Два способа, как защитить ячейки в Excel от изменений. Как защитить ячейки в Excel от редактирования

По различным причинам возникают ситуации, когда у пользователей Excel появляется желание защитить ячейки в своих Excel – таблицах. Кто-то хочет защитить все ячейки без исключения, а кому-то надо установить выборочную защиту исключительно на ячейки с заливкой или с формулами.

Кто-то хочет защитить данные от самого себя, чтобы случайно не удалить что-то важное, а кому-то необходимо защитить ячейки от других, например не очень опытных пользователей, которые могут, заменить в ячейке формулу с промежуточным расчетом на свое значение и поставить тем самым под сомнение конечный результат. При этом найти подобную ошибку будет довольно проблематично.

Установка и снятие защиты ячеек стандартными средствами Excel

Защита ячеек производится в два этапа, для того чтобы защитить ячейки от изменений, необходимо:

Этап первый - выделить ячейки и сделать их защищаемыми;

Для этого достаточно после выделения ячеек нажать сочетание клавиш Ctrl+1 либо кликнуть правой кнопкой мыши в области выделенных ячеек, выбрать из контекстного меню пункт «Формат ячеек…», зайти на вкладку «Защита» и установить флажки в полях «Защищаемая ячейка» и/или "Скрыть формулы".

Наличие установленных флажков не защищает ячейки, а говорит лишь о том, что ячейки станут защищенными после установки защиты листа. Изменять формат ячеек можно как во всем выделенном диапазоне, так и у группы несмежных ячеек. По умолчанию в каждой новой книге и на каждом новом рабочем листе все ячейки являются защищаемыми и у всех ячеек отсутствует флажок в поле "Скрыть формулы".

Этап второй - установить защиту листа.

Защите листа в различных версиях Excel посвящена отдельная публикация , здесь же следует напомнить, что установить защиту листа в Microsoft Excel 2003 можно в меню Сервис/Защита/Защитить лист, а в Excel 2007/2010/2013 лист защищается на вкладке «Рецензирование», в группе кнопок «Изменения» нажатием кнопки «Защитить лист». При необходимости можно отметить галочками разрешения для пользователей и ввести пароль.

Использование надстройки позволяет:

1. Одним кликом мыши вызывать диалоговое окно макроса прямо с панели инструментов Excel;

2. выбирать по своему усмотрению один из четырех режимов обработки данных;

3. на выбор пользователя устанавливать либо снимать свойство "Защищаемая ячейка" и "Скрыть формулы" по семи условиям (на пустые ячейки, на ячейки с числовыми и текстовыми значениями, с формулами, с примечаниями, с заливками и рамками).

видео по установке/снятию защиты ячеек

макрос (надстройка) для выборочной установки и снятия свойства "защищаемая ячейка"

Как и любую информацию данные в Экселе иногда приходится защищать от редактирования или случайного удаления. К сожалению, в меню нет такой кнопки, нажатием на которую можно одним действием защитить отдельную ячейку от редактирования. Но зато есть набор различных защит, комбинируя которые можно получить желаемый результат.

Защитить ячейку от изменений в Excel можно только установив защиту всего листа. По умолчанию при включении защиты листа в Экселе будут защищены все ячейки. Если выделить ячейку или несколько, и войти в формат ячеек, то можно на вкладке «Защита» увидеть установленную галочку «Защищаемая ячейка» . Убирая эту галочку мы снимаем защиту с этих ячеек, и они будут всегда доступны для редактирования.

Теперь при включении защиты листа в Экселе на вкладке «Рецензирование» пунктом меню «Защитить лист» , мы защитим от изменений все ячейки листа, для которых не была снята галочка. А ранее редактируемые нами ячейки можно будет изменять. При этом в момент включения защиты появится возможность сделать дополнительные настройки и выбрать, что именно нельзя будет делать с ячейками.

Теперь рассмотрим возможность защиты паролем отдельных ячеек в Excel. Необходимо будет выделить ячейки, которые мы хотим защитить отдельным паролем в Экселе, и на вкладке «Рецензирование» выбрать пункт меню «Разрешить изменение диапазонов» . В появившемся окошке нажимаем «Создать» , при желании вводим имя диапазона, проверяем или вводим новый диапазон ячеек, и указываем пароль.

