление выбирает записи из одного или нескольких источников данных и копирует их в существующую таблицу.

Предположим, например, что нужно получить базу данных с таблицей потенциальных клиентов, а у вас уже есть таблица с подобными данными. Данные необходимо хранить в одном месте, и вы решаете скопировать их из новой базы данных в существующую таблицу. Чтобы не вводить данные вручную, для копирования записей можно использовать запрос на добавление.

Преимущества использования запроса на добавление

Используя запрос для копирования данных, можно выполнять указанные ниже операции.

Добавление нескольких записей одновременно. При копировании данных вручную обычно приходится несколько раз копировать и вставлять записи. Используя запрос, можно выбрать все нужные данные сразу, а затем скопировать их.

Просмотр данных перед их копированием. Можно просмотреть выбранные данные в режиме таблицы и перед их копированием внести необходимые изменения. Это особенно легко сделать, если запрос содержит критерии или выражения, а вам необходимо несколько попыток для правильного выбора данных. Запрос на добавление нельзя отменить. Если сделана ошибка, придется либо восстанавливать базу данных с помощью резервной копии, либо исправлять ошибку вручную или с помощью запроса на удаление.

Уточнение выбора с помощью условий. Например, может потребоваться добавить записи только для покупателей, живущих в конкретном городе.

Добавление записей, когда некоторые поля в источниках данных отсутствуют в целевой таблице. Предположим, например, что в существующей таблице покупателей 11 полей, тогда как в новой таблице, откуда требуется скопировать данные, есть только девять из них. Для копирования данных из девяти совпадающих полей можно использовать запрос на добавление, а два несовпадающих поля можно оставить пустыми.

Основные этапы создания запроса на добавление

Создание запроса на добавление включает основные действия, указанные ниже.

Создание запроса на выборку. Сначала нужно выбрать данные, которые необходимо скопировать. При необходимости можно скорректировать выбор столько раз, сколько потребуется.

Преобразование запроса на выборку в запрос на добавление. После завершения выбора измените тип запроса на добавление. Выбор целевых полей для каждого столбца в запросе на добавление. В некоторых случаях Access выбирает целевые поля автоматически. Можно изменить целевые поля или выбрать их, если это не было сделано автоматически.

Предварительный просмотр и выполнение запроса на добавление записей. Перед добавлением записей можно переключиться в режим просмотра таблицы для предварительного просмотра добавляемых записей.

Важно. Запрос на добавление нельзя отменить. Перед его выполнением рассмотрите целесообразность создания резервной копии базы данных или целевой таблицы.

Использование запросов для удаления данных.

Запрос на удаление используется, когда необходимо удалить из базы данных записи целиком, вместе со значением ключа, которое делает эти записи уникальными. Следует помнить, что в приложении Access удалять вручную как записи целиком, так и отдельные их части можно несколькими способами.

Для удаления данных из базы данных Access можно использовать запросы двух типов. Тип используемого запроса зависит от того, что именно требуется удалить.

Если нужно удалить отдельные поля в записях одной или нескольких таблиц, следует использовать запрос на обновление, который заменяет существующие значения либо на пустое значение (то есть на отсутствие данных), либо на пустую строку (пару двойных кавычек без пробела между ними).

Запрос на обновление используется для удаления отдельных полей потому, что запрос на удаление по умолчанию удаляет только строки целиком. Процесс использования запроса на обновление для удаления данных состоит из следующих основных этапов. Создание запроса на выборку и проверка, что он возвращает только те данные, которые нужно удалить; преобразование этого запроса в запрос на обновление с использованием значения NULL или пустых строк в качестве нового значения; выполнение этого запроса для обновления существующих данных.

Если требуется удалить записи (строки) целиком, следует использовать запрос на удаление.

По умолчанию запрос на удаление удаляет все данные каждого поля записи вместе со значением ключа, который делает эту запись уникальной. При выполнении такого запроса всегда удаляется строка таблицы целиком. Процесс состоит из следующих основных этапов: создание запроса на выборку и проверка, что он возвращает только те данные, которые нужно удалить; преобразование этого запроса в запрос на удаление и выполнение его для удаления данных.

