Редактирование и модификация таблиц. Требования к окружению

Лекция 3

Определение таблиц

Простые таблицы

Сложные таблицы

1.2 Простая таблица

Стандартная кнопку Добавит таблицу и задать ее параметры.

1.3 Сложная таблица

Таблица → Вставить → Таблица Вставка таблицы

1) число столбцов;

2) число строк;

3) задать ширину столбцов.

Ок

Таблица → Нарисовать таблицу Ластик .

Редактирование таблицы

Таблица

Операции редактирования:

1 Вставка столбцов и строк .

Вставить меню Таблица

2 Изменение ширины столбца.

3 Изменение высоты строки.

Таблица → Автоподбор

Таблица → Объединить ячейки Таблица → Разделить ячейки .

Таблица → Удалить

Форматирование таблиц

Таблицы и границы и с помощью пунктов меню Таблица и Формат .

В меню Таблица Свойства таблицы

С помощью пункта Границы и заливка

С помощью меню Таблица → Автоформаттаблицы

Направление текста

Перемещение по таблице

Вычисления в таблице

Таблица → Формула Ок.

Графический редактор

В редакторе Word есть графический редактор, который позволяет быстро строить несложные рисунки. Рассмотрим возможности этого редактора и способы создания рисунков.

Для создания рисунков сначала необходимо настроить панель инструментов Рисование . Панель инструментов Рисование находится в меню Вид → Панели инструментов → Рисование .

Таблица 2.1 – Средства панели инструментов Рисование

Кнопка	Название	Выполняемые действия
	Рисование	Содержит наборы действий относительно упорядочивания рисунков, выравнивание, группировка, поворот, сдвиг, работа с сеткой, обтекание текстом
	Выбор объектов	Позволяет выбрать объекты в активном окне
	Автофигуры	Позволяет выбрать для построения одну со стандартных автофигур
	Линия	Используется для рисования прямой линии. Чтобы рисовать линию под углом кратным 15°, нужно удерживать нажатой клавишу Shift
	Стрелка	Рисует линию со стрелкой на конце.
	Прямоугольник	Позволяет нарисовать прямоугольник. Для создания квадрата необходимо удерживать клавишу Shift
	Овал	Рисует овал в текущем окне. Чтобы изобразить круг, необходимо удерживать клавишу Shift
	Надпись	Позволяет создать надпись на рисунках и диаграммах
	Добавит объект Wordart	Создает специальный текстовый эффект – объект Wordart
	Добавить диаграмму	Создает организационную диаграмму
	Добавить картинку	Добавляет картинку из коллекции Word
	Добавить рисунок	Добавляет рисунок из файла
	Цвет заливки	Изменяет заливку для выделенного объекта
	Цвет линий	Добавляет, изменяет или удаляет цвет линий выделенного объекта
	Цвет шрифта	Форматирует выделенный текст заданным цветом
	Тип линий	Позволяет выбрать толщину выделенной линии
	Меню «Штрих»	Выбирает штриховую или штрих-пунктирную линию для выделенной автофигуры
	Меню «Стрелки»	Определяет тип стрелки для выделенной линии
	Меню « Тени»	Устанавливает тип тени для выделенного объекта
	Меню «Объемы»	Задает стиль для объемного эффекта

С помощью панели инструментов Рисование можно увеличивать, уменьшать, вращать и закрашивать автофигуры, добавлять тень и объем.

Создание рисунка

Если необходимо создать рисунок средствами Word, можно воспользоваться одним из способов:

1. Вставка объекта, который вызывается командой Вставка → Объект .

При вставке объекта РисунокMicrosoft Word открывается отдельное окно с областью рисования, полностью идентичное обычному окну Word. Важно, чтобы рисунок не попал за границы линеек форматирования, потому что с их помощью регулируется видимая область рисунка. Также автоматически отображается панель Изменение рисунка . С ее помощью можно закрыть рисунок, нажав соответствующую кнопку.

Также автоматически отображается панель Полотно . С ее помощью можно увеличивать или уменьшать масштабы рисунка, подбирать его размер.

2. Также Word имеет так называемое полотно. Оно вызывается автоматически при попытке нарисовать какую-нибудь фигуру с помощью панели Рисование . Полотно предназначено для упорядочивания объектов рисунка и является аналогом области рисования. Здесь очень удобно реализована возможность изменения размеров полотна – с помощью граничных маркеров. Для того чтобы при перемещении рисунок не распадался, необходимо после того, как рисунок был нарисован сгруппировать его. Перед этим необходимо выделить весь рисунок или его часть, вызвать контекстное меню на рисунке и выбрать пункт Группировка → Группировать .

Для того, чтобы включить или отключить автоматическое появление полотна при попытке рисования, нужно выполнить следующие действия:

Ø Воспользоваться командой Сервис → Параметры , после чего открывается диалоговое окно Параметры .

Ø Открыть вкладку Общие .

Ø Установить или снять флажок Автоматически создавать полотно при вставке автофигур .

Использование автофигур

В текстовом редакторе Word есть множество стандартных изображений, которые включают геометрические фигуры, фигурные стрелки и прочее. Эти изображения называются автофигурами.

Автофигура –это стандартные изображения разныхфигур в графическом редакторе текстового редактора Word.

При вставке в документ автофигура ведет себя как обычный рисунок.

Автофигури можно вставлять с помощью панели Рисование → Автофигуры .

Существуют такие виды автофигур: линии, соединительные линии, основные фигуры, фигурные стрелки, блок-схема, звезды и ленты, сноски.

Вставка рисунков

Для вставки рисунков необходимо выбрать пункт меню Вставка → Рисунок .Появится меню выбора способа вставки рисунка.

v картинка;

v из файла;

v авто фигуры.

При вставке произвольного рисунка необходимо выбрать категорию Из файла и указать местоположение рисунка.

Рисунок вставляется в текст и раздвигает текст. Его можно разместить другим образом. Для этого необходимо выделить рисунок, вызвать контекстное меню, и выбрать в нем пункт Формат рисунка и в диалоговом окне Формат рисунка выбрать вкладыш Положение .

На вкладыше Положение можно выбрать один с образов размещения картины:

Ø в тексте;

Ø вокруг рамки;

Ø по контуру;

Ø по тексту;

Ø перед текстом.

Также можно выбрать один с способов выравнивания рисунка:

ü по правому краю;

ü по центру;

ü по левому края;

ü другое.

Вставка диаграмм

Текстовый редактор Word поддерживает вставку в текст стандартных графиков и диаграмм. Для этого необходимо вызвать пункт меню Вставка → Рисунок →Диаграмма .

В таблице данных можно изменять значения, которые будут влиять на внешний вид диаграммы. После редактирования необходимо щелкнуть мышкой вне диаграммы, таблица данных исчезнет и диаграмма вставится в текст. Дважды щелкнув по диаграмме, можно снова вызвать таблицу данных и изменять их.