Но после всех этих настроек защита ячеек в Excel от редактирования еще не работает. Чтобы все заработало, необходимо включить защиту листа, как это было рассмотрено выше. После этого все ячейки будут защищены от изменений, но для выбранных нами ячеек будет действовать отдельный пароль, введя который без разблокировки листа можно будет вносить необходимые изменения.

Зная возможности защиты ячеек в Экселе теперь можно комбинировать различные варианты. Например, выделив все ячейки листа и зайдя в формат ячеек можно на вкладке защиты отменить защиту этих ячеек, затем выделить отдельную группу ячеек и вернуть им защиту. На данном этапе при включении защиты листа заблокированными будут только отмеченные нами ячейки. А если перед этим через меню разрешения изменения диапазонов ввести отдельный пароль для выделенных ячеек, то после включения защиты листа во все ячейки можно будет вносить любые данные, а в заблокированные ячейки можно будет внести изменения только при вводе пароля. Собственно, только таким образом и получится защитить отдельные ячейки Экселя от изменений стандартными средствами.

Любой документ, который создается пользователем, может содержать в себе данные, которые частично или полностью не предназначены для посторонних глаз. Часто юзер хочет их уберечь, а потому ставит защиту, например, в виде пароля. В Excel тоже можно защитить любые данные, но далеко не все знают, как именно. Интересно, что в этой программе существует защита с несколькими уровнями, когда можно защитить ячейку в excel 2007 или же защитить целый лист, или же сделать невозможным ввод некорректных данных.

Как видите, помимо огромного количества функций, в Excel предусмотрена и возможность защитить формулу в excel от редактирования, да и вообще, можно сделать весь документ недосягаемым для других или даже для себя, если боитесь допустить случайную ошибку. А если случайно забудете пароль к файлу, то это не страшно его можно восстановить. Как это сделать написано .

Защита от ввода некорректных данных

Это самый простой способ, о котором я расскажу на примере Excel 2007. Обычно защита для ввод некорректных данных ставится тогда, когда нужно с особой тщательностью вносить данные в ячейку, и пользователь хочет перестраховаться. Следуйте такому алгоритму действий:

1. Откройте Эксель и в меню программы (горизонтальная строка в самом верху) выберите пункт «Данные».
2. Отыщите кнопку «Проверка данных».
3. Появится новое окно, в котором необходимо выбрать требуемые параметры, в частности, тип данных, на которые будет распространяться проверка.
4. Кроме того, в этом же окне есть еще две вкладки «Сообщение для ввода» и «Сообщение об ошибке». При желании вы можете воспользоваться и этими функциями.

Защита ячеек от редактирования

Но как защитить ячейку от изменений в excel? Очень просто! Выделите ячейку, которую не хотите защищать и кликните по ней правой мышиной кнопкой. Появится меню, где нужно будет выбрать пункт «Формат ячеек» – вкладка «Защита». По умолчанию там будет стоять флажок напротив «Защищаемая ячейка», вам необходимо его снять. Соответственно, все те ячейки, которые так и останутся помеченные флажком, будет защищены после активации защиты листа. Это же правило действует и в случаях, когда вы раздумываете над тем, . Просто ставите защиту на ячейку с формулой и устанавливаете защиту листа.

Чтобы защитить лист, откройте вкладку «Рецензирование» в меню программы, и там кликните на кнопку «Защитить лист». Вновь появится новое окно, и вы сможете настроить защиту согласно различным параметрам. Теперь, что редактировать ячейку, нужно предварительно снять защиту листа и только потом переиначивать данные.

Программа Microsoft Office Excel предназначена для того, чтобы работать с информацией в таблицах. Она представлена в виде сетки, которую образуют столбцы и строки. В некоторых случаях у автора «книги» - документа Excel - возникает необходимость защитить данные от изменения . Вы можете предохранить произвольное количество клеток от введения неправильных данных или редактирования. Это нужно для того, чтобы:

• ограничить права пользователей или групп, установив пароль на определённый перечень (или всю книгу);
• предохранить элементы от того, чтобы не изменить клетку самостоятельно и не потерять информацию.

