Отчет в экселе. Как сделать профессионально выглядящий отчет в Excel

Ренат уже не в первый раз выступает гостевым автором на Лайфхакере. Ранее мы публиковали отличный материал от него о том, как составить план тренировок: и онлайн-ресурсы, а также создания тренировочного плана.

В этой статье собраны несложные приёмы, позволяющие . Особенно они пригодятся тем, кто занимается управленческой отчётностью, готовит разнообразные аналитические отчёты, основанные на выгрузках из 1С и других отчётах, формирует из них презентации и диаграммы для руководства. Не претендую на абсолютную новизну - в том или ином виде эти приёмы наверняка обсуждались на форумах или .

Простые альтернативы ВПР и ГПР, если искомые значения не в первом столбце таблицы: ПРОСМОТР, ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ

Результат:

В данном случае, кроме функции СИМВОЛ (CHAR) (для отображения кавычек) используется функция ЕСЛИ (IF), позволяющая изменять текст в зависимости от того, наблюдается ли положительная динамика продаж, и функция ТЕКСТ (TEXT), позволяющая отобразить число в любом формате. Её синтаксис описан ниже:

ТЕКСТ (значение; формат )

Формат указывается в кавычках точно так же, как если бы вы вводили пользовательский формат в окне «Формат ячеек».

Автоматизировать можно и более сложные тексты. В моей практике была автоматизация длинных, но рутинных комментариев к управленческой отчётности в формате «ПОКАЗАТЕЛЬ упал/вырос на XX относительно плана в основном из-за роста/снижения ФАКТОРА1 на XX, роста/снижения ФАКТОРА2 на YY…» с меняющимся списком факторов. Если вы пишете такие комментарии часто и процесс их написания можно алгоритмизировать - стоит один раз озадачиться созданием формулы или макроса, которые избавят вас хотя бы от части работы.

Как сохранить данные в каждой ячейке после объединения

При объединении ячеек сохраняется только одно значение. Excel предупреждает об этом при попытке объединить ячейки:

Соответственно, если у вас была формула, зависящая от каждой ячейки, она перестанет работать после их объединения (ошибка #Н/Д в строках 3–4 примера):

Чтобы объединить ячейки и при этом сохранить данные в каждой из них (возможно, у вас есть формула, как в этом абстрактном примере; возможно, вы хотите объединить ячейки, но сохранить все данные на будущее или скрыть их намеренно), объедините любые ячейки на листе, выделите их, а затем с помощью команды «Формат по образцу» перенесите форматирование на те ячейки, которые вам и нужно объединить:

Как построить сводную из нескольких источников данных

Если вам нужно построить сводную сразу из нескольких источников данных, придётся добавить на ленту или панель быстрого доступа «Мастер сводных таблиц и диаграмм», в котором есть такая опция.

Сделать это можно следующим образом: «Файл» → «Параметры» → «Панель быстрого доступа» → «Все команды» → «Мастер сводных таблиц и диаграмм» → «Добавить»:

После этого на ленте появится соответствующая иконка, нажатие на которую вызывает того самого мастера:

При щелчке на неё появляется диалоговое окно:

В нём вам необходимо выбрать пункт «В нескольких диапазонах консолидации» и нажать «Далее». В следующем пункте можно выбрать «Создать одно поле страницы» или «Создать поля страницы». Если вы хотите самостоятельно придумать имя для каждого из источников данных - выберите второй пункт:

В следующем окне добавьте все диапазоны, на основании которых будет строиться сводная, и задайте им наименования:

После этого в последнем диалоговом окне укажите, где будет размещаться отчёт сводной таблицы - на существующем или новом листе:

Отчёт сводной таблицы готов. В фильтре «Страница 1» вы можете выбрать только один из источников данных, если это необходимо:

Как рассчитать количество вхождений текста A в текст B («МТС тариф СуперМТС» - два вхождения аббревиатуры МТС)

В данном примере в столбце A есть несколько текстовых строк, и наша задача - выяснить, сколько раз в каждой из них встречается искомый текст, расположенный в ячейке E1:

Для решения этой задачи можно воспользоваться сложной формулой, состоящей из следующих функций:

1. ДЛСТР (LEN) - вычисляет длину текста, единственный аргумент - текст. Пример: ДЛСТР (“машина”) = 6.
2. ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE) - заменяет в текстовой строке определённый текст другим. Синтаксис: ПОДСТАВИТЬ (текст; стар_текст; нов_текст ). Пример: ПОДСТАВИТЬ (“автомобиль”;“авто”;“”)= “мобиль”.
3. ПРОПИСН (UPPER) - заменяет все символы в строке на прописные. Единственный аргумент - текст. Пример: ПРОПИСН (“машина”) = “МАШИНА”. Эта функция понадобится нам, чтобы делать поиск без учёта регистра. Ведь ПРОПИСН(“машина”)=ПРОПИСН(“Машина”)

Чтобы найти вхождение определённой текстовой строки в другую, нужно удалить все её вхождения в исходную и сравнить длину полученной строки с исходной:

ДЛСТР(“Тариф МТС Супер МТС”) – ДЛСТР(“Тариф Супер”) = 6

А затем разделить эту разницу на длину той строки, которую мы искали:

6 / ДЛСТР (“МТС”) = 2

Именно два раза строка «МТС» входит в исходную.

