Автоматизация заполнения таблиц в excel. Автозаполнение форм

Автозаполнение форм на сайте – это отличный способ сэкономить время при использовании ресурсов интернета. При желании вы можете воспользоваться указанной опцией, покопавшись в настройках вашего браузера.

Основные возможности по использованию автозаполнения заключаются в следующих действиях с данными:

• добавлением;
• редактированием;
• удалением.

Особенности хранения данных

Многие пользователи не знают, какими должны быть данные для автозаполнения форм и что это вообще такое. Обычно к информации, которую можно сохранять указанным способом, относятся следующие варианты автозаполнения:

1. имя пользователя;
2. адрес электронной почты;
3. номер телефона;
4. название организации;
5. почтовый адрес.

При использовании интернета рядовые пользователи часто сталкиваются с предложением запомнить данные, предназначенные для авторизации на различных ресурсах. А с распространением платежей в электронном виде, становится популярной возможность автозаполнения на сайте данных, касающихся сведений о банковской карте, хотя с предоставлением доступа к финансовой информации следует быть предельно осторожными.

Программа для автозаполнения форм в браузере

Автозаполнение форм в Firefox представляет собой возможность появления выпадающего списка при начале набора текста в специальном текстовом поле на различных сайтах. Ранее используемые на сайте варианты, похожие на вводимые сейчас, предоставляются в виде выпадающего списка. Это делается автоматически. Вы можете по желанию настраивать автозаполнение в FireFox.

Отличается ли автозаполнение форм в Chrome от предыдущего варианта? В принципе, основные возможные действия с данными будут аналогичными. Кроме того, у пользователя будет возможность сохранения паролей с помощью раздела «Пароли и формы», которые также можно включить, сохранить, отредактировать и удалить.
Для использования паролей с разных устройств применяются настройки синхронизации. При совершении покупок в интернете используется синхронизация с сервисом Google Payments. Если вы боитесь оставлять конфиденциальную информацию, связанную с финансовыми вопросами сторонним ресурсам, Гугл частично устранит ваши опасения. При переходе на подозрительные ресурсы он заранее предупредит вас о возможных рисках информацией о незащищенном или опасном подключении, небезопасном входе и небезопасной оплате, посоветовав воздержаться от автозаполнения.

Напоследок рассмотрим автозаполнение форм в отечественном Яндекс браузере. В разделе «Пароли и формы» существует опция по включению данного сервиса одним кликом. Также вы можете добавить нужные сведения, а также удалить их или очистить всю историю.
В классическом интерфейсе у пользователя существует возможность самостоятельно задать список адресов, для которых разрешено или запрещено использовать рассматриваемую нами функцию.

Браузер Яндекс хранит пароли в виде хешей в собственной базе данных и уверяет, что на подбор нужной комбинации у злоумышленника уйдет около ста лет. Он использует дополнительную защиту от фишинга и заранее предупреждает о нежелательности применения одинаковых паролей для разных ресурсов. Дополнительно сервис Яндекс Помощь предлагает пользователям подробные инструкции по отключению запоминания данных на сайте в основных популярных браузерах, использующихся на сегодняшний день.

Отличного Вам дня!

Если вам необходимо заполнить диапазон набором значений, то можете воспользоваться одним из методов, который состоит во вводе первого значения, написании формулы для расчета следующего значения и копировании формулы.

Например, на рис. 35.1 показан ряд последовательных чисел в столбце А. Ячейка А1 содержит значение 1, а ячейка А2 содержит формулу, которая была скопирована вниз по столбцу: =А1+1

Другой метод заключается в том, чтобы позволить Excel сделать работу, используя удобную функцию автозаполнения.

1. Введите 1 в ячейку А1.
2. Введите 2 в ячейку А2.
3. Выберите А1:А2.
4. Переместите указатель мыши в правый нижний угол ячейки А2 (так называемый маркер заполнения ячейки) и, когда указатель мыши превратится в черный знак «плюс», перетащите его вниз по столбцу, чтобы заполнить ячейки.

Вы можете включать и отключать это поведение. Если у ячеек нет маркера заполнения, выберите Файл Параметры , перейдите в раздел Дополнительно диалогового окна Параметры Excel. Здесь в области Параметры правки установите флажок Разрешить маркеры заполнения и перетаскивание ячеек .