Следует помнить: если запись, которую нужно удалить, является стороной «один» отношения «один ко-многим», необходимо перед выполнением запроса изменить свойство этого отношения. Далее в этой статье в разделе Подготовка к удалению связанных данных объясняется, как выполнить эту задачу. Дополнительные изменения необходимо внести потому, что по умолчанию Access запрещает удаление данных на стороне «один» в отношении «один ко многим ».

Кроме того, нужно помнить, что после удаления или обновления записи или ее части невозможно отменить эти изменения, поэтому следует всегда делать резервную копию данных перед выполнением запроса на удаление.

Примечание. Обычно запросы на обновление или удаление используются только когда необходимо быстро обновить или удалить большое количество данных. Если нужно удалить несколько записей, и это проще сделать вручную, можно открыть таблицу в режиме таблицы, выбрать поля или строки, которые требуется удалить, и нажать клавишу DELETE.

Планирование удаления

Процесс использования запроса для удаления записей включает следующие основные этапы.

Спланируйте удаление. Следует убедиться в наличии необходимых разрешений на удаление данных и в том, что другие пользователи закрыли объекты, использующие соответствующие таблицы, а затем создать резервную копию базы данных.

Убедитесь, что база данных находится в надежном расположении или подписана цифровой подписью. Если ни одно из этих условий не выполняется, можно предоставить базе данных состояние доверенной на время сеанса работы с ней. Помните, что по умолчанию приложение Access блокирует все запросы на изменение (на удаление, обновление и создание таблицы), если базе данных не предоставлено состояние доверенной.

Если требуется удалить данные из нескольких таблиц, и эти таблицы связаны, включите параметры Целостность данных и Каскадное удаление связанных записей для каждой из связей. Это позволит запросу удалять данные из таблиц со стороны отношения «один» и «многие».

Создайте запрос на выборку и добавьте условия для получения нужного набора записей.

Если нужно удалить отдельные поля из таблицы, преобразуйте запрос на выборку в запрос на обновление, введите значение NULL или пустую строку

("") в качестве условия обновления и выполните запрос.

Если нужно удалить записи целиком, преобразуйте запрос на выборку в запрос на удаление и выполните его.

Подготовительные действия.

Прежде чем полностью или частично удалять записи из базы данных, выполните следующие действия.

Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения. Для этого в проводнике Windows щелкните правой кнопкой мыши файл базы данных (с расширением accdb или mdb) и выберите в контекстном меню команду Свойства. В диалоговом окне Свойства должен быть снят флажок только чтение. Проверьте наличие необходимых разрешений на удаление записей из базы данных. Убедитесь, что удаление записей не повлияет на работу других пользователей. Попросите всех пользователей базы данных закрыть все таблицы, формы, запросы и отчеты, в которых используются удаляемые данные. Это позволит избежать конфликтов блокировки.

Совет. Если базу данных использует большое количество пользователей, может потребоваться завершить ее работу и открыть повторно в режиме монопольного доступа.

Создание запроса на создание таблицы.

Примечание. Запрос на создание таблицы в веб-базе данных невозможно выполнить через веб-браузер. Чтобы это сделать, необходимо открыть веб-базу данных в Access 2010.

Запрос на создание таблицы используется, если необходимо скопировать данные, содержащиеся в таблице, или создать архив этих данных.

Создание запроса на создание таблицы.

Общие сведения

Запрос на создание таблицы получает данные из одной или нескольких таблиц, а затем помещает набор результатов в новую таблицу. Новая таблица может располагаться в базе данных, открытой в текущий момент, или создается в другой базе данных.

Обычно запрос на создание таблицы используют, когда необходимо скопировать данные или поместить их в архив. Предположим, что существует таблица (или несколько таблиц) с данными о продажах за прошедшие периоды, и эти данные нужно использовать в отчетах. Измениться данные не могут, поскольку все сделки были совершены не менее одного дня назад. Многократное выполнение запроса для извлечения данных требует значительного времени, особенно если запрос сложный, а у хранилища данных большой объем. Загрузив данные в отдельную таблицу и используя эту таблицу в качестве источника данных, можно снизить нагрузку и получить удобный архив данных. В процессе работы следует помнить, что данные в новой таблице являются копией исходных данных в определенный момент времени; они не связаны с исходной таблицей (или таблицами).