Осталось записать этот алгоритм на языке формул (обозначим «текстом» тот текст, в котором мы ищем вхождения, а «искомым» - тот, число вхождений которого нас интересует):

=(ДЛСТР(текст )-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(ПРОПИСН(текст );ПРОПИСН(искомый );“”)))/ДЛСТР(искомый )

В нашем примере формула выглядит следующим образом:

=(ДЛСТР(A2)-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(ПРОПИСН(A2);ПРОПИСН($E$1);“”)))/ДЛСТР($E$1)

Пользователи Эксель знают, что данная программа имеет очень широкий набор статистических функций, по уровню которых она вполне может потягаться со специализированными приложениями. Но кроме того, у Excel имеется инструмент, с помощью которого производится обработка данных по целому ряду основных статистических показателей буквально в один клик.

Этот инструмент называется «Описательная статистика». С его помощью можно в очень короткие сроки, использовав ресурсы программы, обработать массив данных и получить о нем информацию по целому ряду статистических критериев. Давайте взглянем, как работает данный инструмент, и остановимся на некоторых нюансах работы с ним.

Использование описательной статистики

Под описательной статистикой понимают систематизацию эмпирических данных по целому ряду основных статистических критериев. Причем на основе полученного результата из этих итоговых показателей можно сформировать общие выводы об изучаемом массиве данных.

В Экселе существует отдельный инструмент, входящий в «Пакет анализа», с помощью которого можно провести данный вид обработки данных. Он так и называется «Описательная статистика». Среди критериев, которые высчитывает данный инструмент следующие показатели:

• Медиана;
• Мода;
• Дисперсия;
• Среднее;
• Стандартное отклонение;
• Стандартная ошибка;
• Асимметричность и др.

Рассмотрим, как работает данный инструмент на примере Excel 2010, хотя данный алгоритм применим также в Excel 2007 и в более поздних версиях данной программы.

Подключение «Пакета анализа»

Как уже было сказано выше, инструмент «Описательная статистика» входит в более широкий набор функций, который принято называть Пакет анализа. Но дело в том, что по умолчанию данная надстройка в Экселе отключена. Поэтому, если вы до сих пор её не включили, то для использования возможностей описательной статистики, придется это сделать.

1. Переходим во вкладку «Файл». Далее производим перемещение в пункт «Параметры».
2. В активировавшемся окне параметров перемещаемся в подраздел «Надстройки». В самой нижней части окна находится поле «Управление». Нужно в нем переставить переключатель в позицию «Надстройки Excel», если он находится в другом положении. Вслед за этим жмем на кнопку «Перейти…».
3. Запускается окно стандартных надстроек Excel. Около наименования «Пакет анализа» ставим флажок. Затем жмем на кнопку «OK».

После вышеуказанных действий надстройка Пакет анализа будет активирована и станет доступной во вкладке «Данные» Эксель. Теперь мы сможем использовать на практике инструменты описательной статистики.

Применение инструмента «Описательная статистика»

Теперь посмотрим, как инструмент описательная статистика можно применить на практике. Для этих целей используем готовую таблицу.

1. Переходим во вкладку «Данные» и выполняем щелчок по кнопке «Анализ данных», которая размещена на ленте в блоке инструментов «Анализ».
2. Открывается список инструментов, представленных в Пакете анализа. Ищем наименование «Описательная статистика», выделяем его и щелкаем по кнопке «OK».
3. После выполнения данных действий непосредственно запускается окно «Описательная статистика».

   В поле «Входной интервал» указываем адрес диапазона, который будет подвергаться обработке этим инструментом. Причем указываем его вместе с шапкой таблицы. Для того, чтобы внести нужные нам координаты, устанавливаем курсор в указанное поле. Затем, зажав левую кнопку мыши, выделяем на листе соответствующую табличную область. Как видим, её координаты тут же отобразятся в поле. Так как мы захватили данные вместе с шапкой, то около параметра «Метки в первой строке» следует установить флажок. Тут же выбираем тип группирования, переставив переключатель в позицию «По столбцам» или «По строкам». В нашем случае подходит вариант «По столбцам», но в других случаях, возможно, придется выставить переключатель иначе.

   Выше мы говорили исключительно о входных данных. Теперь переходим к разбору настроек параметров вывода, которые расположены в этом же окне формирования описательной статистики. Прежде всего, нам нужно определиться, куда именно будут выводиться обработанные данные:

   • Выходной интервал;
   • Новый рабочий лист;
   • Новая рабочая книга.

