Подтверждение заявки клиента. Как отправить письмо

Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

ФАЙЛЫ

В каких случаях используется письмо-подтверждение

С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

• своем согласии на заключение договора;
• рассмотрении какого-либо вопроса;
• принятии решения;
• получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Зачем писать письмо

Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?

Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.

В некоторых случаях оно может стать аналогом или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).

Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.

Непосредственный составитель

В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Основные особенности формирования письма

Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.

Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.

Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).

При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.

Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.

Как составить письмо-подтверждение

Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:

• информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
• сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
• номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.

Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).

После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:

• если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего именно оно касается;
• если о договорах и проектах – сюда надо вписать их наименование, номер, дату и другие идентификационные характеристики;
• когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.

В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.

При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.

В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.

Как отправить письмо

Способов отправки письма-подтверждения несколько:

1. Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот путь дает возможность отправителю убедиться в том, что его послание доставлено до адресата, при этом минус здесь только один – даже в пределах одного населенного пункта письмо может идти несколько дней, а то и неделю.
2. Если письмо написано в печатном виде, то его можно переслать через электронную почту (с запросом о подтверждении прочтения) или факс.
3. Но самым эффективным считается использование двух вариантов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.

Заявки в службу технической поддержки (Help Desk или Serivce Desk) реализованы в виде отдельного документа. Форма заявки содержит ряд закладок и реквизитов. На закладке «Текст заявки» необходимо указать текст, поясняющий проблему или потребность. Текст может быть отформатирован с использованием всех возможностей встроенного текстового редактора, в том числе можно изменить вид и размер шрифта, выделить цветом отдельные элементы, а также вставить непосредственно в текст изображения (для этого используйте меню «Все действия»).

К заявке могут быть приложены документы. Для этого нажмите на ссылку «Приложения к заявке» и выберите один или несколько корпоративных документов . Вы также можете создать корпоративный документ на основании интерактивно добавляемого файла, выбрав в списке приложений к заявке пункт меню «Добавить Внешний файл». В таком случае на основании файла будет создан корпоративный документ с использованием шаблона корпоративного документа, указанного в разделе «Техническая поддержка» в настройках системы. К заявке, а также к другим объектам подсистемы можно добавлять и ссылки на объекты внешних баз данных , например на документы «1С :Управление производственным предприятием».Непосредственная отправка заявки производится нажатием на кнопку «Отправить заявку и закрыть». Текущий статус заявки выводится в заголовке окна после разделителя «|». Стоит отметить что, в зависимости от состояния заявки, набор кнопок верхней панели инструментов изменяется и пользователю становятся доступными другие действия с заявкой.

Решения по текущей заявке выводятся в форму заявки на закладку «Решения». По одной заявке может быть создано более одного решения. Подробное описание документов «Решения тех. поддержки» приведено .
Все заявки могут быть привязаны к одному из сервисов технической поддержки . По-умолчанию, после установки программы в подсистеме присутствует только одни сервис «Основной». При необходимости администраторы системы могут создать произвольное количество других сервисов для удовлетворения потребностей предприятия. Пример приведен на рисунке ниже. Скрыть или показать дерево сервисов можно нажатием на кнопку «Список сервисов».
Список сервисов может быть в любое время дополнен и расширен. При необходимости для любого элемента этого списка можно создать подчиненные элементы.

Принятие или отклонение заявки

После отправки заявки, система, согласно встроенному виду бизнес-процесса «Тех. поддержка» создаст задачу диспетчеру выбранного в заявке сервиса. Диспетчер сервиса назначается в форме элемента справочника «Сервисы технической поддержки» (форму можно открыть из списка сервиса, нажав правую кнопку мыши и выбрав пункт «Изменить»).

Диспетчер сервиса (пользователь «1С:Предприятие») получает задачу на принятие или отклонение поступившей от пользователя задачи на рабочий стол в папку «Новые задачи» (также как и любые другие задачи). В верхней панели задачи доступны две кнопки «Принять заявку в работу» и «Отклонить заявку». Стоит заметить, что форма задачи сформирована на основании настроек точки действия «Принять в работу». В данной точке указан основной отчет исполнителей с включенным флажком «Выбор кнопками панели». Данная настройка может быть использована и в других видов бизнес-процессов. Пример такой настройки приведен на рисунке.
Пример задачи диспетчера, в которой принимается решение о принятии заявки в работу или её отклонении приведен на следующем рисунке. Форма задачи диспетчера содержит ссылку на саму заявку, а также реквизит, который необходимо заполнить для принятия заявки в работу. В данном реквизите необходимо указать конкретного исполнителя по заявке. Если в настройке элемента сервиса указан исполнитель по умолчанию, то он будет указан в этом реквизите автоматически, если нет, то диспетчеру необходимо будет его указать.
В случае, если диспетчер сервиса одобряет данную заявку и нажимает кнопку «Принять заявку в работу», то бизнес-процесс идет по маршруту дальше в следующую точку «Подготовить решение по заявке».