Процедура создания запроса на создание таблицы включает указанные ниже основные этапы.

Включите базу данных, если она не подписана или не находится в надежном расположении. В противном случае нельзя будет запускать запросы на изменение (запросы на добавление, на обновление или на создание таблицы).

В режиме конструктора запроса создайте запрос на выборку и вносите в него изменения, пока он не будет возвращать нужные записи. Можно выбрать данные из нескольких таблиц и фактически денормализовать их. Например, можно поместить данные о заказчиках, грузоотправителях и поставщиках в одну таблицу, что обычно не делается в производственной базе данных с правильно нормализованными таблицами. В запросе можно также использовать условия для более точной настройки или сужения набора результатов.

Преобразуйте запрос на выборку в запрос на создание таблицы, выберите расположение для новой таблицы и затем выполните запрос, чтобы создать таблицу. Создание запроса на создание таблицы. При составлении запроса на создание таблицы следует сначала создать запрос на выборку, а затем преобразовать его в запрос на создание таблицы. В запросе на выборку можно использовать вычисляемые поля и выражения, чтобы он возвращал нужные данные.

Литературу

1) Андердал, Б. Самоучитель WINDOWS 98 – Спб: Питер 1998

2) Глушаков, С.В., Ломотько Д.В. Базы данных: Учебный курс – Харьков: Фолио, 2000г