Также можно построить диаграмму по данным ранее созданной таблицы. Для этого ее необходимо выделить, а потом создать диаграмму вышеупомянутым способом.

Лекция 3

РАБОТА С ГРАФИЧЕСКИМИ ОБЪЕКТАМИ И ТАБЛИЦАМИ

1 Создание и редактирование таблиц.

2 Создание рисунков и диаграмм.

3 Установление графических объектов.

4 Создание и редактирование математических формул.

Создание и редактирование таблиц

Определение таблиц

Таблица предоставляет возможность упорядочить данные в виде строк и столбцов. Каждый элемент ячейки таблицы не зависит от других элементов. Существует возможность построить таблицу с произвольным количеством столбцов и строк, существует возможность изменения размеров и форматирование каждой ячейки. Ячейка может содержать текст, рисунки и прочее, что может содержать документ Word. Но существует единое исключение: в таблице не может содержаться другая таблица.

Таблицы в Word бывают простые и сложные.

Простые таблицы –это таблицы,которые могут максимальносостоять из четырех строк и пяти столбцов.

Сложные таблицы –это таблицы,которые могут иметь произвольноечисло столбцов и строк.

1.2 Простая таблица

Для создания простой таблицы необходимо найти на панели инструментов Стандартная кнопку Добавит таблицу и задать ее параметры.

С помощью мышки выбрать и обозначить необходимое количество столбцов и строк будущей таблицы. Если в макете не хватает клеточек, то в этом случае необходимо его увеличить в нужном направлении, удерживая нажатой левую кнопку мышки, пока не будут достигнуты необходимые размеры. После этого кнопку мышки необходимо отпустить, и в результате таблица с заданными размерами будет добавлена в текущую позицию.

1.3 Сложная таблица

Для создания сложной таблицы необходимо воспользоваться пунктом меню Таблица → Вставить → Таблица . После чего появляется диалоговое окно Вставка таблицы , в котором необходимо задать параметры:

1) число столбцов;

2) число строк;

3) задать ширину столбцов.

После выбора параметров таблицы и нажатии на кнопку Ок появится пустая таблица,которую необходимо будет заполнить.

Сложную таблицу также можно создать самостоятельно. Для этого необходимо воспользоваться пунктом меню Таблица → Нарисовать таблицу .Курсор мышки приобретаетвид карандаша, с помощью которого можно собственноручно мышкой нарисовать таблицу как графический элемент: сначала рисуют контуры таблицы, а потом строки и столбики. Для удаления линий существует кнопка Ластик .

Редактирование таблицы

Word имеет возможность редактировать таблицы. Существует два способа редактирования таблицы: с помощью мышки и команд меню Таблица .Выбор того или другого способа зависит от пользователя. Большей частью использование мышки ускоряет работу, при этом внесение изменений более наглядное. Если нужно дополнить таблицу новыми данными или удалить лишние, объединить несколько клеток, вставить или удалить строки или столбики, целесообразно применять команды контекстного меню.

Операции редактирования:

1 Вставка столбцов и строк .

Эта операция выполняется с помощью подменю Вставить меню Таблица или контекстного меню таблицы. При этом необходимо выделить строки или столбцы таблицы и вызвать контекстное меню.

2 Изменение ширины столбца.

Эту операцию лучше и легче выполнять с помощью мышки. Для этого нужно разместить указание мышки на ограничительной линии (вид указания мышки при этом изменится) и при нажатой левой кнопке перетянуть в нужном направлении.

3 Изменение высоты строки.

Высота строки зависит от объемов и параметров введенной информации. В некоторых случаях нужно задать высоту строки, которая отличается от установленной по умолчанию. Для этого необходимо выполнить действия, аналогичные изменению ширины столбца.

4 Автоподбор ширины и длины столбцов.

Эта операция выполняется с использованием пунктов меню Таблица → Автоподбор

5 Разделение и объединение ячеек таблицы.

Таблица часто имеет заголовок, который является общим для нескольких столбиков. При этом проще всего объединить несколько ячеек для получения ячейки большего размера. Чтобы объединить ячейки, нужно их выделить и воспользоваться командой Таблица → Объединить ячейки . Также аналогичная команда содержится и в контекстном меню таблицы. Для разделения клеток таблицы на несколько предназначена команда Таблица → Разделить ячейки .

6 Удаление элементов таблицы (ячеек, строк и столбцов).

Для удаления ячеек, строк и столбцов необходимо выделить соответствующий участок и воспользоваться командой Таблица → Удалить или командой контекстного меню.Выделенныеучастки нельзя удалить с помощью клавиши Delete или Backspace.Эти клавиши используют для удаления только содержимого ячеек.

Форматирование таблиц

Форматирование ячеек таблицы можно проводить с помощью панели инструментов Таблицы и границы и с помощью пунктов меню Таблица и Формат .

В меню Таблица или с помощью контекстного меню таблицы необходимо выбрать пункт меню Свойства таблицы , с помощью которых можно настраивать параметры форматирования таблицы, строк столбцов и ячеек.

С помощью пункта Границы и заливка можно сделать цветное оформление таблицы, приготовить вид рамок таблицы.

С помощью меню Таблица → Автоформаттаблицы можно выбрать один из существующих форматов.

В таблице существует возможность размещать текст как вертикально, так и горизонтально. Для вертикального размещения текста необходимо воспользоваться контекстным меню и выбрать пункт Направление текста ,после чего появится диалоговое окно Направление текста – Ячейка таблицы

Перемещение по таблице

Передвижение по ячейкам таблицы проводится с помощью клавиш:

TAB – перемещение по правую сторону по строке; SHIFT+TAB – перемещение налево по строке;

Enter – текст разбивается на строки при нажатии (для возвращения используют клавишу Delete);

, ↓, ←, → – перемещение с помощью стрелок.

Вычисления в таблице

В таблице можно проводить несложные вычисления, используя формулы и стандартные функции. Формула, как и в Excel, должны начинаться со знака = (равняется) и ссылаться на адреса ячеек, которые принимают участие в вычислениях.

Адрес ячейки составляется из латинской буквы – столбики (А, В, С і т. д.) и арабской цифры – строки (1, 2, 3,…). Таким образом, ячейка, которая имеет адрес А2, размещается на пересечении первого столбца (А) и второй строки (2).

Каждая стандартная функция имеет свое имя и в скобках содержит свои аргументы. Аргументами могут быть как конкретные данные или адрес одной ячейки или нескольких ячеек (диапазон ячеек).

К стандартным функциям относятся:

Ø Sum(диапазон ячеек) – вычисляет сумму значений в указанном диапазоне;

Ø Average(диапазон ячеек) – вычисляет среднее значение в указанном диапазоне;

Ø Max(диапазон ячеек) – вычисляет максимальное значение в указанном диапазоне;

Ø Min(диапазон ячеек) – вычисляет минимальное значение в указанном диапазоне;

Ø Count(диапазон ячеек) – подсчитывает количество ячеек в указанном диапазоне.