При получении сервером новой заявки клиента, требующей подтверждения, на рабочем месте пользователя QUIKс правом подтверждения клиентских заявок отображается окно, содержащее запрос на подтверждение транзакции с перечисленными в нем параметрами.

Нажатие кнопки «Да» подтверждает заявку клиента. Нажатием кнопки «Нет» заявка отвергается. Кнопка «Отмена» служит для закрытия окна без совершения действий с заявкой.

1. Настройки режима подтверждений

Окно настроек открывается выбором пункта меню Настройки / Основные , вкладка «Клиентские транзакции» и имеет следующие параметры:

«Запрашивать подтверждение при операциях с клиентскими транзакциями» - при включенном признаке после нажатия кнопки в окне подтверждения заявки, на экране появится следующее окно с дополнительным подтверждением выбранного действия.

«Запрашивать подтверждение при операциях с группами клиентских транзакций» - признак означает, что при выборе действия над всеми транзакциями выборе из «Таблицы запросов клиентов на исполнение заявок» (пункты контекстного меню «Подтвердить все кл.транзакции из таблицы» либо «Отклонить все кл.транзакции из таблицы») потребует дополнительного подтверждения.

«Показывать текст с описанием клиентской транзакции в стандартном окне сообщений программы» - признак позволяет включить/отключить оповещение о поступлении новой транзакции в Окне сообщений.

«Активная кнопка в окне подтверждения кл.транзакции» - определяет активную кнопку в окне, «Да» либо «Нет». Применяется при частом подтверждении заявок с клавиатуры нажатием клавиши «Enter».

Таблица запросов клиентов на исполнение заявок

меню Торговля / Клиентские транзакции

1. Назначение

Просмотр заявок клиентов, направленных в режиме приема клиентских транзакций с подтверждением брокером.

1. Формат таблицы

Каждая строка таблицы содержит информацию об одной заявке клиента. Параметры столбцов таблицы:

Название поля	Значение
Код клиента	Код клиента, зарегистрированный на сервере QUIK
Время получения сервером	Время получения заявки клиента сервером QUIK по часам сервера
Время подтверждения	Время подтверждения заявки клиента по часам сервера QUIK
Состояние	Состояние подтверждения заявки. Возможные значения: «Не подтверждена» – заявка клиента отвергнута «Подтверждена» – заявка подтверждена брокером и передана в торговую систему «Зарегистрирована» – заявка принята сервером и ожидает подтверждения брокером «Снята клиентом» – заявка отозвана клиентом до ее подтверждения брокером
	Описание пользователя системы QUIK, с терминала которого отправлена транзакция
Транзакция	Тип транзакции, например «Ввод заявки»
	Класс инструмента
Инструмент	Наименование инструмента
Торговый счет	Код торгового счета
Поручение	Текстовое примечание в поручении
Описание заявки	Составное поле, содержащее остальные условия заявки клиента

Уменьшаем расходы в CPA на начальном этапе

Иногда задают вопросы по поводу CPA-партнёрок, точнее — как начать зарабатывать на них деньги, не имея сайта и без всяких расходов на рекламу .

Вообще, без расходов тут практически не получится, особенно вначале — т.к. можно затратить все свои рекламные средства просто для того, чтобы узнать, что данный вид рекламы выбран неверно..

Как новичкам уменьшить расходы в заработке на CPA-партнёрках

Буду рассматривать на примере товарных офферов (рекламодатели, которые продают физические товары — или с сайтов-одностраничников, или в «полноценных» интернет-магазинах), т.к. данная ниша в CPA более стабильна, да и мне сейчас более интересна.

1. Оффер с оплатой за заявку или подтверждённый заказ

Среди товарных офферов можно выделить такие, которые засчитывают конверсию вебмастеру, только если заказ был оплачен . Например, так делает известный интернет-магазин Lamoda.ru (есть он почти в каждой более-менее крупной CPA-сети).

Проблема здесь может быть в том, что покупатель, приведённый вами на сайт оффера, оформил заказ, но оплатил его через месяц — наложенным платежом по почте. Всё это время ваша конверсия будет находиться «в ожидании».

Ещё хуже, если он сделал заказ, магазин прислал посылку ему почтой, а он её не забрал и не оплатил В результате, спустя несколько недель конверсия из состояния «ожидания» перейдёт в отклонённые. Ну и деньги вебмастер потратит впустую.

Поэтому для начала лучше выбрать офферы с оплатой за заявку — здесь вы получите оплату сразу же при оформлении покупателем заказа. Или, вариант чуть хуже — оплата за подтверждённый заказ (конверсия засчитывается, если после звонка покупатель соглашается, что именно он оформлял заказ и хочет его получить).

Среди крупных интернет-магазинов, представленных в CPA-сетях, такие условия, например, у Quelle.ru.