В статье рассмотрены доступные в Excel варианты.

Именно так вы можете предотвратить вмешательство в книгу Excel от случайного или намеренного вмешательства того или иного юзера. Это позволит избежать утери данных при сохранении и закрытии документа, а также попытки восстановить значения, что занимает время и не всегда является возможным.

К сожалению, в Excel нет кнопки, которая мгновенно ограничит доступ к той или иной области. Тем не менее всё можно сделать с помощью возможностей программы, не прибегая к другим. Для того чтобы установить подобную защиту от введения неправильных данных или изменения, воспользуйтесь одним из способов:

1. ограничение на ввод некорректной информации;
2. предохранение выборочного количества или определённой группы значений от редактирования;
3. установка различных прав для разных юзеров или групп;
4. ограничение прав к одному или нескольким страницами книги Excel.

Вы также можете запаролить функции сохранности, делая изменение недоступным для людей, не знающих кода доступа. Например, это позволяет разбить книгу на области, в каждой из которых работает один человек. Комбинируя различные функции, вы сможете добиться желаемого типа ограничения прав на редактирование. Ограничение на изменение также можно отменить (если был установлен пароль, потребуется ввести его).

Настройку можно произвести для различного типа защищаемых данных.

Указанный способ - самый простой в применении. С его помощью вы сможете контролировать то, что вы (или другой пользователь) вводите в клетку. Можно отсеивать данные, которые не проходят по определённым критериям, что также можно указать. Таким образом, вы можете предотвратить ввод отрицательной цены, дробного количества человек или неправильной даты определённого события. Для того чтобы установить защиту, нужно:

1. Выделить элементы, на которые будет распространяться функция.
2. Перейти во вкладку «Данные» в Excel, затем в области «Работа с данными » кликнуть «Проверка данных».
3. Откроется окно - в «Параметры» укажите тип данных, от введения которых хотите уберечь клетки.
4. Вы также можете настроить уведомления, которые Excel будет выводить перед редактированием и в случае ввода некорректных данных. Это делается во вкладках «Сообщение для ввода» и «Сообщение об ошибке» соответственно.
5. Затем необходимо сохранить настройки, нажав «ОК», и они вступят в силу.

Добавляем автоматические уведомления для работы с ячейками.

Ограничение от редактирования

Используя эту функцию, вы можете чётко указать конкретные клетки или группы, которые необходимо уберечь от изменения. Это можно сделать для:

• Всех элементов рабочей области - нажмите Ctrl + «A»;
• Конкретных - выберите их вручную, используя Ctrl для добавления ячейки в перечень и Shift для того, чтобы включить в него сразу несколько по горизонтали, вертикали или поперёк;
• Определённых групп элементов, например, только клетки с формулами , примечаниями или любые другие.

Ограничение всей рабочей области:

1. Выделите все элементы - нажмите Ctrl + «A» или кликните на область, где пересекается нумерация строк и столбцов на рамке таблицы (пустая клетка без цифры и буквы).
2. Выберите «Формат ячеек», в окне перейдите в «Защита» и активируйте пункты «Защищаемая ячейка» (установлен по умолчанию, опционально или взамен), «Скрыть формулы».
3. После этого вам необходимо активировать сохранную функцию страницы.

Выделяя всю таблицу либо её часть, ограничиваем доступ.

Ограничение прав к клеткам, выбранным вручную:

1. Выделите элементы, которые предохранять не нужно, кликая по ним, удерживая Shift (для включения в перечень группы) и Ctrl (для включения конкретной, в том числе несмежной ячейки).
2. На выделенной области нажмите правой клавишей мыши, чтобы открыть контекстное меню.
3. Выберите «Формат ячеек», в окне перейдите в «Защита» и снимите галочку с «Защищаемая ячейка» - все остальные отмеченные элементы будут ограничены в редактировании при активации предохранения листа.
4. Кликните «ОК», чтобы применить настройки.
5. После этого вам необходимо активировать опцию.