Для записи формулы курсор размещается в ячейке, где нужны вычисления и вызывается пункт меню Таблица → Формула ,формула записывается в строку формул,можно изсписка выбрать нужный числовой формат, а затем нажимается Ок.

Создание и корректировка БД в СУБД Access

СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ БАЗЫ ДАННЫХ.. 1

КОНСТРУИРОВАНИЕ ФОРМ.. 8

РАБОТА 3. ФОРМИРОВАНИЕ ЗАПРОСОВ.. 19

КОНСТРУИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ.. 29

Инструментальные средства разработки прикладных программ в СУБД Access 35

СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ БАЗЫ ДАННЫХ

Создание реляционной базы данных включает создание структур таблиц, установку связи между таблицами и заполнение таблиц.

Таблица - это основной объект БД, предназначенная для хранения информации.

По терминологии СУБД строки таблицы - это записи , а столбцы – поля БД . Каждое поле содержит одну характеристику объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта. Записи идентифицируются по некоторой уникальной характеристике, включающей одно или несколько полей и называемой ключом.

Создание таблиц БД возможно несколькими способами:

· создание структуры таблицы в режиме конструктора;

· создание таблицы путем ввода данных;

· создание таблицы на основе шаблона таблицы.

Создание таблицы в режиме таблицы наиболее просто, так как от пользователя требуется лишь полям стандартной таблицы присвоить имена полей собственной таблицы, заполнить эти поля данными и присвоить имя своей таблице.

Создание таблицы на основе шаблона таблицы сводится к созданию новой таблицы на основе образца таблицы из деловой или личной сферы.

Наиболее универсальным способом создания структуры таблиц является использование конструктора. При работе с ним от пользователя требуется: присвоение имен полям; указание типа данных, вводимых в поля; задание определенных свойств полям, которые позволят управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Имена полей могут включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов (не более 64 символов), за исключением точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (‘) и квадратных скобок () и не должны начинаться с пробела. Набор допустимых свойств поля зависит от того, какого типа данные будут храниться в поле.

Конструктор таблиц позволяет также корректировать структуру таблицы.

Связь между таблицами используется для объединения записей таблиц при корректировке базы данных, при конструировании многотабличных запросов, форм, отчетов, страниц доступа к данным. Она устанавливается посредством связи полей, обычно имеющих одинаковые имена и типы данных в обеих таблицах.

Таблица, которая связывается с другой таблицей по ключевому полю, называется главной . Таблица, с которой связывается главная таблица, называется подчиненной (связанной). Поле главной таблицы, по которому устанавливается связь, называется первичным ключом , а поле подчиненной таблицы – внешним .

В Access возможна реализация трех типов связей, о которых было сказано в разделе. Связи 1:1, 1:М реализуются явно, а связь М:М возможна только с помощью третьей, связующей таблицы.

В случае связи 1:1 записи с некоторым значением первичного ключа соответствует только одна запись с таким же значением внешнего ключа.

В случае связи 1:М записи с некоторым значением первичного ключа может соответствовать несколько записей с таким же значением внешнего ключа.

В случае связи М:М записи с некоторым значением первичного ключа может соответствовать несколько записей с таким же значением внешнего ключа, а записи с некоторым значением внешнего ключа может соответствовать несколько записей с таким же значением первичного ключа.

Заполнение таблицы данными осуществляется в режиме таблицы. В этом режиме возможно также редактирование, поиск, сортировка и фильтрация данных, а также изменение вида таблицы.

Лаб. Раб. №1

Создание структуры базы данных в среде MS Access, ввод и редактирование данных в Режиме таблицы

1 Цель и содержание: научиться формировать структуру базы данных в среде Access. Изучить возможности Access при вводе и изменении данных в БД. Научиться форматировать таблицы БД.

Теоретическое обоснование

Формирование структуры таблицы

База данных в Access представляет собой единый объект, который объединяет такие составляющие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и т.д., и позволяет хранить их в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных является таблица . Каждая таблица содержит записи определенного вида, например, о поставщиках товаров заказчикам (клиентам). Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о поставщике может содержать его код, наименование, адрес и др. Такие отдельные структурные элементы записи таблицы называются полями . Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов.

Тип данных указывает системе Access, как обрабатывать эти данные. Можно использовать следующие типы: текстовый – для текстовой информации и чисел при невыполнении математических расчетов (до 255 символов); поле МEМО – для хранения произвольного текста, комментариев (до 64 000 символов); числовой – при выполнении над данными математических операций; денежный – специальное числовое поле используется для операций с деньгами; дата/время – предназначено для хранения информации о дате и времени; счетчик – специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи; логический – может иметь только одно из двух возможных значений «Да» или «Нет»; поле объекта OLE – объект (например, электронная таблица Microsoft Draw), созданный другим приложением. Максимальный размер – примерно 1 гигабайт используется для ввода в поле рисунков, графиков, таблиц и др.

Создание структуры таблиц

Создать таблицу для последующего ввода в неё собственных данных можно разными способами: в режиме конструктора ; с помощью мастера таблиц ; путём ввода данных в пустую таблицу.

Создание таблицы в Режиме конструктора. Чтобы создать требуемую вам таблицу «с нуля», полностью контролируя все этапы разработки структуры таблицы, в Access предусмотрен Режим конструктора . В Режиме конструктора можно создать структуру будущей таблицы в полном соответствии с разработанным ранее её проектом. В этом режиме предоставляется возможность определить список полей таблицы, выбрать тип данных, настроить свойства для каждого поля, а также ввести описание полей.

Ввод и редактирование данных в Режиме таблицы. В созданную таблицу данные могут быть введены как непосредственно в табличной форме по умолчанию, так и с использованием специально разработанной пользовательской экранной формы. Редактирование записей и исправление ошибок в данных таблицы возможно также в каждом из двух указанных режимов. При любом из указанных способов ввода и корректировки данных таблицы, Access сохраняет введенную или исправленную запись на диске.

Ввод данных. В Режиме таблицы показ записей в формате строк и столбцов обеспечивает возможность одновременного просмотра нескольких записей, добавления и изменения данных.

Вдоль верхнего края окна расположены имена полей таблицы. Каждое поле соответствует определенному столбику в таблице. Каждая запись занимает одну строку в таблице. Ввод в определенную ячейку таблицы (выделенную курсором) осуществляется путем набора информации на клавиатуре и последующим нажатием клавиши Enter или Tab . При окончании ввода данных в последнее поле записи Access сам переходит на первое поле записи и ожидает ввода данных.