Данные, введенные в шагах 1 и 2, обеспечивают Excel необходимой информацией для определения типа серии, которую надо использовать. Если бы вы ввели 3 в ячейку А2, то серия бы состояла из нечетных чисел: 1,3, 5, 7 и т. д.

Вот еще один трюк автозаполнения: если данные, с которых вы начинаете, являются беспорядочными, Excel завершает автозаполнение, выполняя линейную регрессию и заполняя диапазон спрогнозированными значениями. На рис. 35.2 приведен лист с ежемесячными значениями продаж за январь-июль. При использовании автозаполнения после выбора С2:С8 Excel продлевает наиболее вероятную линейную тенденцию продаж и заполняет недостающие значения. На рис. 35.3 показаны спрогнозированные значения, а также график.

Автоматическое заполнение, которое также используют автоматизированные системы учета электроэнергии , также работает с датами и даже некоторыми текстовыми элементами, а именно - названиями дней недели и названиями месяцев. В табл. 35.1 приведено несколько примеров типов данных, которые могут быть автоматически заполнены.

Таблица 35.1. Типы данных с возможностью автозаполнения

Вы также можете создавать собственные списки элементов для автоматического заполнения. Для этого откройте диалоговое окно Параметры Excel и перейдите в раздел Дополнительно . Затем прокрутите окно вниз и нажмите кнопку Изменить списки для отображения диалогового окна Списки . Введите ваши элементы в поле Элементы списка (каждый на новой строке). Затем нажмите кнопку Добавить , чтобы создать список. На рис. 35.4 показан пользовательский список названий регионов, которые используют римские цифры.

Для большего контроля над тем, что происходит при использовании автозаполнения, используйте правую кнопку мыши при перетаскивании маркера заполнения. Отпустив кнопку, вы увидите контекстное меню с некоторыми параметрами (рис. 35.5). Элементы, которые доступны в контекстном меню, зависят от типа выбранных данных. Например, если первая ячейка в серии содержит дату, то будут включены связанные с датой параметры.

Часто при заполнении таблицы приходится набирать один и тот же текст. Имеющаяся в Excel функция автозавершения помогает значительно ускорить этот процесс. Если система определит, что набираемая часть текста совпадает с тем, что был введен ранее в другой ячейке, она подставит недостающую часть и выделит ее черным цветом (рис. 2). Можно согласиться с предложением и перейти к заполнению следующей ячейки, нажав, или же продолжить набирать нужный текст, не обращая внимания на выделение (при совпадении первых нескольких букв) .

Рис. 2 - Автозавершение при вводе текста

Механизм автозаполнения удобно применять в тех случаях, когда в ячейки требуется ввести какую-либо последовательность данных. Предположим, необходимо заполнить строку или столбец последовательностью чисел, каждое из которых больше (или меньше) предыдущего на определенную величину. Чтобы не заниматься этим вручную, можно выполнить следующие действия :

1. Необходимо набрать в двух соседних ячейках первые два значения из ряда чисел, чтобы Excel мог определить их разность.

2. Выделить обе ячейки.

3. Навести указатель мыши на маркер, который находится в нижнем правом углу рамки выделения. При этом он примет вид черного плюса.

4. Выполнить щелчок и, удерживая нажатой кнопку мыши, протянуть рамку до появления на всплывающей подсказке возле указателя мыши конечного значения, которое будет помещено в последнюю ячейку ряда. Протаскивать рамку можно в любом направлении.

5. Отпустить кнопку мыши, чтобы диапазон охваченных ячеек заполнился.

Функция автозаполнения очень полезна при копировании формулы в ряд ячеек. Благодаря функции автозаполнения ввести формулы в ячейки можно за несколько секунд. Нужно набрать только первую формулу, а затем протаскиванием рамки за нижний маркер скопировать ее на весь ряд .

При этом адреса ячеек в формулах будут автоматически заменены на нужные (по аналогии с первой формулой).

45. Думаю все знают такой прием в Excel, как автозаполнение ячеек путем протягивания мышью крестика? Если еще нет, то расскажу поподробней. Допустим Вы хотите заполнить строку или столбец днями недели(Понедельник, Вторник и т.д.) . Что Вы для этого делаете? Правильно, Вы в каждую ячейку вписываете вручную все эти дни. Но в Excel есть прекрасная возможность упростить этот процесс. Для выполнения подобной операции Вам потребуется заполнить лишь первую ячейку. Пишем в неё - Понедельник. Теперь выделяем эту ячейку и ведем курсор мыши к нижнему правому углу ячейки. Курсор приобретет вид черного крестика(рис.1) .