3) Еремин Л.В. Косарев В.П. Машникова О.В. Экономическая информатика: Учебник

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Оренбургский государственный университет» Колледж электроники и бизнеса Кафедра экономико-правовых дисциплин Г.Г. ЕЛИНОВА ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КРАТКИЙ КУРС ЛЕКЦИЙ Рекомендовано к изданию Редакционно-издательским советом государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Оренбургский государственный университет» Оренбург 2004 ББК 32.973Я73 Е 51 УДК 004.43(075.3) Рецензент зав. кафедрой экономико-правовых дисциплин Суханова Н.Г. Елинова Г.Г. Е 51 Информационные технологии в профессиональной деятельности: Краткий курс лекций. ¯Оренбург: ГОУ ОГУ, 2004. – 39 с. Курс лекций предназначено для студентов специальности 0602 «Менеджмент» и преподавателей по предмету «Информационные технологии в профессиональной деятельности». ББК 32.973Я73 © Елинова Г.Г. 2004 © ГОУ ОГУ, 2004 2 Введение В прошлом информация считалась сферой бюрократической работы и ограниченным инструментом для принятия решений. Сегодня информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии как средство повышения производительности и эффективности работы людей. Наиболее широко информационные системы и технологии используются в производственной, управленческой и финансовой деятельности, хотя начались подвижки в сознании людей, занятых и в других сферах, относительно необходимости их внедрения и активного применения. Информационные технологии существовали давно, поэтому с развитием компьютеров и средств связи, начали появляться различные вариации: «информационные и коммуникативные технологии», «компьютерные информационные технологии» и др. Информационные технология – это интеграция компьютеров, электроники и средств связи. С легкой руки американцев английское слово «менеджмент» стало известно почти каждому образованному человеку. В упрощенном понимании менеджмент – это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения людей. Менеджмент – по-русски «управление»- функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджеру все время приходится принимать решения в условиях большой неопределенности: инфляция, пляшущий валютный курс, изменение налоговых и правовых условий работы, да и конкуренты не дремлют. Над менеджером все время висит вопрос «что, если?». Компьютеры выступают в роли консультантов, соответствующие им информационные системы называют системами поддержки принятия решений, а принятие решений остается за менеджером. Информационные технологии обладают свойствами, которые полезны для экономиста-менеджера, так как они: - помогают преодолевать пропасть между экономикой и математикой; - являются самыми эффективными носителями современных методов решения экономических задач; - способствуют согласованию экономических процедур с международными требованиями; - подключают к единому информационному пространству – экономическому и образовательному. 3 1 Роль информации в обществе Информация играет в обществе все более важную роль. Ее ставят в один ряд с фундаментальными понятиями мировоззрения: веществом и энергией. Упорядоченную, доступную и активно используемую информацию оценивают как ресурс наряду с финансовыми, интеллектуальными, энергетическими и материальными ресурсами. Эффективное управление информационными ресурсами становятся специфической проблемой менеджмента. Масштаб работ и затрат, которыми характеризуется информация различных сфер жизни общества, и значение, которое приобрели информационные ресурсы, острейшим образом поставили проблему повышения эффективности информационных систем. Одним из путей ее решения является подготовка соответствующих специалистов. Так, менеджеру любой сферы деятельности, в которой используются информационные ресурсы, - машиностроителю, торговому работнику, химику, чиновнику муниципального и государственного управления, экономисту, для эффективной работы нужно знать: - что собой представляет информационные ресурсы по существу; - как и из чего формируется технологическая среда информационных систем; - как сопровождаются процессы развития информационных систем и к чему они могут привести; - как эффективно использовать созданные информационные системы в конкретной предметной области; - какие фигуры действуют на рынке средств информации, каковы их вес надежности и каковы технические характеристики их продукции; - как обеспечить комплексную защищенность информационных ресурсов - наряду с правовой еще технологическую и техническую. В свою очередь, специалист по информационным технологиям должен разбираться в следующих вопросах: - как осуществлять кратко-, средне- и долгосрочное планирование информационных систем; - какие особенности имеет область обработки информации и как формируется ее организационная структура; - что такое производственный менеджер в сфере обработки информации; - что такое инновационный менеджмент, как эффективно использовать кадровый потенциал и какие особенности имеет управление персоналом в сфере информатизации; - что такое финансовый менеджмент и на что тратятся средства в информационных системах; - как и чем обеспечивается правовая защищенность информационных ресурсов. 4 Средства информатизации составляют значительную долю мирового рынка и в существенной мере уже сейчас определяют структуру инвестиционных потоков мирового хозяйства. Одним из самых мощных факторов, стимулирующих создание все более мощных и эффективных, является конкуренция в основной деятельности компаний, поскольку именно оперативная и полная информация дает им преимущество перед конкурентами, а невнимание к качеству и эффективности информационных систем обязательно ведет к потере позиций фирмой и, в конце концов, к ее поражению. Вместе с тем в настоящее время по любому вопросу технологически можно собрать такое количество информации, которое никто не в состоянии за реально отведенное ситуацией время осмыслить (иногда даже просто просмотреть) и уж тем более эффективно использовать. Отсюда следует необходимость системного подхода к рассмотрению столь масштабных явлений, как информационные процессы. 