Перемещение в таблице. Для быстрого просмотра данных, введенных в таблицу, а также необходимого позиционирования в таблице нужно обратить внимание на возможности быстрого перемещения в таблице (см. табл. 1.).

Таблица 1 – Перемещение в таблице

Ключ. Поскольку каждое поле в таблице является уникальным, необходимо различать записи, чтобы обеспечивать быстрый поиск в таблице конкретной записи. В реляционных БД для решения этих проблем для каждой записи вводится уникальный идентификатор – первичный ключ. В качестве такого ключа выбирается одно или несколько полей записи. Помимо однозначной идентификации записи, первичный ключ позволяет реализовать связи между таблицами.

Существует два типа первичных ключей: простой ключ и составной ключ . В роли простого ключа может выступать одно из уже существующих полей таблицы, если оно содержит уникальные значения (например, номер машины, инвентарный номер, идентификационные коды). Составной ключ строится как комбинация двух и более элементов данных. На практике составной ключ определяется, как правило, только для таблицы, которая используется для связывания двух таблиц в отношении «многие ко многим».

Редактирование данных

Данные ячейки таблицы можно редактировать как с полной, так и с частичной их заменой. Для полной замены данных необходимо подвести курсор к редактируемой ячейке так, чтобы все ее содержимое было высвечено в реверсивном виде, а затем набрать (ввести) заменяемую информацию.

Частичную замену данных можно осуществить двумя способами: щелкнуть в нужной ячейке, и она автоматически откроется для редактирования; используя клавиши управления, переместиться в нужную ячейку, а затем нажать функциональную клавишу F2 .

Удаление записи Для удаления записи ее необходимо выделить (щелкнуть по области маркировки записи) и нажать клавишу Del (или выполнить команду ПРАВКА>Удалить, или использовать команду Удалить из контекстного меню). В выводимом на экран запросе подтвердить удаление.

Форматирование таблицы

Выбор используемых шрифтов. Все таблицы Access создаются и отображаются в едином, стандартном стиле, но при необходимости этот стиль можно изменить. В отличие от режимов форм и отчётов, где можно указать свои значения для отдельных экранных элементов, все параметры, которые устанавливаются для шрифта, действительны для всей таблицы целиком, в том числе и для заголовков столбцов.

Чтобы изменить внешний вид шрифта таблицы необходимо: Выбрать команду ФОРМАТ>Шрифт , чтобы открыть диалоговое окно Шрифт, изображённое на рисунке 1.1. Изменить необходимые параметры шрифта: тип шрифта, начертание, размер, цвет, подчёркивание. Результат можно посмотреть в окошке Образец . Если результат вас устраивает, нажмите ОК , если нет, то Отмена .

Изменение ширины столбца и высоты строк. Ширину столбца можно изменить с помощью мыши: навести курсор на границу столбцов до появления изображения двунаправленной стрелки , удерживая левую клавишу мыши,

Рисунок 1 – Диалоговое окно Шрифт позволяет задать новые атрибуты для шрифта конкретной таблицы

изменить размер столбца. Когда столбец окажется требуемой ширины, кнопку мыши нужно отпустить.

Чтобы установить ширину столбца по самому длинному элементу данных, уже введённому в поле, поместить указатель на правую границу заголовка поля до появления двунаправленной стрелки и дважды щелкнуть на вертикальной границе столбца.

Более точно задать ширину столбца можно с помощью специального окна Ширина столбца . Для этого необходимо выполнить команду ФОРМАТ>Ширина столбца или воспользоваться контекстным меню. Появится окно, изображённое на рисунке 2. Диалоговое окно предлагает три варианта:

1. Чтобы установить ширину столбца, равную точному числу символов, которые можно уместить в поле, ввести нужное числовое значение в поле Ширина столбца .

2. Чтобы указать заданную по умолчанию ширину столбца, установить флажок для опции Стандартная .

3. Чтобы установить ширину столбца по наибольшему количеству введённых данных, щелкнуть на кнопке По ширине данных .

Рисунок 2 – Точно задать ширину выделенного столбца можно с помощью окна Ширина столбца

Изменить высоту строки можно, используя все вышеперечисленные приёмы: ФОРМАТ>Высота строки (рис. 3) или воспользовавшись контекстным меню, а также, используя мышь для физического перемещения границ записи.

Рисунок 3 – Чтобы указать высоту строк в таблице, можно воспользоваться окном Высота строки

Диалоговое окно Формат таблицы . Многие настройки внешнего вида таблицы устанавливаются в диалоговом окне Формат таблицы . Вызвать это окно можно, используя контекстно-зависимое меню или осуществив последовательность действий: ФОРМАТ>Режим таблицы. Откроется окно Формат таблицы, изображённое на рисунке 4.

В группе Оформление можно выбрать переключатель приподнятый или утопленный, чтобы таблица стала «объёмной». В этом случае цвет фона будет серебристым. Новый облик таблицы после применения выбранных установок показан в области Образец .

Рисунок 4 – Формат таблицы позволяет выбрать оформление

таблицы, цвет и вид линий сетки и фона, а также управлять

отображением самой сетки таблицы

По умолчанию используется обычное оформление с белым фоном и серебристыми линиями сетки. Раскрывающиеся списки Цвет фона и Цвет линий сетки позволяют установить своё собственное цветовое решение для оформления ячеек таблицы.

Отказаться от сетки – вертикальных и/или горизонтальных линий можно, выбрав переключатель обычное и, сняв флажки с соответствующих опций в группе Линии сетки . Если отключен вывод линий сетки на экран, при печати они также не будут видны.

В диалоговом окне Формат таблицы можно изменить цвет фона и линий сетки, вид границы и линий, направление текста. Для того чтобы изменения были применены, нужно нажать кнопку ОК .

Использование панели Формат. Многие команды при настройке способа отображения таблицы можно выполнить, воспользовавшись панелью инструментов Формат (режим таблицы) (рис. 5). Чтобы вывести её на экран, необходимо выбрать команду ВИД>Панели инструментов> Формат(режим таблицы) или щелкнуть правой кнопкой мыши на фоновой поверхности панели инструментов окна Access и в открывшемся контекстном меню выберите команду Формат (режим таблицы) .

Рисунок 5 – Панель инструментов Формат

При необходимости на панель инструментов можно добавить недостающие кнопки. Для этого нужно нажать на маленькую стрелку справа от панели Параметры панелей инструментов>Добавитьили удалить кнопки> Настройка . В появившемся окне Настройка выбрать из соответствующих разделов нужные кнопки (рис. 6).

Рисунок 6 – Добавление и удаление кнопок

В первом случае пользователь сначала выбирает таблицу-список из числа доступных в проекте, а затем выбирает строку в этой таблице. Сначала удаляется выбранная строка из таблицы списка, а затем таблица, на которую эта строка указывает (значение указателя в столбце DTBSPTR ).