рис.1

Как только курсор стал крестиком, жмем левую кнопку мыши и удерживая её тянем вниз(если надо заполнить строки) или вправо(если надо заполнить столбцы) на необходимое количество ячеек. Теперь все захваченные нами ячейки заполнены днями недели. И не одним Понедельником, а по порядку(рис.2) .

рис.2

Но это не все. Если вместо левой кнопки мыши, зажать правую и протянуть, то по завершении Excel выдаст меню, в котором будет предложено выбрать метод заполнения: Копировать ячейки , Заполнить , Заполнить только форматы ,Заполнить только значения , Заполнить по дням , Заполнить по рабочим дням ,Заполнить по месяцам , Заполнить по годам , Линейное приближение ,Экспоненциальное приближение , Прогрессия - см.рис.3 . Серым шрифтом выделены неактивные пункты меню - те, которые нельзя применить к выделенным ячейкам. Выбираете необходимый пункт и любуетесь результатом.

рис.3

Но и это еще не все. Наряду со встроенными в Excel списками автозаполнения, можно создать и свои списки. Например, Вы часто заполняете шапку таблицы словами: Дата, Артикул, Цена, Сумма . Можно их вписывать каждый раз или копировать откуда-то, но можно сделать и по-другому. Если Вы используете:

· Excel 2003 , то переходите Сервис -Параметры -Вкладка "Списки " ;

· Excel 2007 - Меню -Параметры Excel -вкладка Основные -кнопочка "Изменить списки " ;

· Excel 2010 - Файл -Параметры -вкладка Дополнительно -кнопочка "Изменить списки… " .

В результате перед Вами что-то вроде этого(рис.4)

рис.4

Выбираете пункт НОВЫЙ СПИСОК - ставите курсор в поле Элементы списка и заносите туда через запятую наименования столбцов, как показано на рис.4 . НажимаемДобавить .

Так же можно воспользоваться полем «Импорт списка из ячеек «. Активируем поле выбора, щелкнув в нем мышкой. Выбираем диапазон ячеек со значениями, из которых хотим создать список. Жмем Импорт. В поле Списки появиться новый список из значений указанных ячеек.

Теперь остается проверить в действии. Пишем в любую ячейку слово Дата и протягиваем, как описано выше. Excel заполнил нам остальные столбцы значениями из того списка, который мы сами только что создали. Вы можете изменять и удалять, созданные Вами списки, добавлять новые.

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-07-22

На одном из листов рабочей книги Excel, находиться база информации регистрационных данных служебных автомобилей. На втором листе ведется регистр делегации, где вводятся личные данные сотрудников и автомобилей. Один из автомобилей многократно используют сотрудники и каждый раз вводит данные в реестр – это требует лишних временных затрат для оператора. Лучше автоматизировать этот процесс. Для этого нужно создать такую формулу, которая будет автоматически подтягивать информацию об служебном автомобиле из базы данных.

Автозаполнение ячеек данными в Excel

Для наглядности примера схематически отобразим базу регистрационных данных:

Как описано выше регистр находится на отдельном листе Excel и выглядит следующим образом:

Здесь мы реализуем автозаполнение таблицы Excel. Поэтому обратите внимание, что названия заголовков столбцов в обеих таблицах одинаковые, только перетасованы в разном порядке!

Теперь рассмотрим, что нужно сделать чтобы после ввода регистрационного номера в регистр как значение для ячейки столбца A, остальные столбцы автоматически заполнились соответствующими значениями.

Как сделать автозаполнение ячеек в Excel:

1. На листе «Регистр» введите в ячейку A2 любой регистрационный номер из столбца E на листе «База данных».
2. Теперь в ячейку B2 на листе «Регистр» введите формулу автозаполнения ячеек в Excel:
3. Скопируйте эту формулу во все остальные ячейки второй строки для столбцов C, D, E на листе «Регистр».

В результате таблица автоматически заполнилась соответствующими значениями ячеек.