   В первом случае нужно указать конкретный диапазон на текущем листе или его верхнюю левую ячейку, куда будет выводиться обработанная информация. Во втором случае следует указать название конкретного листа данной книги, где будет отображаться результат обработки. Если листа с таким наименованием в данный момент нет, то он будет создан автоматически после того, как вы нажмете на кнопку «OK». В третьем случае никаких дополнительных параметров указывать не нужно, так как данные будут выводиться в отдельном файле Excel (книге). Мы выбираем вывод результатов на новом рабочем листе под названием «Итоги».

   Далее, если вы хотите чтобы выводилась также итоговая статистика, то нужно установить флажок около соответствующего пункта. Также можно установить уровень надежности, поставив галочку около соответствующего значения. По умолчанию он будет равен 95%, но его можно изменить, внеся другие числа в поле справа.

   Кроме этого, можно установить галочки в пунктах «K-ый наименьший» и «K-ый наибольший», установив значения в соответствующих полях. Но в нашем случае этот параметр так же, как и предыдущий, не является обязательным, поэтому флажки мы не ставим.

   После того, как все указанные данные внесены, жмем на кнопку «OK».

4. После выполнения этих действий таблица с описательной статистикой выводится на отдельном листе, который был нами назван «Итоги». Как видим, данные представлены сумбурно, поэтому их следует отредактировать, расширив соответствующие колонки для более удобного просмотра.
5. После того, как данные «причесаны» можно приступать к их непосредственному анализу. Как видим, при помощи инструмента описательной статистики были рассчитаны следующие показатели:
   • Асимметричность;
   • Интервал;
   • Минимум;
   • Стандартное отклонение;
   • Дисперсия выборки;
   • Максимум;
   • Сумма;
   • Эксцесс;
   • Среднее;
   • Стандартная ошибка;
   • Медиана;
   • Мода;
   • Счет.

Если какие-то из вышеуказанных данных для конкретного вида анализа не нужны, то их можно удалить, чтобы они не мешали. Далее производится анализ с учетом статистических закономерностей.

Урок: Статистические функции в Excel

Как видим, с помощью инструмента «Описательная статистика» можно сразу получить результат по целому ряду критериев, которые в ином случае рассчитывались с применением отдельно предназначенной для каждого расчета функцией, что заняло бы значительное время у пользователя. А так, все эти расчеты можно получить практически в один клик, использовав соответствующий инструмент - Пакета анализа.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Здравствуйте, друзья. Как часто Вам приходится обобщать большие массивы данных? Получать промежуточные итоги? Если часто, значит сводные таблицы Excel – это то, что Вам нужно срочно! Создание сводной таблицы занимает всего пару минут, а результат – как будто работали целую неделю. Заманчиво? Читаем!

Сводная таблица – это мощный инструмент Microsoft Excel, решающий многие задачи, а главное – отвечающий на многие вопросы о процессах, описанных цифрами в Вашем файле. Приведу пример. На изображении ниже – список продаж торговых точек различных регионов с детализацией по дням в течение года:

Правда же, эта таблица мало информативна и в таком виде не представляет пользы? А вот сводная таблица, сформированная из этих данных:

Здесь все продажи систематизированы по регионам и менеджерам в строках, по группам товара в столбцах – в столбцах. Такие данные уже пригодны, как минимум, для последующего анализа. Наглядно видим, сводная таблица эффективно обобщает большие объемы данных и, как я расскажу дальше, не требует значительных усилий и времени на построение .

Не каждый диапазон данных в Эксель можно применить для построения сводной таблицы. Данные должны быть нормализованы. В нашем случае, это значит, что каждая строка должна описывать одно событие, и для нее должны быть заполнены все столбцы. В каждой строке столбца должны содержаться данные одного типа. Посмотрите еще раз, как это выглядит на первом рисунке поста.

Обязательно каждый столбец должен иметь информативный заголовок, т.е. шапка должна быть полной.

Чтобы сделать сводную таблицу на основании своих данных – выполните такую последовательность действий:

1. Установите курсор в любую ячейку таблицы
2. Нажмите на ленте: Вставка – Сводная таблица
3. Укажите расположение будущей сводной таблицы. Чтобы поместить ее на новый лист – установите галку «На новый лист». Чтобы выбрать расположение на существующих листах – выберите «На существующий лист» и в поле «Диапазон» укажите расположение верней левой ячейки сводной таблицы;

1. Нажмите Ок

Откроется пустая область сводной таблицы и меню компоновки данных. Последнее состоит из пяти окон:

1. «Выберите поля для добавления в отчет» - это заголовки всех столбцов, которые есть в таблице. Этими данными мы будем заполнять следующие 4 блока
2. Фильтры – список полей, по которым будет применяться фильтр. Эти поля появляются над сводной таблицей
3. Колонны – область, где задается, что будет содержаться в столбцах
4. Строки – область, где указывается, что будет содержаться в строках
5. Значения – задаем то, что будет отображаться или рассчитываться на пересечении строк или столбцов. То есть, основное тело таблицы

Области 2-5 заполняются данными перетягиванием заголовков из п.1. Например, нужно узнать, какая сумма продаж за год у менеджеров всех регионов. Значит, в строках у нас будут регионы и менеджеры, а в значениях – сумма продаж. Перетаскиваем соответствующие наименования столбцов из первой области меню компоновки в «Строки» и «Значения». Вот что получится:

Если теперь мы захотим, чтобы в столбцах данные были разбиты по группам товаров. Перетянем поле «Группа товара» в «Колонны», получаем результат:

А если вдруг мы решили, что нужны данные только по первому региону, добавим поле «Регион» и в «Фильтры», над сводной таблицей появится область фильтров. Открываем раскрывающийся список в этой области и выбираем только первый регион.