Ограничение доступа к определённым группам клеток нужно в том случае, если необходимо ограничить редактирование одной или нескольких групп с конкретными свойствами содержимого:

1. Укажите элементы, принадлежащие к одной или нескольким группам, которые нужно уберечь. Для этого перейдите по пути «Главная» - «Редактирование» - «Найти и выделить» - «Выделение группы ячеек».
2. Укажите необходимые опции и нажмите «ОК», чтобы изменения вступили в силу.
3. После этого вам нужно активировать функцию предохранения.

Пример выбора содержимого с определенными свойствами.

Как установить защиту листа в Excel

Недостаточно просто снять или установить флажки в пунктах об ограничении прав на изменение данных. Защищёнными (или наоборот, если вы сняли отметку) клетки станут после того, как будет активирована функция для всей страницы. Настройки Excel по умолчанию - активированный пункт «Защищаемая ячейка» и выключенный «Скрыть формулы», но вы можете проверить это или внести поправки, если необходимо.

1. Перейти во вкладку «Рецензирование», указать «Защитить лист» - так вы ограничите права ко всем клеткам, которые отмечены галочкой (остальные по-прежнему можно будет изменять).
2. Вы также можете внести дополнительные настройки перед применением опции, чтобы указать, что именно будет сделано с отмеченными элементами.
3. Подтвердите активацию ограничения доступа.

Если вы хотите оставить возможность форматирования всех элементов страницы Excel, отметьте только три первых пункта.

Excel позволяет добавить пароль при защите листа.

Ограничение разных диапазонов для разных пользователей

В случае, если над документом работает несколько человек, и каждому из них должен быть доступен только определённый участок, необходимо:

1. Перейти во вкладку «Рецензирование», нажать «Разрешить изменение диапазонов».
2. В новом окне создать область - ввести перечень значений и пароль для доступа к ним.
3. Сделать требуемое количество произвольных областей и разрешить доступ любому количеству юзеров.
4. Установить функцию, чтобы изменения вступили в силу.

При утилизации такой системы функций каждый пользователь перед тем, как редактировать определённый участок таблицы, будет вынужден ввести пароль. Если он не знает секретного кода, внести изменения не получится.

Ограничиваем либо предоставляем доступ к диапазонам ячеек.

Ограничение одного или нескольких листов от изменения и форматирования

В большинстве случаев недостаточно ограничить права к клеткам и их группам по функционалу. Целесообразно запретить редактирование всей страницы Excel либо нескольких. Для этого нужно:

1. Перейти в «Рецензирование», указать «Защитить лист» в области «Изменения».
2. Ввести пароль, если необходимо.
3. Сохранить изменения.

С помощью указанной функции вы сможете избежать не только изменения определённых значений, но и редактирования названия, «шапки» (закреплённых строк и столбцов), форматирования и изменения размеров в окне Excel.

Как установить пароль для защиты от редактирования

Ограничения, установленные в документе Excel, может отменить любой пользователь, имеющий права (по умолчанию). Для того, чтобы лишить возможности других юзеров отключать функцию предохранения от редактирования или ввода неверных данных, можно установить пароль. Для этого:

1. Укажите клетки или листы, к которым хотите ограничить доступ.
2. Перейдите в «Рецензирование» и кликните «Разрешить изменение диапазонов».
3. В новом окне создайте диапазон или укажите существующий.
4. Укажите пароль, сохраните настройки.

После активации функции документ не сможет быть изменён человеком, не знающим кода доступа к файлу. Будьте аккуратнее, так как пароль от Excel восстановить невозможно - он будет утерян со всеми данными.

Как снять защиту

Этот алгоритм подойдёт как для возврата прав ко всему листу, так и некоторым его элементам, если они - единственные заблокированные. Для этого:

1. Укажите перечень клеток, к которому требуется восстановить доступ (нажмите Ctrl + «A», чтобы выбрать все).
2. Вызовите окно «Формат ячеек», кликнув правой клавишей мыши по области элементов.
3. Перейдите в «Защита» и настройте пункты «Скрыть формулы» и «Защищаемая ячейка».
4. Сохраните изменения.

После использования указанных функций документ Excel снова станет доступен для всех юзеров. Для того чтобы отменить защиту только на части книги, сначала сделайте это для всей, после чего выделите элементы, права к которым следует ограничить вновь.