Во втором случае пользователь просто выбирает имя таблицы, которую он хочет удалить.

Слияние таблиц.

Осуществляется выбором пункта меню в окне табличного редактора File -> Merge dbt . Дальше в подменю пользователю предлагается путь выбора таблицы из таблицы-списка (пункт from list ) или из всех таблиц текущего проекта (пункт as file ). Содержимое выбранной таблицы построчно добавляется в к конец редактируемой таблицы. При этом не учитывается какие столбцы были избраны для редактирования.

Выбор столбцов таблицы для редактирования.

После того, как таблица открыта или создана для того чтобы внести в нее изменения, необходимо выбрать столбцы для редактирования. Это сделано для локализации внимания пользователя, поскольку в прикладных таблицах может быть много столбцов и работать со всеми ними одновременно может быть неудобно.

В рабочей области главного окна программы имеются два списка, обозначенные Unselected columns и Selected columns соответственно. Сразу после открытия таблицы левый список содержит имена и типы всех столбцов открытой таблицы, а правый список пуст. С помощью расположенных между списками управляющих кнопок пользователь может перемещать столбцы из левой колонки в правую и обратно. Столбцы, оказавшиеся в правой колонке считаются избранными для редактирования. Среди них с помощью кнопки Arg-> пользователь должен выбрать столбец аргумента. Столбец аргумента помечен в правом списке символом Arg . Этот столбец считается аргументом, в то время как все остальные столбцы рассматриваются как функции этого аргумента. Например, в случае загрузки таблицы годографа первого вступления аргументом логично избрать ZOP - глубину точки приема.

Экспорт содержимого таблицы.

Для сохранения содержимого таблицы в текстовом файле надо выбрать пункт меню окна табличного редактора File -> Export -> ASCII file . В появившемся надо задать имя выходного файла (кнопка Select или текстовое поле левее нее). В зависимости от назначения целевого текстового файла можно настроить с помощью представленных в диалоговом окне средств.

Наиболее типичны два варианта настройки:

• Файл для включения в отчет. В этом случае надо включить в файл метку даты, проекта и имени таблицы (опция Put origin stamp включена), поместить в шапку таблицы имена столбцов (опция Put head of table включена), задать фиксированную ширину столбцов (опция Strict column widths включена) и разделителем столбцов сделать один или несколько пробелов (строка-разделитель Column"s separator string ).
• Файл для импорта в какую-либо другую программу (например, электронную таблицу). В этом случае идентифицирующие метки и шапку таблицы включать не надо, выдержанность ширины столбцов не критична (опции Put origin stamp , Put head of table , Strict column widths выключены), зато в качестве разделителей в формате Comma Separated Value (CSV) нужно использовать запятую (строка-разделитель Column"s separator string - запятая), а строковые значения надо заключать в двойные кавычки (опция Quote strings with "" включена).

Если целевой текстовый файл предполагается использовать в MS DOS, MS Windows или MS Windows NT, можно включить опцию DOS text file convensions . В этом случае текстовый файл будет корректно восприниматься всеми программами в указанных ОС.

Удаление блокировок.

В том случае, если некоторые программы завершились некорректно и не освободили заблокированные для работы объекты данных, для дальнейшей работы с ними надо снять блокировки. Это можно сделать с помощью диалоговой панели, вызываемой пунктом меню File -> Delete dbt -> lock .

Блокировки могут быть эксклюзивными Exclusive (исключающими любой доступ к объекту) и разделяемыми Sharable (позволяющими иметь доступ по чтению нескольким программам).

Эксклюзивные блокировки при нормальной работе программ очень короткие - их время жизни, как правило, меньше секунды. Если такая блокировка живет дольше, скорее всего это зависшая блокировка и она будет мешать осуществлять доступ к объекту данных. Ее следует удалить вручную.

Разделяемые блокировки существуют до тех пор, пока программа осуществляет доступ к данным. Внимание! Если удалить разделяемую блокировку пока программа продолжает пользоваться объектом данных, это может привести к потере данных.

Табличное редактирование.

Базовые операции.

Текущая редактируемая ячейка.

Обведена рамкой и в ней находится текстовый курсор. Сменить ячейку можно либо указав мышью на новую и нажав 1-ю кнопку мыши, либо с помощью клавиатуры, переводя рамку с ячейки на ячейку. Перемещения рамки текущей ячейки вверх-вниз осуществляется соответствующими стрелками на клавиатуре. Перемещения вправо - клавишей Tab, влево - одновременным нажатием Shift и Tab.

Если введенное в ячейку новое значение выло введено ошибочно и пользователь не успел нажать Enter или покинуть ячейку, верниться к предыдущему значению можно нажав клавишу Esc.

Ширина колонки.

Если оказалось, что значение в ячейке не помещается и видна только его часть, пользователь может расширить эту колонку. Для этого надо нажать клавишу Shift на клавиатуре и 2-ю (среднюю) кнопку мыши в то время как указатель мыши должен находиться на вертикальной линии правой границы колонки. В момент нажатия курсор мыши изменится и пользователь сможет изменить ширину колонки по своему желанию. После этого кнопку мыши можно отпустить и колонка примет желаемую ширину.

Новая строка таблицы.

Последняя строка табличного редактора в режиме изменения количества строк (когда графический редактор не запущен) имеет специальный индекс New и используется для ввода новой строки. Как только хотя бы одна ячейка в этой строке получает корректное синтаксически значение (в числовом столбце - число, в символьном - строка, в столбце указателя на таблицу ЛБД - указываемое имя), строка добавляется в таблицу, получая очередной индекс, а пустая строка с индексом New оказывается ниже.

Выделение строки таблицы.

Для осуществления групповых операций имеется возможность выделять нужные строки таблицы. Для этого надо нажать одновременно клавишу Ctrl и 1-ю (левую) кнопку мыши. При этом указатель мыши должен быть на выделяемой строке. Повторная операция отменяет выделение.

Всплывающее меню базовых операций.

Нажатие 3-й (правой) кнопки мыши на поле табличного редактора вызывает всплывающее меню базовых операций, озаглавленное ROWS , поскольку операции действуют для строк таблицы.

Всплывающее меню. Вставка строк в таблицу.

Вставка осуществляется перед строкой текущей редактируемой ячейки. Операция Insert вставляет одну строку, а Insert # - заданное количество строк. Ячейки вставленных строк заполнены умолчательными значениями. Для числовых столбцов это - ноль, для символьных - пустая строка, для указателей - пустой указатель "VSP....".

Внимание! Ячейки в столбцах таблицы, не выбранные для редактирования, тоже получают умолчательные значения.

Всплывающее меню. Удаление строк из таблицы.

Операция Delete используется для удаления строк из таблицы. Если в таблице имеются выделенные строки, они удаляются. Если таких строк нет, удаляется строка текущей редактируемой ячейки. Новую строку New удалить нельзя.