Мне кажется, это очень простой инструмент, и его обязательно нужно освоить. Представьте, в моем списке, который служит примером для этого поста – 9 883 строки, и я обрабатываю их без усилий, просто делаю несколько кликов мышью. И такая таблица, как мы с Вами только что сделали, уже похожа на профессиональный отчет.

А теперь нам, к примеру, захотелось узнать, кто из менеджеров продает больше всего. Снимем все фильтры, уберем галку «Регион» из строк. Получаем список менеджеров и их продажи. Кликнем правой кнопкой мыши в любой из строк «продажи» колонки «Общий итог», в контекстном меню выбираем Сортировка – Сортировка по убыванию. Естественно, сверху будет менеджер с наибольшими продажами, снизу – с наименьшими.

В поле «Значения» можно не только суммировать данные. Можно например, посчитать количество значений, отобразить минимальное или максимальное значение и многое другое. Для этого кликните правой кнопкой мыши на любой ячейке нужного столбца, в контекстном меню нажмите «Итоги по», а далее выбирайте ту функцию, которая нужна.

Вы можете настраивать макет сводной таблицы в части логики построения. Выделите любую ее ячейку и найдите на ленте Конструктор – Макет. Здесь можно сделать настройки по четырем пунктам:

1. Промежуточные итоги – включить или отключить итоги для промежуточных групп внутри таблицы
2. Общие итоги – настроить расчет общих итогов по всей таблице
3. Макет отчета – способ компоновки данных для наибольшего удобства
4. Пустые строки – вставить или удалить пустые строки в конце каждой категории для улучшения восприятия данных.

Раз уж сводные таблицы претендуют на звание универсального инструмента для выполнения отчетов, они должны быть гибкими в настройке внешнего вида. Для оформления Вы можете:

1. Настраивать форматы данных
2. Изменять внешний вид ячеек, применять стили
3. Применять условное форматирование

Выделяйте ячейки, и применяйте к ним уже привычные Вам операции форматирования. Как правило, этого достаточно, чтобы готовый отчет был информативным и удобным к восприятию.

Чтобы еще детальнее настроить внешний вид – кликните правой кнопкой мыши на любой ячейке сводной таблицы и в контекстном меню выберите «Параметры сводной таблицы». Здесь собрано несколько полезных настроек. Например, задайте что отображать вместо кодов ошибок, или настройте детализацию вывода на печать сводной таблицы.

Если Ваша таблица не совсем вас удовлетворяет, и Вам хотелось бы немного изменить ее содержание в части содержимого строк, столбцов и основных данных – можете делать это в любой момент. Перетягивайте блоки заголовков в меню настройки сводных таблиц, удаляйте и добавляйте, изменяйте фильтры. Программа незамедлительно среагирует на внесенные Вами изменения.

На этом все о создании сводных таблиц, но тема все еще не закрыта и в следующей статье я расскажу о расширенных возможностях в работе с этим инструментом. Рекомендую к прочтению и использованию, ведь нет ничего лучше, чем получать результаты быстро и без усилий!

Как всегда, жду Ваших вопросов и комментариев, будем становиться профессионалами вместе!

Построение финансовых анализов для оценки деятельности бизнеса и инвестиционных проектов. Формирование отчетов и бланков в Excel для бухгалтерии, маркетингового отдела, склада и других структур предприятий.

Формирование анализов отчетов с примерами

Расчет KPI в Excel примеры и формулы.

KPI ключевые показатели эффективности оценивают результат выполняемой работы. На основе индексов часто строится система оплаты труда. Формулы, пример таблицы и матрицы KPI.

Коэффициент парной корреляции в Excel.

Коэффициент корреляции (парный коэффициент корреляции) позволяет обнаружить взаимосвязь между рядами значений. Как рассчитать коэффициент парной корреляции? Построение корреляционной матрицы.

Я работаю обычным аналитиком и, так получилось, что летом 2014 года, участвуя в одном e-commerce проекте, на коленке за 3 недели сделал управленческий учет в MS Excel. Давно планировал и наконец-то решил выложить на Хабр. Думаю, будет полезно малым предпринимателям, понимающим важность управления финансовыми потоками, но не желающим тратить значительное количество времени и средств на ведение управленческого учета. Не претендую на истину в последней инстанции и буду рад иным решениям, предложенным участниками сообщества.