5 2 Информационные технологии и информационные системы 2.1 Особенности информационных технологий и информационных систем Информационная система (ИС), по существу, является производством, выпускающим определенную продукцию. Эта продукция может быть измерена количественно и оценена качественно, а также может быть определена ее стоимость. Занесение в память информации аналогично хранению сырья на складе. Объем памяти ИС, по существу, хорошо согласуется с вместимостью складских помещений. И так же, как сырье, информация не должна «лежать на складе», она должна полностью и постоянно использоваться; избыточная память (аналогия - излишние складские площади) снижает эффективность системы, поскольку информация обрабатывается дольше, устройства большой емкости стоят дороже, их стоимость переносится на продукцию, т.е. на результат обработки информации. Основной этап информационных технологий, конечно, - обработка данных программами. Возможности потерь и резервы здесь обычно скрыты в большем объеме, чем на других этапах. Выдерживая приведенную выше аналогию с производственной системой, можно заметить, что информация - это заготовки или полуфабрикаты, прикладные обрабатывающие программы - это инструменты, сервисные программные средства - приспособления, а оборудование ЭВМ и их базовые программные средства – это основное технологическое оборудование (станки, сварочные автоматы, прессы и т.д.). Мощные оборудование, базовые программные средства, прикладные программы, конечно, повышают производительность и качество работ, однако могут быть избыточными, что влечет за собой удорожание продукции - инфор- мационной услуги или результата расчета. Выдача информации в требуемых формах (продукции) может осуществляться по-разному: на экран индивидуального пользовательского дисплея, в сетевые структуры для коллективного использования, в виде «твердой копии» - документа, на экран (табло) и т.д. Формирование выходной информации требует затрат и оборудования и в этом аналогично предыдущему этапу. Передача информации пользователю – рациональное потребление продукции информационной системы – весьма сложный вопрос: не всегда ясно, как и какая информация, выдаваемая ИС, действительно применяется пользователями, т.е. потребляется и дает эффект. Информационная система может быть определена с технической точки зрения как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации. В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы 6 могут также помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делать видимыми комплексные объекты и создают новые изделия. Информационные системы содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации или окружающей среде. Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для людей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую люди могут понимать и использовать. Три процесса в информационной системе производят информацию, в которой нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем и создания новых изделий или услуг, - это ввод, обработка и вывод. В процессе «ввода» фиксируются или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе «обработки» этот сырой материал преобразуется в более значимую форму. На стадии «ввода» обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться. Информационные системы также нуждаются в «обратной связи», которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных. Существуют формальные и неформальные организационные компьютерные информационные системы. Формальные системы опираются на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования этих данных. Неформальные информационные системы (типа сплетен) основаны на неявных соглашениях и неписаных правилах поведения. Нет никаких правил, что является информацией или как она будет накапливаться и обрабатываться. Такие системы необходимы для жизни организации. Хотя компьютерные информационные системы используют компьютерные технологии, чтобы переработать непроверенные сведения в значимую информацию, существует ощутимое различие между компьютером и компьютерной программой, с одной стороны, и информационной системой - с другой. Электронные и вычислительные машины и программы для них - техническое основание, инструментальные средства и материалы современных информационных систем. Компьютеры обеспечивают оборудование для хранения и изготовления информации. Компьютерные программы, или программное обеспечение, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют работой компьютеров. Но компьютеры - только часть информационной системы. С ростом технической мощи ИТ компьютеры начали не просто облегчать работу человека, а позволяют выполнять то, что без ИТ было бы невозможным. В связи с тем, что менеджеру приходится принимать решения в условиях 7 большой неопределенности и риска, новые возможности информационных систем очень быстро начинают находить применение в бизнесе. 2.2 Системы поддержки принятия решений (Decision Support System) Системы поддержки принятия решений (DSS) - это компьютерные системы, почти всегда интерактивные, разработанные, чтобы помочь менеджеру (или руководителю) в принятии решений. DSS включают и данные, и модели, чтобы помочь принимающему решения решить проблемы, особенно те, которые плохо формализованы. Данные часто извлекаются из системы диалоговой обработки запросов или базы данных. Модель может быть простой типа «доходы и убытки», чтобы вычислить прибыль при некоторых предположениях, или комплексной типа оптимизационной модели для расчета загрузки для каждой машины в цехе. Система поддержки принятия решений требует трех первичных компонентов: модели управления, управления данными для сбора и ручной обработки данных и управления диалогом для облегчения доступа пользователя к DSS. Пользователь взаимодействует с DSS через пользовательский интерфейс, выбирая частную модель и набор данных, которые нужно использовать, а затем DSS представляют результаты пользователю через тот же самый пользовательский интерфейс. Модель управления и управление данными в значительной