Итог

Зная, какие сохранные возможности предлагает Excel, вы можете довольно тонко настроить ограничения доступа. Так можно предостеречь себя от случайного ввода нежелательных данных, а также редактирования книги сторонним пользователем. Вы можете запаролить клетки, а также снять предохранение от нежелательного доступа или поправок полностью или частично. Это самые простые способы ограничения прав , которые могут быть настроены в самом Excel.

Довольно часто в электронных таблицах Excel хранятся важные данные, к которым надо ограничить доступ или защитить от изменения. В Microsoft Excel есть несколько встроенных механизмов, позволяющих защитить как весь файл целиком, так и отдельные его части.

Давайте рассмотрим эти способы применительно к наиболее актуальным на сегодняшний день версиям Microsoft Excel 2010\2013.

Защита файла

Для того, чтобы защитить файл паролем, надо открыть меню «Файл» -> «Защитить книгу» -> «Зашифровать паролем» и в открывшемся окне ввести пароль.

После этого пароль будет запрашиваться при каждом открытии файла.

Еще один вариант защиты файла: «Файл» -> «Сохранить как» -> «Обзор» (для Excel 2013), затем перейти в «Сервис» -> «Общие параметры». В открывшемся окне можно указать не только пароль на открытие, но и отдельный пароль на изменение файла.

Теперь после ввода пароля на открытие у вас есть выбор. Можно либо ввести дополнительный пароль для изменения файла, либо открыть файл только для чтения.

Защита структуры книги

Как уже было сказано, Excel позволяет защитить не только весь файл целиком, но и отдельные части документа. Например, можно защитить структуру книги, для чего надо перейти на вкладку «Рецензирование», выбрать на ленте пункт «Защитить книгу» и ввести пароль.

После этого станет невозможно производить какие либо действия с листами (удаление, перемещение, переименование и пр.). Также будет недоступно изменение закрепленных областей, сворачивание строк\столбцов с помощью группировки и прочие изменения структуры книги. Для того, чтобы вернуть возможность изменений, надо еще раз нажать на «Защитить книгу» и ввести пароль для отмены.

Защита листа

Защита листа позволяет запретить изменение содержимого ячеек конкретного листа. Для этого идем на вкладку «Рецензирование» и выбираем «Защитить лист». В открывшемся окне задаем пароль, а также выбираем действия, которые разрешено производить с ячейками без снятия защиты.

Теперь при попытке изменить содержимое защищенной ячейки будет выдано предупреждение и предложено снять защиту листа.

Можно защищать не весь лист, исключив отдельные ячейки. Для отключения надо выделить ячейки, которые не требуется защищать, кликнуть на них правой клавишей мыши и выбрать пункт «Формат ячеек». Затем перейти на вкладку «Защита» и убрать флажок «Защищаемая ячейка». Ячейки со снятым флажком будут доступны для редактирования не смотря на защиту листа.

Защита диапазона

Как вариант, можно выбрать на листе несколько диапазонов ячеек и защитить их разными паролями. Для этого на вкладке «Рецензирование» выбираем «Разрешить изменение диапазонов». В открывшемся окне жмем «Создать» и вводим название диапазона, выбираем ячейки, входящие в этот диапазон и указываем пароль для доступа. Дополнительно по кнопке «Разрешения» можно указать пользователей, которым разрешен доступ к диапазону без пароля. Настроив диапазоны жмем кнопку «Защитить лист», дальше все как в предыдущем пункте.

В этом случае при попытке произвести какие либо действия с ячейкой будет выведен запрос пароля для диапазона, в который эта ячейка входит.

Заключение

И в заключение несколько слов о том, насколько надежна защита средствами Excel. Скажу сразу, защита книги или отдельного листа крайне ненадежна и ломается без особых усилий. При этом можно даже обойтись без программ для подбора паролей.

Защита всего файла — дело другое. Тут используется полноценное 128-битное шифрование по алгоритму AES, так что при использовании грамотного пароля взломать защиту очень непросто. Впрочем, не стоит питать иллюзии, при наличии большого желания и вычислительных мощностей это всего лишь вопрос времени. Также напомню, что пароль не может воспрепятствовать пользователю скопировать и\или удалить файл, для этого надо использовать другие механизмы защиты.