Бизнес, к которому я летом имел отношение, был обычным интернет-магазином одежды премиум и выше сегмента с оборотом около 1 млн рублей в месяц. Бизнес работал, не сказать, чтобы очень успешно, но работал и продолжает работать. Собственник понимал необходимость ведения управленческого учета и, с этим пониманием, взял меня в качестве финансового директора (аналитика/менеджера...), так как предыдущий ушел из бизнеса за 3 месяца до моего прихода. Собственно, дыра такой же продолжительности была и в ведении управленческого учета. Забегая вперед скажу, что дыру не устранил (решили не ворошить прошлое), но создал систему, которая успешно работает при минимальных трудозатратах и по сей день.

Мой предшественник вёл управленку в Финграде , который оказался весьма мощным инструментом. Например, он позволял автоматически грузить информацию из 1С и выписок разных банк-клиентов, создавая проводки по заранее сформулированным правилам. Вещь, безусловно полезная, однако, при соблюдении системы двойной записи увеличивала время работы в разы. Чтобы избежать увеличения работы этот инструмент позволял генерировать «зависимые проводки». В создании этих дополнительных проводок и была зарыта собака. И тут выяснилось, что за всей мощью Финграда крылась уникальность, обусловившая полное отсутствие экспертизы в свободном доступе. Обычным пользователям (платившим, кстати, 3000 рублей в месяц за доступ к системе) были доступны лишь «Руководство пользователя» на официальном сайте, да 6 видео-уроков там же. Youtube, дававший доступ к ещё паре десятков видеоуроков, также не сильно помогал. Форумов с информацией «how to...» не было в принципе. Поддержка, на конкретные вопросы о правилах создания «зависимых проводок» и просьбах помочь именно в моем случае - морозилась фразами «у нас с вами не заключен договор на поддержку, поэтому на такие специфические вопросы мы не готовы отвечать». Хотя казалось бы - чего специфического в таких просьбах, да ещё и со скриншотами с моей стороны? Понятно, что все можно бить руками, но спрашивается, а зачем тогда вообще платить за инструмент, который сильно увеличивает время, необходимое на ведение управленки и не дает никаких преимуществ для малого бизнеса?

Убедив собственника в нецелесообразности использования «Финграда» при таких объемах бизнеса и выгрузив всю информацию из системы, я поставил на нем БОЛЬШОЙ и жирный крест. При этом решение уйти именно в MS Excel было не спонтанным. Хорошенько загуглив на тему ведения управленческого учета находил монстров, похожих на «Финград» , либо ссылки на веб-приложения для ведения личных финансов, в то время как основными требованиями к системе были:

Возможность ведения БДДС и БДР на основе изменяемого плана счетов;
- простота в дальнейшем ведении управленческого учета (в том числе силами «финансово-неграмотных» пользователей);
- гибкость (возможность на ходу расширять/убирать функционал);
- отсутствие перегруженности инструмента/интерфейса.

Для начала проясним термины: будучи не финансистом, под БДДС понимаю «Баланс Движения Денежных Средств», БДР - «Бюджет Доходов и Расходов». БДДС считаем кассовым методом (днем совершения операции - колонка «Дата операции») и используем для операционного day-to-day планирования, а БДР методом начисления (колонка «Период начисления») для стратегического, в рамках года и более.

Итак, как все устроено и как оно работает (в идеале):

1. Управленческий учет собирается на основе информации вводимой конечными пользователями при помощи формы в Google Docs. Красным помечены названия полей и кодировки вариантов в конечном файле управленческого учета - своего рода мапинг полей.

2. В итоге выглядит оно так (зеленым залито то, что перенесено в итоговый файл управленки).

3. Управленческий учет построен на базе.xls выгрузки из Финграда (отсюда странные для сторонних пользователей названия и, в целом избыточное количество колонок). Убедительная просьба не воспринимать всерьез значения колонок «Приход», «Расход» - многое рандомно изменено.

Механизм заполнения прост: аккуратно переносим во вкладку «Общая книга» из формы Google Docs и банковских выписок. Красным выделены строки, используемые для формирования БДР, зеленым - БДДС., которые представляют собой сводные таблицы и строятся на основе промежуточных вкладок с говорящими названиями. Единственные колонки, информация в которых не связана с иными источниками: «Исходный ID» (уникальные значения строк) и «Дата создания» (=ТДАТА(), а затем копируем и вставляем как значение)

4. Статьи ДДС (движения денежных средств) располагаются на отдельной вкладке «ПС_служебный» и вполне могут регулярно пересматриваться в зависимости от конкретных потребностей (не забываем обновлять формулы на листах «Данные_БДДС», «Данные_БДР»).

5. На картинке образец БДДС, в формате по умолчанию, свернутый до понедельной «актуальности».

6. Образец БДС (помесячный). Обратите внимание на уже упоминавшийся выше тезис об использовании строк из «Общей книги»: Бюджет и Факт для БДР, План и Факт - для БДДС.