Среди прочих офферов (на примере сети Admitad):

Заявки и подтверждённые заявки в CPA-сети (кликабельно)

Из картинки выше видно, что, несмотря на бОльшую оплату за конверсию у первого оффера (420 р), чем у второго (90 р), средний доход с одного клика — EPC — для второго оффера более чем в 3 раза выше, чем у первого .

2. Сезонность трафика

Что это такое — подробно расписано в . Т.е. в разное время года, в праздники (и в преддверии их) у людей в интернете разные покупательские интересы.

Летом покупается одно, зимой — другое; в дачный сезон — третье, под Новый год — четвёртое. Ну и так далее.

Узнать, когда и что интересно людям, можно очень просто с помощью инструмента wordstat.yandex.ru . Как пользоваться инструментом: .

Сравните, например:

Сезонность запроса «купить футболку детскую» (кликабельно)

Сезонность запроса «купить футболку женскую» (кликабельно)

Так что если вы выбрали, например, оффер Quelle.ru, и решили направить трафик именно на футболки, то лучше в сентябре направить его на детские футболки, а в мае — на женские.

3. Тенденции в обществе

Иногда всплески спроса возникают неожиданно — вследствие различных причин, происходящих в обществе:

• вышел интересный фильм или мультфильм, вызвавший, как говорится, общественный резонанс;
• появился оригинальный ролик на Youtube;
• вышла, наконец-то, ожидаемая техническая новинка — например, недавно начал продаваться смартфон Samsung Galaxy S5 (не без помощи CPA-партнёрок);
• ну и много чего другого.

Т.е. всплеск трафика можно предсказать, если вы разбираетесь в этой теме или отслеживаете те или иные тенденции (технические новинки, популярные видео и т.п.).

Если предскажете правильно и заранее подготовите рекламные материалы — то можно стать одним из первых вебмастеров, кто предложит нужный оффер «нуждающейся» аудитории.

Кроме того, сюда же можно отнести и рекламу товаров, которые и так все рекламируют . Суть в том, что изначально у аудитории нет никакого интереса к товару или услуге, но т.к. она из месяца в месяц (из года в год) видит одну и ту же рекламу, то у некоторых людей возникает любопытство и желание это приобрести.

4. Правильный источник трафика

Например, у новичка есть 300-400 рублей на рекламу. Если покупать рекламу с оплатой за клик + баннеры, то этого хватит на:

Куда лучше потратить эти деньги? Конечно, самый принесёт контекстная реклама, однако тут следует понимать 2 вещи:

1. то, что люди могут купить, они не всегда ищут ;
2. многие из офферов очень сложно «протолкнуть» в сервисы контекстной рекламы.

Поэтому следует понять, под какой тип трафика лучше пойдёт выбранный вами оффер — тот, который может совершить импульсные конверсии , или под тот, который совершит целевые конверсии .

Импульсные конверсии

Думаю, понятно, что это:

• покупки на эмоциях;
• неожиданное желание вроде «мне просто очень захотелось эту штуку» ;
• и т.д. и т.п.

Также связаны они и с желанием «быть как все».

Если, например, рекламные материалы (объявление, продающая страница…) несут послание, что без этого товара жить человеку будет совсем плохо, потому как «летом нельзя не носить солнцезащитные очки, т.к. это модный аксессуар» , а «у успешного мужчины должны быть часы Casio G-Shock» , то многие практически неизбежно будут всё это покупать

Целевые конверсии

Это конверсии, совершаемые в результате того, что человек находит нужный ему товар/услугу. Т.е. он так и ищет — «купить холодильник», «где купить такой-то смартфон подешевле» и т.д.

Естественно, наиболее целевые конверсии можно получить, используя контекстную рекламу . А для импульсных продаж — подойдут тизерные, социальные и баннерные сети . Хотя, если купить баннер на очень подходящем сайте, то и конверсии могут быть целевыми.

Целевые конверсии отличаются и тем, что здесь практически не имеет значение сумма сделки. Если хочет человек купить дом в Испании — то, наверное, есть у него сколько-то млн. $.

Однако для импульсных продаж важно, чтобы товар был недорогим. В целом, не более 5000 р. В идеале — до 1000 руб.

Таким образом, нужно хорошо проанализировать, каков портрет аудитории, подходящий для выбранного оффера. Часто анализировать ничего и не надо — многие офферы (особенно интернет-магазины) сами выкладывают информацию о своей целевой аудитории — средний доход, пол, возраст, интересы, регионы.

В итоге — для новичков в заработке на CPA:

1. Ищем офферы с оплатой за простую заявку
2. Ориентируемся на сезонность спроса
3. Проверяем — есть ли какие-либо тенденции, которые вызвали (могут вызвать) спрос на товар, но который активно не продаётся (но вот-вот будет продаваться)
4. Подбираем правильный источник трафика для оффера.

Думаю, эти несложные инструкции помогут не «слить» рекламный бюджет с первого раза и сделают ваш заработок на CPA-партнёрках более стабильным. Для заработка рекомендую две CPA-сети, это Admitad и leads.su . Это проверенные и надежные партнерки.