Всплывающее меню. Дублирование строк в таблице.

Операция Duplicate # используется для размножения строки текущей редактируемой ячейки указанное количество раз. В таблицу вставляется заказанное количество копий текущей строки.

Внимание! Дублируются только значения в ячейках столбцов, выбранных для редактирования! В остальных столбцах размноженных строк будут умолчательные значения.

Всплывающее меню. Выделение строк в таблице.

Для удобного выделения строк имеются следующие операции: Select Выделение строки текущей редактируемой ячейки. Select till here Выделение всех строк от предыдущей выделенной до текущей включительно. Удобно, если надо выделить большое количество подряд идущих строк. Select all Выделение всех строк таблицы. Если в таблице надо выделить почти все строки, проще всего сначала выделить все, а потом снять выделение с некоторых. Unselect all Убирает выделение со всех строк таблицы.

Калькулятор.

Для выполнения групповых арифметических операций над значениями в числовых столбцах таблицы имеется , вызываемый выбором пункта меню Tools -> Calculator в окне табличного редактора.

Калькулятор позволяет применять формулу y=x*A+B к заданным строкам таблицы. Имеются следующие возможности для выбора строк:

• All rows - Все cтроки таблицы.
• Selected rows - Выбранные строки таблицы.
• Rows in range of argument - Строки таблицы, значение аргумента в которых лежит в указанном интервале.

В зависимости от потребности формула y=x*A+B может видоизменяться. В формуле y обозначает целевой столбец таблицы, x - аргумент операции (не обязательно столбец аргумента!), A , B - константы.

Варианты формулы задаются выбором аргумента. Столбец Формула: y=x*A+B

Значения целевого столбца y получаются путем линейного преобразования (A,B ) значений исходного столбца x . Формула: y=у*A+B

Значения целевого столбца y изменяются по линейному закону (A,B ). Формула: y=B

Значениям целевого столбца y присваивается число B . Формула: y=i*A+B

Значения целевого столбца y генерируются по линейному закону от номера выделенной или выбранной по значению аргумента строки i по порядку сверху вниз. В режиме All rows номером является индекс строки. i отсчитывается от 1.

При использовании калькулятора имеется возможность откатки изменений, вызванных последней операцией. Данная возможность вызывается кнопкой Undo диалогового окна калькулятора.

Специальные операции редактирования ячеек.

Для удобного ввода значений в ячейки по двойному нажатию 1-й (левой) кнопки мыши вызывается диалоговое окно, позволяющее выбрать значение из списка. Данная возможность имеется для символьных столбцов и столбцов указателей.

Выбор имени таблицы ЛБД.

Для столбцов типа DBTPTR. Выводится диалоговое окно выбора таблицы ЛБД среди доступных в рабочем проекте.

Выбор имени модификации.

Для столбцов типа CHAR длиной 4 символа. Выводится диалоговое окно выбора имени модификации среди доступных в рабочем проекте.

Выбор символьной строки.

Для столбцов типа CHAR длиной не 4 символа. Выводится диалоговое окно выбора среди значений в данном столбце.

Сортировка строк таблицы.

Если требуется отсортировать строки таблицы по значениям в колонках, можно воспользоваться имеющимся средством, которое вызывается выбором пункта меню Tools -> Sort lines в окне табличного редактора. При этом на экране появляется диалоговое окно.

Многократное повторение значения в столбце.

Иногда требуется повторить некоторое значение в столбце таблицы несколько раз. В том случае, если это число, для данной цели можно воспользоваться калькулятором . Однако, в случае значений других типов целесообразно воспользоваться специальным средством, которое вызывается выбором пункта меню Tools -> Replicator в окне табличного редактора. При этом на экране появляется диалоговое окно.

В диалоговом окне пользователь должен задать столбец, в котором будет продублировано заданное значение, а также указать множество строк, в которых произойдет изменение. Доступны три способа задания множества строк: All rows Все строки таблицы. Selected rows Выделенные строки таблицы. Rows in range of argument Все строки таблицы, аргумент в которых наодится в заданном диапазоне.

Кроме того, можно еще более ограничить полученное множество строк указанием, как часто заданное значение дублируется в строках. Это можно сделать, введя число в поле Apply to each Nth row. Например, если требуется дублировать значение в каждую третью строку, следует указать число 3. По умолчанию стоит 1, что означает дублирование в каждую строку.

Операция дублирования может быть применена к таблице с закрытием диалогового окна (кнопка "OK") или без закрытия окна (кнопка "Apply"). В последнем случае пользователю доступна откатка операции дублирования (кнопка "Undo"). Получить краткую справку можно по нажатию кнопка "Help". Закрыть окно без изменения таблицы можно с помощью кнопки "Cancel".

Графическое редактирование.

Выбор активной кривой.

Чтобы сменить активную кривую достаточно нажать левую кнопку мыши в то время как ее курсор находится на шкале выбранной новой кривой.

Выбор диапазона визуализации по аргументу.

Задание диапазона визуализации по аргументу (Page: top/bottom Options -> Pane"s tuner .

Выбор диапазона визуализации по значению.

Задание диапазона визуализации по функции (Page: top/bottom ) осуществляется в диалоговом окне, вызываемом при выборе пункта меню Options -> Curve"s tuner .

Изменение параметров визуализации кривой.

Кривые (зависимости столбцов-функций от столбца аргумента) могут изображаться с линейной интерполяцией между узловыми точкими или без интерполяции - ступенчато. По умолчанию используется визуализация с интерполяцией. Изменить способ отрисовки (Linear curve или Stairs curve ) можно в диалоговом окне, вызываемом при выборе пункта меню Options -> Curve"s tuner .

Быстрое изменение направления осей.

Для изменения направления осей можно воспользоваться подменю View -> Flip , в котором предлагается: Argument Изменить направление оси аргумента на обратное. Active curve Изменить направление оси активной функции на обратное. All curves Изменить направление осей всех функций на обратное.

Быстрое изменение диапазона визуализации.

Для того, чтобы после изменения пределов визуализации быстро вернуться к нормальному диапазону изменения аргумента или функции, можно воспользоваться подменю View -> Fit , в котором предлагается: Argument Выбрать диапазон визуализации аргумента от наименьшего до наибольшего значения. Active curve Выбрать диапазон визуализации активной функции так, чтобы все значения попадали в видимую пользователем область. All curves Выбрать диапазон визуализации всех функций так, чтобы все значения функций попадали в видимую пользователем область.

Изменение шага градуировки шкал и сетки.

Для изменения шага градуировки шкалы (он же - шаг сетки) аргумента и функций надо ввести новое значение шага в поле Grid step диалогового окна Pane"s tuner и Curve"s tuner соответственно.

Редактирование активной функции.

Для перехода в режим редактирования надо выбрать пункт меню View -> Edit mode и левой кнопкой мыши устанавливать новое положение узловых точек.