7. Работа с БДДС подразумевает поддержание строк «План» в максимально актуальном состоянии. Я достаточно педантичен в работе с первичной информацией и комментарии сделанные мной сохраняли всю историю изменений. Как будет у Вас - вопрос к Вам. Мой подход позволил мне отлавливать примерно 1 существенную ошибку в неделю, грозившую расхождениями на десятки-сотни тысяч рублей. Время, кстати, съедалось немного.

8. Собственно сам

Сводные таблицы Excel – это особый тип построения, который подразумевает наличие функции моментального формирования отчета по документу.

С их помощью можно легко обобщить некоторые однотипные данные.

В программе Excel 2007 (MS Excel 2010|2013) сводная таблица используется, в первую очередь, для составления математического или экономического анализа данных.

Как сделать сводную таблицу в Excel

Анализ данных документа способствует более быстрому и правильному решению поставленных задач.

Табличный процессор Эксель может справиться даже с самыми объемными и сложными документами. Составить отчет и обобщить данные не составит труда для программы.

Чтобы создать саму простую таблицу-сводку, следуйте нижеприведенным указаниям:

• С помощью вкладки «вставка», которая находится в главном меню панели инструментов программы, выберите клавишу создания рекомендуемых сводных таблиц;

• В открывшемся диалоговом окошке программы нажмите на понравившийся вам каркас таблички. Таким образом макет станет доступным для предварительного пользовательского просмотра.
  Выберите наиболее подходящий вариант, который в полной мере сможет отобразить всю информацию;

Совет! Дополнительные макеты сводных таблиц можно скачать с официального сайта компании «Майкрософт ».

• Нажмите клавишу ОК, и программа сразу добавит выбранную таблицу (или пустой макет) на открытый лист документа. Также программа автоматически определит порядок расположения строк, согласно представляемой информации;
• Чтобы выделить элементы таблицы и упорядочить их вручную, отсортируйте содержимое. Также данные можно фильтровать. По сути, сводная табличка – это прототип небольшой базы данных.
  Фильтрация крайне необходима, когда появляется необходимость быстрого просмотра только определенных колонок и строчек. Ниже приведен пример сводной таблицы по продажам после фильтрования содержимого.
  Таким образом можно быстро просмотреть объемы продаж в отдельных регионах (в нашем случае, запад и Юг);

Желательно пользоваться уже созданными макетами, однако, пользователь может выбрать пустую таблицу и наполнить ее самостоятельно.

В пустой шаблон необходимо добавить поля, формулы для расчета, фильтры.

Пустая форма заполняется путем перетаскивания на отдельные области необходимых элементов данных.

Также можно создавать связанные таблицы-сводки на нескольких листах документа одновременны.

Таким образом можно анализировать данные всего документа или нескольких документов/листов сразу.

Проводить анализ внешних данных тоже можно с помощью сводных таблиц.

Сводные расчеты в Microsoft Excel - Формулы

При составлении отчетов в созданной сводной таблице, можно использовать большое количество статистических функций и формул для того, чтобы проанализировать полученные значения и базовые входящие данные.

В таблицу можно добавить, к примеру, элемент для вычисления комиссии для платежа или любой другой вид расчетного элемента.

Все формулы в столбики и строки добавляются с помощью поля «Вставка».

С помощью данной вкладки можно создать график, рассчитать элементы по формуле и построить гистограмму зависимости.

Первый интерфейс сводных таблиц, называемых также сводными отчеты, был включен в состав Excel еще в 1993м году (версии Excel 5.0). Несмотря на множество полезных функциональных возможностей, он практически не применяется в работе большинством пользователей Excel. Даже опытные пользователи зачастую подразумевают под термином «сводный отчет» нечто построенное с помощью сложных формул. Попробуем популяризировать использование сводных таблиц в повседневной работе экономистов. В статье обсуждаются теоретические основы создания сводных отчетов, даются практические рекомендации по их использованию, а также приводится пример доступа к данным на основе нескольких таблиц.

Термины многомерного анализа данных

Большинство экономистов слышали термины «многомерные данные», «виртуальный куб», «OLAP-технологии» и т.п. Но при детальном разговоре обычно выясняется, что почти все не очень представляют, о чем идет речь. То есть люди подразумевают нечто сложное и обычно не имеющее отношение к их повседневной деятельности. На самом деле это не так.

Многомерные данные, измерения

Можно с уверенностью утверждать, что экономисты практически постоянно сталкиваются с многомерными данными, но пытаются представить их в предопределенном виде с помощью электронных таблиц. Под многомерностью здесь подразумевается возможность ввода, просмотра или анализа одной и той же информации с изменением внешнего вида, применением различных группировок и сортировок данных. Например, план продаж можно проанализировать по следующим критериям:

• виды или группы товаров;
• бренды или категории товаров;
• периоды (месяц, квартал, год);
• покупатели или группы покупателей;
• регионы продаж
• и т.п.