Принцип действия формулы для автозаполнения ячеек

Главную роль в данной формуле играет функция ИНДЕКС. Ее первый аргумент определяет исходную таблицу, находящуюся в базе данных автомобилей. Второй аргумент – это номер строки, который вычисляется с помощью функции ПОИСПОЗ. Данная функция выполняет поиск в диапазоне E2:E9 (в данном случаи по вертикали) с целью определить позицию (в данном случаи номер строки) в таблице на листе «База данных» для ячейки, которая содержит тоже значение, что введено на листе «Регистр» в A2.

Третий аргумент для функции ИНДЕКС – номер столбца. Он так же вычисляется формулой ПОИСКПОЗ с уже другими ее аргументами. Теперь функция ПОИСКПОЗ должна возвращать номер столбца таблицы с листа «База данных», который содержит название заголовка, соответствующего исходному заголовку столбца листа «Регистр». Он указывается ссылкой в первом аргументе функции ПОИСКПОЗ – B$1. Поэтому на этот раз выполняется поиск значения только по первой строке A$1:E$1 (на этот раз по горизонтали) базы регистрационных данных автомобилей. Определяется номер позиции исходного значения (на этот раз номер столбца исходной таблицы) и возвращается в качестве номера столбца для третьего аргумента функции ИНДЕКС.

Благодаря этому формула будет работать даже если порядок столбцов будет перетасован в таблице регистра и базы данных. Естественно формула не будет работать если не будут совпадать названия столбцов в обеих таблицах, по понятным причинам.

Эксель – один из лучших редакторов для работы с таблицами на сегодняшний день. В этой программе есть все необходимые функции для работы с любым объемом данных. Кроме того, вы сможете автоматизировать практически каждое действие и работать намного быстрее. В данной статье мы рассмотрим, в каких случаях и как именно можно использовать автозаполнение ячеек в Microsoft Office Excel.

Стоит отметить, что подобные инструменты отсутствуют в программе Microsoft Word. Некоторые пользовали прибегают к хитрости. Заполняют таблицу нужными значениями в Экселе, а затем переносят их в Ворд. Вы можете делать то же самое.

Настроить автоматический вывод нумерации очень просто. Для этого достаточно сделать несколько очень простых действий.

1. Наберите несколько чисел. При этом они должны находиться в одной колонке или одной строке. Кроме этого, желательно, чтобы они шли по возрастанию (порядок играет важную роль).

1. Выделите эти цифры.
2. Наведите курсор на правый нижний угол последнего элемента и потяните вниз.

1. Чем дальше вы будете тянуть, тем больше новых чисел вы увидите.

Тот же принцип работает и с другими значениями. Например, можно написать несколько дней недели. Вы можете использовать как сокращенные, так и полные названия.

1. Выделяем наш список.
2. Наводим курсор, пока его маркер не изменится.
3. Затем потяните вниз.

1. В итоге вы увидите следующее.

Эта возможность может использоваться и для статичного текста. Работает это точно так же.

1. Напишите на вашем листе какое-нибудь слово.
2. Потяните за правый нижний угол на несколько строк вниз.

1. В итоге вы увидите целый столбец из одного и того же содержимого.

Таким способом можно облегчить заполнение различных отчётов и бланков (авансовый, КУДиР, ПКО, ТТН и так далее).

Готовые списки в Excel

Как видите, вас не просят скачать какие-нибудь бесплатные дополнения. Всё это работает сразу же после установки программы Microsoft Excel.

Создание своих списков

Описанные выше примеры являются стандартными. То есть эти перечисления заданы в Excel по умолчанию. Но иногда бывают ситуации, когда необходимо использовать свои шаблоны. Создать их очень просто. Для настройки вам нужно выполнить несколько совсем несложных манипуляций.

1. Перейдите в меню «Файл».

1. Откройте раздел «Параметры».

1. Кликните на категорию «Дополнительно». Нажмите на кнопку «Изменить списки».

1. После этого запустится окно «Списки». Здесь вы сможете добавить или удалить ненужные пункты.

1. Добавьте какие-нибудь элементы нового списка. Можете написать, что хотите – на свой выбор. Мы в качестве примера напишем перечисление чисел в текстовом виде. Для ввода нового шаблона нужно нажать на кнопку «Добавить». После этого кликните на «OK».

1. Для сохранения изменений снова нажимаем на «OK».

1. Напишем первое слово из нашего списка. Необязательно начинать с первого элемента – автозаполнение работает с любой позиции.