Использование лупы.

Для увеличения/уменьшения масштаба изображения в рабочей области графического редактора используются режимы увеличивающей и уменьшающей лупы. Эти режимы активируются пунктами меню View -> Zoom in mode и View -> Zoom out mode соответственно. В режиме лупы пользователь выбирает прямоугольную область мышью, нажав левую кнопку для фиксации одного угла и отпустив ее в другом углу выбранной области. После отпускания область визуализации изменится соответственно.

Если пользователь в момент выбора резиновым прямоугольником решил отказаться от операции, для этого ему надо нажать 3-ю (правую) кнопку мыши, а потом уже отпускать 1-ю. В этом случае изменения пределов визуализации не произойдет.

Редактирование заголовков трасс.

Программа предоставляет возможность загрузить для просмотра и редактирования заголовки трасс указанной модификации. Заголовки загружаются в том порядке, в котором они идут в файле трасс. Внимание! При визуализации трасс в других программах пакета самая первая трасса визуализируется внизу, а самая последняя по порядку - вверху поля трасс.

К редактированию заголовков следует относиться осторожно, так как неудачные исправления могут сильно повлиять на работу программ с этой модификацией и с данными, полученными по ней.

При изменении порядка строк в загруженной таблице заголовков (например, в результате сортировки) реально порядок трасс в этой модификации не меняется. Если поменять местами значения в ячейках столбца INDEX, то при сохранении модификации (File -> Save dbt ) эти трассы поменяются не местами, а заголовками.

При копировании изменений (File -> Copy dbt to ) интерпретация заголовков несколько иная. При копировании трассы записываются в том порядке и количестве, в котором идут заголовки. Тело трассы берется из исходной модификации с указанным в INDEX номером. Если трассы с таким номером в исходной модификации нет, записывается пустре (нулевое) тело трасс.

Входные данные.

Таблицы БД.

Программа позволяет редактировать таблицы ЛБД с некоторыми ограничениями на типы колонок. Допускаются следующие типы колонок:

• Скалярные колонки типов Int1, Int2, Int4, Real4, Real8, Char, DBTPTR .
• Векторные колонки типа Char .

Программа позволяет редактировать как таблицы данных, так и таблицы-списки.

Паспортные данные.

Поскольку паспортные данные хранятся в таблицах ЛБД, пользователь может осуществлять их редактирование с помощью данной программы как в табличном, так и в графическом режимах. Для того, чтобы не нарушить целостность структур данных паспорта, перед редактированием следует внимательно ознакомиться с их описанием (смотри документ "Описание паспорта данных ВСП").

Выходные данные.

Таблицы БД.

Программа не позволяет менять структуру таблиц (добавлять или удалять колонки, менять их типы). В то же время содержимое таблицы в процессе редактирования может произвольно изменяться. Это касается числа строк и информационного наполнения ячеек.

Следует учитывать, что при графическом редактировании строки таблицы сортируются по возрастанию значения выбранного столбца аргумента. Даже если пользователь явно не изменял значения, порядок строк может оказаться другим. Поэтому если какая-либо прикладная программа требует определенного порядка строк во входной таблице ЛБД, пользователь должен это учитывать, если он решил предварительно отредактировать эту таблицу.

Паспортные данные.

Отчетные данные.

Программа позволяет составлять текстовый файл, пригодный для использования за пределами пакета UNIVERS. Способ получения такого файла изложен в DBEDIT

Требования к окружению.

Поддерживаемые платформы:

• Рабочие станции семейства IBM RS/6000 с ОС AIX 3.2.5.
• Рабочие станции семейства SUN SPARCstation с ОС Solaris 2.3, 2.4.

Операционное окружение.

Для работы с программой необходимо определить переменную среды VSPHOME. Местом ее определения может быть файл setup или стартовый профиль пользователя. В файле setup определение этой переменной должно выглядеть, например, так (пробелы в строке не допускаются!):

VSPHOME=/home/vsp где /home/vsp - корневой каталог пакета UNIVERS. При инсталляции пакета корневой каталог может быть задан другим путем.

Используемые файлы.

Для работы программы в домашнем каталоге пользователя должны присутствовать следующие файлы: setup , .sdscolor или $VSPHOME/etc/univers.zcp .

Для корректной работы пользовательского интерфейса программы необходим файл ресурсов DBEDIT , который должен находиться в домашнем каталоге пользователя или в путях поиска в переменной окружения XFILESEARCHPATH или XAPPLRESDIR. Обычное местонахождение файла DBEDIT - каталог $VSPHOME/app-defaults. В этом случае переменная XFILESEARCHPATH должна включать в себя следующий элемент поиска:

...:$VSPHOME/app-defaults/%N:... Или переменная XAPPLRESDIR должна быть определена как XAPPLRESDIR=$VSPHOME/app-defaults

Особенности использования.

1. При попытке запустить графический редактор для таблицы, в которой в столбце выбранного аргумента записано одно и то же значение, программа аварийно завершается, выдавая перед этим ошибку #522 (ERROR__X_ZERO_SIZE).
2. Если окне табличного редактора изменить значение ячейки таблицы, а после этого, не нажимая Enter и без перехода в другую ячейку сохранить таблицу, последнее изменение не будет сохранено.
3. При сохранении таблицы ЛБД под другим именем текущая таблица остается открытой и доступной для редактирования.
4. Если параллельно программе запущены многоцветные приложения (например, Netscape Navigator или графический редактор), может оказаться, что программе недоступно требуемое количество цветов. В этом случае панель графического редактирования будет полностью или частично черной. Для нормальной работы перед запуском редактора ЛБД закройте конфликтующие приложения.
5. При загрузке данных программа блокирует доступ к этим данным из других программ. В частности, если таблица или модификация открыта для просмотра (view only ), эна остается доступной по чтению для других программ. Если же таблица или модификация открыта для изменения (modify ), то любой доступ к этом объекту данных из других программ будет запрещен. Данное ограничение следует понимать как неизбежное следствие в пакете программ, допускающем одновременную работу многих программ и многих пользователей над данными одного или нескольких проектов. В случае отсутствия данного ограничения одновременный доступ к одним и тем же таблицам данных привел бы к неправильной работе программ и потере результатов их работы.
6. Импорт и экспорт табличных данных в текстовый формат не поддерживает векторных значений числовых ячеек (то есть, размерности больше 1 не поддерживаются).