Каждый из приведенных критериев в терминах многомерного анализа данных называется «измерением». Можно сказать, что измерение характеризует информацию по определенному набору значений. Специальным типом измерения многомерной информации являются «данные». В нашем примере данными плана продаж могут являться:

• объем продаж;
• цена продажи;
• индивидуальная скидка
• и т.п.

Теоретически данные могут также являться стандартным измерением многомерной информации (например, можно сгруппировать данные по цене продажи), но обычно все-таки данные являются специальным типом значений.

Таким образом, можно сказать, что в практической работе экономисты используются два типа информации: многомерные данные (фактические и плановые числа, имеющие множество признаков) и справочники (характеристики или измерения данных).

OLAP

Аббревиатура OLAP (online analytical processing) в дословном переводе звучит как «аналитическая обработка в реальном времени». Определение не очень конкретное, под него можно подвести практически любой отчет любого программного продукта. По смыслу OLAP подразумевает технологию работы со специальными отчетами, включая программное обеспечение, для получения и анализа как раз многомерных структурированных данных. Одним из популярных программных продуктов, реализующих OLAP-технологии, является SQL Server Analysis Server. Некоторые даже ошибочно считают его единственным представителем программной реализации данной концепции.

Виртуальный куб данных

«Виртуальный куб» (многомерный куб, OLAP-куб) - это специальный термин, предложенный некоторыми поставщиками специализированного программного обеспечения. OLAP-системы обычно готовят и хранят данные в собственных структурах, а специальные интерфейсы анализа (например, сводные отчеты Excel) обращаются к данным этих виртуальных кубов. При этом использование подобного выделенного хранилища совсем не обязательно для обработки многомерной информации. В общем случае, виртуальный куб – это и есть массив специально оптимизированных многомерных данных, который используется для создания сводных отчетов. Он может быть получен как через специализированные программные средства, так и через простой доступ к таблицам базы данных или любой другой источник, например к таблице Excel.

Сводная таблица

«Сводный отчет» (сводная таблица, Pivot Table) - это пользовательский интерфейс для отображения многомерных данных. С помощью данного интерфейса можно группировать, сортировать, фильтровать и менять расположение данных с целью получения различных аналитических выборок. Обновление отчета производится простыми средствами пользовательского интерфейса, данные автоматически агрегируются по заданным правилам, при этом не требуется дополнительный или повторный ввод какой-либо информации. Интерфейс сводных таблиц Excel является, пожалуй, самым популярным программным продуктом для работы с многомерными данными. Он поддерживает в качестве источника данных как внешние источники данных (OLAP-кубам и реляционным базам данных), так и внутренние диапазоны электронных таблиц. Начиная с версии 2000 (9.0), Excel поддерживает также графическую форму отображения многомерных данных – сводная диаграмма (Pivot Chart).

Реализованный в Excel интерфейс сводных таблиц позволяет расположить измерения многомерных данных в области рабочего листа. Для простоты можно представлять себе сводную таблицу, как отчет, лежащий сверху диапазона ячеек (на самом деле есть определенная привязка форматов ячеек к полям сводной таблицы). Сводная таблица Excel имеет четыре области отображения информации: фильтр, столбцы, строки и данные. Измерения данных именуются полями сводной таблицы . Эти поля имеют собственные свойства и формат отображения.

Еще раз хочется обратить внимание, что сводная таблица Excel предназначена исключительно для анализа данных без возможности редактирования информации. Ближе по смыслу было бы повсеместное употребление термина «сводный отчет» (Pivot Report), и именно так этот интерфейс и назывался до 2000го года. Но почему-то в последующих версиях разработчики от него отказались.

Редактирование сводных таблиц

По своему определению OLAP-технология, в принципе, не подразумевает возможность изменения исходных данных при работе с отчетами. Тем не менее, на рынке сформировался целый класс программных систем, реализующих возможности как анализа, так и непосредственного редактирования данных в многомерных таблицах. В основном такие системы ориентированы на решение задач бюджетирования.

Используя встроенные средства автоматизации Excel, можно решить множество нестандартных задач. Пример реализации редактирования для сводных таблиц Excel на основе данных рабочего листа можно найти на нашем сайте.

Подготовка многомерных данных

Подойдем к практическому применению сводных таблиц. Попробуем проанализировать данные о продажах в различных направлениях. Файл pivottableexample.xls состоит из нескольких листов. Лист Пример содержит основную информацию о продажах за определенный период. Для простоты примера будем анализировать единственный числовой показатель – объем продажи в кг. Имеются следующие ключевые измерения данных: продукция, покупатель и перевозчик (транспортная компания). Кроме того, имеются несколько дополнительных измерений данных, являющихся признаками продукта: тип, бренд, категория, поставщик, а также покупателя: тип. Эти данные собраны на листе Справочники. На практике подобных измерений может быть гораздо больше.