1. Затем продублируем это содержимое на несколько строк ниже (как это сделать, было написано выше).

1. В итоге мы увидим следующий результат.

Благодаря возможностям этого инструмента вы можете включить в список что угодно (как слова, так и цифры).

Использование прогрессии

Если вам лень вручную перетягивать содержимое клеток, то лучше всего использовать автоматический метод. Для этого есть специальный инструмент. Работает он следующим образом.

1. Выделите какую-нибудь ячейку с любым значением. Мы в качестве примера будем использовать клетку с цифрой «9».
2. Перейдите на вкладку «Главная».
3. Выберите пункт «Прогрессия».

1. После этого вы сможете настроить:
   • расположение заполнения (по строкам или столбцам);
   • тип прогрессии (в данном случае выбираем арифметическую);
   • шаг прироста новых чисел (можно включить или отключить автоматическое определение шага);
   • максимальное значение.

1. В качестве примера в графе «Предельное значение» укажем число «15».
2. Для продолжения нажимаем на кнопку «OK».

1. Результат будет следующим.

Как видите, если бы мы указали предел больше чем «15», то мы бы перезаписали содержимое ячейки со словом «Девять». Единственным минусом данного метода является то, что значения могут выпадать за пределы вашей таблицы.

Указание диапазона вставки

Если ваша прогрессия вышла за рамки допустимых значений и при этом затерла другие данные, то вам придется отменить результат вставки. И повторять процедуру до тех пор, пока вы не подберете конечное число прогрессии.

Но есть и другой способ. Работает он следующим образом.

1. Выделите необходимый диапазон ячеек. При этом в первой клетке должно быть начальное значение для автозаполнения.
2. Откройте вкладку «Главная».
3. Нажмите на иконку «Заполнить».
4. Выберите пункт «Прогрессия».

1. Обратите внимание, что настройка «Расположение» автоматически указана «По столбцам», поскольку мы выделили ячейки именно в таком виде.
2. Нажмите на кнопку «OK».

1. В итоге вы увидите следующий результат. Прогрессия заполнена до самого конца и при этом ничего за границы не вышло.

Автозаполнение даты

Подобным образом можно работать с датой или временем. Выполним несколько простых шагов.

1. Введем в какую-нибудь клетку любую дату.
2. Выделяем любой произвольный диапазон ячеек.
3. Откроем вкладку «Главная».
4. Кликнем на инструмент «Заполнить».
5. Выбираем пункт «Прогрессия».

1. В появившемся окне вы увидите, что тип «Дата» активировался автоматически. Если этого не произошло, значит, вы указали число в неправильном формате.

1. Для вставки нажмите на «OK».

1. Результат будем следующим.

Автозаполнение формул

Помимо этого, в программе Excel можно копировать и формулы. Принцип работы следующий.

1. Кликните на какую-нибудь пустую клетку.
2. Введите следующую формулу (вам нужно будет скорректировать адрес на ячейку с исходным значением).

=C2*2

1. Нажмите на клавишу Enter .

1. Затем нужно будет скопировать это выражение во все остальные клетки (как это сделать, было описано немного выше).

1. Результат будет следующим.

Отличие версий программы Excel

Все описанные выше методы используются в современных версиях Экселя (2007, 2010, 2013 и 2016 года). В Excel 2003 инструмент прогрессия находится в другом разделе меню. Во всём остальном принцип работы точно такой же.

Для того чтобы настроить автозаполнение ячеек при помощи прогрессии, необходимо совершить следующие весьма простые операции.

1. Перейдите на какую-нибудь клетку с любым числовым значением.
2. Нажмите на меню «Правка».
3. Выберите пункт «Заполнить».
4. Затем – «Прогрессия».

1. После этого вы увидите точно такое же окно, как и в современных версиях.

Заключение

В данной статье мы рассмотрели различные методы для автозаполнения данных в редакторе Excel. Вы можете применять любой удобный для вас вариант. Если вдруг у вас что-то не получается, возможно, вы используете не тот формат данных.

Обратите внимание на то, что необязательно, чтобы в ячейках значения увеличивались непрерывно. Вы можете использовать любые прогрессии. Например, 1,5,9,13,17 и так далее.

Видеоинструкция

Если у вас возникли какие-нибудь трудности при использовании этого инструмента, дополнительно в помощь можете посмотреть видеоролик с подробными комментариями к описанным выше методам.