(2 часа)

Цель работы: Изучение информационной технологии создания базы данных в системе управления базами данных (СУБД) и освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц БД

Пояснения:

Модификация и редактирование

Операции над полями и записями таблицы:

a. Производятся с помощью команд из меню Правка (Удалить, Копировать, Вырезать, Вставить);

b. Ввод новой записи: Записи / Ввод данных в одноименном режиме;

c. Удаление фильтра: Записи / Удалить фильтр;

d. Сортировка данных: Записи / Сортировка;

e. Поиск записей в таблице: Правка / Найти;

f. Удаление поля таблицы: Правка / Удалить столбец;

g. Добавление нового поля: Вставка / Столбец;

h. переход в различный режимы производится с помощью меню Вид (Конструктор, Режим таблицы).

i. Для удобства работы некоторые поля можно скрыть командой Формат / Скрыть столбцы.

Оборудование, аппаратура, материалы и их характеристики:

Компьютеры по количеству посадочных мест с лицензионным программным обеспечением, Microsoft Excel ;

Наличие мультимедийного оборудования для демонстрации наглядного материала во время чтения

Порядок выполнения работы:

Задание 1.

1. Откройте пр №12

2. Произвести модификацию таблицы «Сотрудники»

gg. Удалить восьмую запись

hh. В третьей записи изменить фамилию на Арбенин

ii. Ввести новую запись в режиме Таблицы с фамилией Рокотов

jj. Ввести новую запись в режиме ввод данных с фамилией Григорьев

kk. Снять фильтр и вывести на экран все записи

ll. Переместить первую запись в конец таблицы

mm. Скопировать запись с фамилией Рокотов на вторую и изменить в ней имя

nn. Проверить правильность изменений БД: должны быть записи с номерами со 2 по 7 и с 9 по 13 (скриншот).

oo. Произвести сортировку данных по полю Фамилия в порядке убывания. Аналогично произвести сортировку данных по полю Должность в порядке возрастания.

pp. Произвести поиск всех записей с фамилией Рокотов.

qq. Изменить имя поля Отдел на Наименование отдела в режиме Таблицы.

rr. В меню справка ознакомиться с темой «Добавление поля в таблицу». Занести в отчет основные сведения.

ss. Добавить в таблицу «Сотрудники» перед полем Примечание новые поля: Дата поступления и адрес проживания.

tt. Перести в режим Конструктор и проверить (при необходимости изменить) типы данных созданных полей (поля должны иметь дата и текстовый). Вернуться в режим Таблицы.

uu. Удалить поле Адрес проживания

vv. Заполнить поле Дата поступления произвольными данными. Сохранить изменения в таблице. Дата найма

Форма отчета:

· Записать номер и тему занятия.

· Записать задание.

· Подробно описать выполнение работы.

· Ответить на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы:

1. Форматирование таблиц в Access.

2. Сортировка по одному и нескольким полям в Access.

3. Поиск и замена данных в Access.

Учебная и специальная литература:

3. Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. Технические специальности (2-е изд., стер.) учебник- 2015

ПСО-931

27.01.2017

Практическая работа № 14

Создание многотабличных БД различными способами. (4 часа)

Цель работы: Изучение информационной технологии создания базы данных в системе управления базами данных (СУБД) информационной технологии создания базы данных в системе управления базами данных MS Access:

· познакомиться с основными понятиями базы данных

· научиться создавать таблицу БД в различных режимах

· освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц БД

Пояснения:

Создание базыданных в MS Access – Файл / Создать / Новая база данных. Указать имя БД и место ее хранения.

Создание таблиц баз данных в MS Access может быть проведено тремя способами (Рисунок 1):

Рис 1 – Режимы создания таблиц БД

1. В режиме Мастера, когда на выбор предоставляется несколько таблиц со стандартным набором полей. Из образцов полей необходимо выбрать поля в указанной последовательности, используя кнопки со стрелками (Рисунок 2). Переименование поля выполняется с помощью кнопки Переименовать поле.

Рис 2 – Выбор полей из образца таблицы «Сотрудники»

2. В режиме Конструктора, когда пользователь сам указывает название полей, их тип и описание (Рисунок 3).

Рис 3 – Окно создания таблицы в режиме Конструктор

3. В режиме Таблицы подразумевает простой ввод имени поля и его значения. Переименование поля производится с помощью двойного щелчка по его названию и ввода нового имени.

Базы данных должны проектироваться предельно аккуратно, чтобы гарантировать надёжное и правильное хранение данных. Поскольку реляционная модель БД основывается на первичных ключах для идентификации объектов и внешних ключах для создания связей, необходимо следить за целостностью (достоверностью) ключей.

Одной из целей создания базы данных является создание нормализованных (правильно разработаны) таблиц. Нормализация подразумевает разделение таблицы на несколько таблиц с целью исключения дублирования данных.

База данных считается нормализованной, когда каждое поле содержит только одно значение, а каждая таблица состоит из верного набора полей.

Нормализация таблиц базы данных - первый шаг на пути проектирования структуры реляционной базы данных. Строго говоря, конечно, не самый первый - сначала надо решить, что же мы вообще будем хранить в базе, то есть определиться со структурой полей, их типами и размерностью, смыслом хранимой в них информации.

Теория нормализации реляционных баз данных была разработана в конце 70-х годов 20 века. Согласно ей, выделяются шесть нормальных форм, пять из которых так и называются: первая, вторая, третья, четвертая, пятая нормальная форма, а также нормальная форма Бойса-Кодда, лежащая между третьей и четвертой. Существует шесть нормальных форм. Каждая нормальная форма разрабатывается на основе предшествующих. На практике в основном применяются три нормальные формы (остальные применяются редко).

База данных считается нормализованной, если ее таблицы (по крайней мере, большинство таблиц) представлены как минимум в третьей нормальной форме. Часто многие таблицы нормализуются до четвертой нормальной формы, иногда, наоборот, производится денормализация.

Главная цель нормализации базы данных - устранение избыточности и дублирования информации. В идеале при нормализации надо добиться, чтобы любое значение хранилось в базе в одном экземпляре, причем значение это не должно быть получено расчетным путем из других данных, хранящихся в базе.

Первая нормальная форма

Первая нормальная форма:

· запрещает повторяющиеся столбцы (содержащие одинаковую по смыслу информацию)

· запрещает множественные столбцы (содержащие значения типа списка и т.п.)

· требует определить первичный ключ для таблицы, то есть тот столбец или комбинацию столбцов, которые однозначно определяют каждую строку

Вторая нормальная форма

Вторая нормальная форма требует, чтобы неключевые столбцы таблиц зависели от первичного ключа в целом, но не от его части. В принципе, если таблица находится в первой нормальной форме и первичный ключ у нее состоит из одного столбца, то она автоматически находится и во второй нормальной форме.

Третья нормальная форма

Чтобы таблица находилась в третьей нормальной форме, необходимо, чтобы неключевые столбцы в ней не зависели от других неключевых столбцов, а зависели только от первичного ключа. Самая распространенная ошибка - это расчетные столбцы, значения которых можно получить путем каких-либо манипуляций с другими столбцами таблицы. Для приведения таблицы в третью нормальную форму такие столбцы из таблиц надо удалить.