Лист Пример содержит стандартное средство анализа данных – автофильтр. Глядя на пример заполнения таблицы, очевидно, что нормальному анализу поддаются данные о продажах по датам (они расположены по столбцам). Кроме того, используя автофильтр можно попробовать просуммировать данные по сочетаниям одного или нескольких ключевых критериев. Совершенно отсутствует информация о брендах, категориях и типах. Нет возможности сгруппировать данные с автоматическим суммированием по определенному ключу (например, по покупателям). Кроме того, набор дат зафиксирован, и просмотреть итоговую информацию за определенный период, например, 3 дня, автоматическими средствами не удастся.

Вообще, наличие предопределенного расположения даты в данном примере – главный недостаток таблицы. Расположив даты по столбцам, мы как бы предопределили измерение этой таблицы, таким образом, лишив себя возможности использовать анализ с помощью сводных таблиц.

Во-первых, надо избавиться от этого недостатка – т.е. убрать предопределенное расположение одного из измерений исходных данных. Пример корректной таблицы – лист Продажи .

Таблица имеет форму журнала ввода информации. Здесь дата является равноправным измерением данных. Также следует заметить, что для последующего анализа в сводных таблицах совершенно безразлично относительное положение строк друг относительно друга (иначе говоря, сортировка). Этими свойствами обладают записи в реляционных базах данных. Именно на анализ больших объемов баз данных ориентирован в первую очередь интерфейс сводных таблиц. Поэтому необходимо придерживаться этих правил и при работе с источником данных в виде диапазонов ячеек. При этом никто не запрещает использовать в работе интерфейсные средства Excel – сводные таблицы анализируют только данные, а форматирование, фильтры, группировки и сортировки исходных ячеек могут быть произвольными.

От автофильтра к сводному отчету

Теоретически на данных листа Продажи уже можно проводить анализ в трех измерениях: товары, покупатели и перевозчики. Данные о свойствах продукции и покупателей на данном листе отсутствуют, что, соответственно, не позволит показать их и в сводной таблице. В нормальном режиме создания сводной таблицы для исходных данных Excel не позволяет связывать данные нескольких таблиц по определенным полям. Обойти это ограничение можно программными средствами – см. пример-дополнение к данной статье на нашем сайте. Чтобы не прибегать к программным методам обработки информации (тем более, что они и не универсальны), следует добавить дополнительные характеристики непосредственно в форму ввода журнала – см. лист ПродажиАнализ.

Применение функций VLOOKUP позволяет легко дополнить исходные данные недостающими характеристиками. Теперь, применяя автофильтр, можно анализировать данные в различных измерениях. Но остается нерешенной проблема группировок. Например, отследить сумму только по брендам на определенные даты достаточно проблематично. Если ограничиваться формулами Excel, то нужно строить дополнительные выборки, используя функцию SUMIF.

Теперь посмотрим какие возможности дает интерфейс сводных таблиц. На листе СводАнализ построено несколько отчетов на основе диапазона ячеек с данными листа ПродажиАнализ .

Первая таблица анализа построена через интерфейс Excel 2007 Лента \ Вставка \ Сводная таблица (в Excel 2000-2003 меню Данные \ Сводная таблица ).

Вторая и третья таблицы созданы через копирование и последующую настройку. Источник данных для всех таблиц один и тот же. Можете это проверить, изменив исходные данные, затем надо обновить данные сводных отчетов.

С нашей точки зрения, преимущества в наглядности информации очевидны. Вы можете менять местами фильтры, столбцы и строки и, скрывать определенные группы значений любых измерений, применять ручное перетаскивание и автоматическую сортировку.

Свойства и форматирование

Кроме непосредственного отображения данных, имеется большой набор возможностей по отображению внешнего вида сводных таблиц. Лишние данные можно скрывать, используя фильтры. Для единичного элемента или поля проще пользоваться пунктом контекстного меню Удалить (в версии 2000-2003 Скрыть ).

Задавать отображение других элементов сводной таблицы также желательно не через форматирование ячейки, а через настройку поля или элемента сводной таблицы. Для этого необходимо подвести указатель мыши к нужному элементу, дождаться появления специальной формы курсора (в виде стрелки), затем через одинарный клик выделить выбранный элемент. После выделения можно изменять вид через ленту, контекстное меню или вызывать стандартный диалог формата ячейки:

Кроме того, в Excel 2007 появилось множество предопределенных стилей отображения сводной таблицы:

Обратите внимание, что в диаграмме активны управляющие фильтры и области перетаскивания.

Доступ к внешним данным

Как уже отмечалось, пожалуй, наибольший эффект от применения сводных таблиц можно получить при доступе к данным внешних источников – OLAP-кубам и запросам к базам данных. Такие источники обычно хранят большие объемы информации, а также имеют предопределенную реляционную структуру, что позволяет легко определить измерения многомерных данных (поля сводной таблицы).

Excel поддерживает множество типов источников внешних данных:

Наибольшего эффекта от использования внешних источников информации можно добиться, применяя средства автоматизации (программы VBA) как для получения данных, так и для их предварительной обработки в сводных таблицах.