степени действуют незаметно и варьируются от относительно простой типовой модели в электронной таблице до сложной комплексной модели планирования, основанной на математическом программировании. Чрезвычайно популярный тип DSS - в виде генератора финансового отчета. С помощью электронной таблицы типа Lotus 1-2-3 или Microsoft Excel создаются модели, чтобы прогнозировать различные элементы организации или финансового состояния. В качестве данных используются предыдущие финансовые отчеты организации. Начальная модель включает различные предположения относительно будущих трендов в категориях расхода и дохода. После рассмотрения результатов базовой модели менеджер проводит ряд исследований типа «что, если», изменяя одно или большее количество предположений, чтобы определить их влияние на исходное состояние. Например, менеджер мог бы зондировать влияние на рентабельность, если бы продажа нового изделия росла на 10% ежегодно. Или менеджер мог бы исследовать влияние большего, чем ожидаемое, увеличения цены сырья, например 7 % вместо 4 % ежегодно. Другой пример DSS – интерактивная система для планирования объема и производства в большой бумажной компании. Эта система использует детальные предыдущие данные, прогнозирующие и планирующие модели, чтобы поиграть на компьютере общие показатели компании при различных плановых предложениях. Большинство нефтяных компаний развивают DSS, чтобы поддержать принятие решения капиталовложений. Эта система включает 8 различные финансовые условия и модели для создания будущих планов, которые могут быть представлены в табличной или графической форме. 2.3 Исполнительные информационные системы (Executive Support System) Исполнительные информационные системы появились в 80-х годах. Ключевая концепция исполнительной информационной системы состоит в том, что такая система поставляет интерактивную совокупность текущей информации относительно коньюктуры рынка, формирует легкий доступ для старших руководителей и других менеджеров без помощи посредников. ESS использует современную графику, связь и методы хранения данных, обеспечивая исполнителям легкий интерактивный доступ к текущей информации относительно состояния организации. 2.4 Экспертные системы (Expert System) Чтобы спроектировать экспертную систему, специалист, называемый инженером знания (специально подготовленный системный аналитик), очень тесно работает с одним или большим количеством экспертов в изучаемой области. Инженеры знания пробуют узнавать все относительно способа, которым эксперт принимает решения. Если строится экспертная система для планирования оборудования, то инженер знания работает с опытными планировщиками оборудования, чтобы видеть, как они работают. Знание, полученное инженером знания, затем загружается в компьютерную систему, в специализированном формате, в блоке, названном базой знаний. Эта база знаний содержит правила и заключения, которые используются в принятии решений, - параметры, или факты, необходимые для решения. Другие главные фрагменты экспертной системы – создатель заключения и интерфейс пользователя. Создатель заключения – логический каркас, который автоматичес5и проводит линию рассуждения и который обеспечен правилами заключения и параметрами, вовлеченными в решение. Таким образом один и тот же создатель заключения может использоваться для многих различных экспертных систем с различной базой знаний. Интерфейс пользователя – блок, используемый конечным пользователем, например неопытным планировщиком оборудования. Идеальный интерфейс – очень дружественный. Другие блоки включают подсистему объяснения, чтобы разъяснить доводы, что система движется в направлении решения, подсистему накопления знания, чтобы помочь инженеру знания в регистрации правил заключения и параметров в базе знаний, рабочую область, чтобы использовать компьютер, поскольку решение сделано. 9 3 Информационное обеспечение информационных технологий и информационных систем управления организацией 3.1 Понятие информационного обеспечения, его структура Становление рыночных отношений определяется повышением уровня управления экономикой. Управление следует рассматривать как информационный процесс, происходящий между органами управления, управляемым объектом и внешней средой. Под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде. Процесс управления включает сбор, обработку и передачу информации для выработки управляющих решений. Информация является предметом труда и одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности. Показатель – логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления. Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. В документах, как правило, содержится большое количество показателей. Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение. Группа однородных документов, объединенных по определенному признаку (например, отчетному периоду), составляет информационный массив (файл). Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память персонального компьютера (ПК) осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации. Данными принято называть информацию, представленную в формализованном виде, позволяющем передавать ее, хранить на различных носителях и обрабатывать. Таким образом, каждому показателю соответствует множество конкретных значений – данных, которые после автоматизированной обработки приобретают экономический смысл, снова становятся информацией, которая используется для формирования управляющих решений. Менеджмент обеспечивается огромным объемом информации, размер которой постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного предприятия обращается несколько десятков тысяч показателей, несколько миллионов материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются тысячи документов, над которыми выполняются различные операции преобразования. Управленческую информацию классифицируют по различным признакам: - источникам возникновения: первичная и производственная (промежуточная, командная, отчетная); - способу фиксации: устная и документированная; - способу выражения: цифровая и алфавитная; 10